Control de presencia

Qué problema resuelve

Dos preguntas distintas que se hacen a horas distintas del día.

Por la mañana: ¿ha venido todo el mundo?. En un local con tres turnos y quince personas, enterarse a las once de que alguien no apareció a las siete es tarde.

Y a fin de mes: ¿esto que suma treinta horas es real?. Alguien fichó la entrada un martes y se fue sin fichar la salida. Si nadie lo mira, esa jornada abierta va sumando y aparece en el informe como una barbaridad —o, peor, deja a esa persona «dentro» y sin poder volver a fichar.

Ahora mismo

En Presencia › Ahora: quién está dentro, quién está en pausa y quién está fuera, con la hora a la que entró y el tiempo que lleva. Es la pantalla que se deja abierta en un segundo monitor.

Y en Presencia › El día, el día entero de todo el equipo: las entradas, las pausas y las salidas de cada uno, con el origen de cada fichaje. Esta pantalla, con 2.000 personas, pesaba 1,7 MB y ahora pesa 12 KB —no es una cifra de marketing, es la razón por la que se puede abrir desde un móvil en la calle.

Presencial o desde casa

Si lo enciendes en Empresa › Parámetros, la aplicación del trabajador enseña dos botones encima del de fichar: En el centro y Desde casa. El registro guarda con qué modo se hizo esa jornada, y sale en Presencia › El día y en dos columnas del cierre de mes.

Lo pide la Ley 10/2021 de trabajo a distancia: si alguien trabaja desde casa, el acuerdo dice cuántas horas y el registro tiene que poder demostrarlo.

Dos decisiones deliberadas: no se pregunta cada día —preguntar cada mañana garantiza que la mitad conteste lo primero por quitárselo de encima, y entonces el dato no vale—, se elige y se recuerda. Y el modo se guarda en la entrada y manda para toda la jornada. Un fichaje sin modo, de los anteriores a esto, no se da por presencial: no se sabe, y darlo por hecho sería inventar un dato.

Viene apagado. Donde nadie teletrabaja, un botón más en una pantalla que se usa con prisa solo estorba.

Las jornadas sin cerrar

En Presencia › Sin cerrar salen todas las entradas sin salida, con cuánto llevan abiertas. Antes de existir esta pantalla se contaban jornadas de 33 horas y nadie se enteraba.

Se avisa primero a quien lo hizo

El aviso de un olvido va primero al móvil de la persona, con el día y dónde se arregla. Solo sube al encargado si pasa un día sin arreglarse. Es la decisión sensata: el olvido lo arregla mejor quien lo cometió, porque se acuerda de a qué hora se fue.

El plazo no es ciego: un olvido de hace más de tres días sube en el momento. Esperar un día más por un despiste de hace tres semanas es dejar el registro roto por seguir un procedimiento. En cuanto se cierra la jornada, deja de avisarse a los dos. Y el aviso personal de uno no aparece en la campana del gestor ni en el móvil de nadie más.

Cerrar las que quedaron abiertas

Un botón cierra todas las jornadas abiertas a la hora que marcaba su horario —nunca antes del último fichaje de ese día—, y lo hace como salida estimada, no como fichaje de verdad. Cada una queda en el historial con quién la cerró.

Y no corre solo en segundo plano, a propósito. Escribir en un registro de jornada sin que nadie lo pida es justo lo que no se le hace a un documento legal.

Los avisos que llegan sin que los busques

Ocho reglas se ejecutan solas y sacan el aviso en la campana del panel. Cada aviso se dice una vez —lleva una huella, así que generarlo dos veces no lo duplica— y queda guardado con su estado.

• Jornadas sin cerrar
• Ausencias sin responder
• Horas pedidas sin validar
• Gente que hoy no puede fichar (le falta contraseña, PIN o algo de la ficha)
• Contratos que vencen
• Fichajes raros
• Solapes de vacaciones
• Resumen de los lunes y aviso de cierre de mes

Y al móvil de cada persona, un recordatorio si a su hora de entrar no ha fichado. Llega aunque tenga la aplicación cerrada, sin tienda de aplicaciones y sin nada que contratar. Avisa una sola vez, pasado el margen de cortesía que ponga la empresa, y solo a quien hoy tenía turno y no ha fichado: a quien libra o ya fichó no se le molesta. Pasadas unas horas ya no se avisa, porque eso no es recordar.

Qué no hace

• No manda correos. El motor de envío por correo está montado entero —cola, reintentos, baja, aislamiento entre empresas— pero no sale ni un correo, porque falta contratar la cuenta de envío. Hoy los avisos salen en el panel y en el móvil. Se dice para que nadie lo dé por hecho.
• No enseña dónde está cada uno en un mapa. No hay rastreo. Lo que hay, si lo enciendes, es la distancia a la que se fichó la entrada, y está explicado en geolocalización.
• No felicita cumpleaños. No se guarda la fecha de nacimiento de nadie. Se probó a deducirla de la fecha de alta y resultó ser mentira para las empresas antiguas, así que se quitó.
• No cierra jornadas solo. Nunca escribe en el registro sin que alguien lo pida.

Para quién es

Para donde el equipo no está a la vista: varios locales, gente en obra, brigadas de limpieza repartidas por la ciudad. Y para cualquier empresa el día 1, cuando lo que interesa no es quién está dentro sino qué quedó sin cerrar.