Cómo elegir un control horario: doce preguntas

Cómo usar esta lista

Copia las doce preguntas y hazlas por correo, todas juntas, a los tres proveedores que estés mirando. Dos cosas que aprenderás por el camino:

• Lo que tarda alguien en contestar por escrito a la pregunta 5 o a la 7 dice más que su web entera.
• Un «sí» sin matices en las preguntas 5, 6 y 9 casi siempre significa que quien contesta no ha entendido la pregunta, o que la ha entendido demasiado bien.

1 · ¿El registro de jornada va incluido, o se cobra aparte?

Por qué importa. El registro diario es una obligación legal, no una función avanzada. Si está en el plan de arriba, lo que te están vendiendo es el cumplimiento de la ley a plazos: empiezas en el plan barato, descubres que no puedes entregar el documento, y subes.

Ficheo. Incluido, en todas las cuentas y sin tope de plantilla. También el enlace de solo lectura para la Inspección, las vacaciones, los avisos y la tablet de fichaje con PIN. Lo que se paga son cosas que ahorran trabajo a quien gestiona —cuadrante, cierre de mes, firma de documentos—, no la obligación. Está desglosado en control horario gratis.

2 · ¿Hay precio público, y hay permanencia?

Por qué importa. «Pide presupuesto» casi siempre quiere decir que el precio depende de lo que parezca que puedes pagar. Y la permanencia se descubre al intentar salir.

Ficheo. El precio está publicado, módulo a módulo, en precios, y es el mismo que el producto te enseña por dentro. Se factura al año y sin IVA. No hay permanencia porque no hay contrato de suscripción del que salirse.

Y la parte incómoda: todavía no hay pago con tarjeta en la web. El alta es real e inmediata, pero los módulos de pago se activan hablando con nosotros, porque el cobro automático no está montado. Preferimos decirlo a poner un botón de compra que no existe.

3 · Si me quiero ir, ¿me llevo mis datos? ¿En qué formato?

Por qué importa. El registro de jornada hay que conservarlo cuatro años. Si te vas y solo puedes descargarte un PDF por persona y mes, no te has llevado nada: te has llevado papel.

Ficheo. Todo lo que se guarda de una persona se descarga en dos formatos, porque son dos exigencias distintas del RGPD: JSON para que lo lea otro programa (art. 20) y HTML para que lo lea una persona y se imprima (art. 12). No es una lista de tablas escrita a mano: el sistema le pregunta a la base de datos qué tablas contienen datos de personas y las recorre todas, así que una tabla nueva entra sola. Lo que se deja fuera queda declarado dentro del propio fichero.

Además, los informes y el registro salen en CSV, y la aplicación tiene una API de solo lectura si quieres sacarlos con un programa.

4 · ¿Qué pasa si alguien ficha donde no hay cobertura?

Por qué importa. Un sótano, una obra, un garaje, un almacén con paredes de hormigón. Si el fichaje se pierde, se pierden horas de una persona real, y nadie recuerda a qué minuto entró hace tres semanas. Es el único sitio del producto donde un fallo no se puede reconstruir.

La pregunta de verdad no es si encola, es qué hora guarda. Muchos sistemas guardan la hora en que el fichaje llega al servidor, y entonces alguien que fichó a las 6:00 en un sótano y salió a la calle a las 14:00 consta como si hubiera entrado a las dos de la tarde.

Ficheo. El fichaje se guarda en el teléfono y se manda al volver la red, con la hora del toque: se mide con un cronómetro interno del navegador que no se mueve aunque alguien cambie la hora del aparato, y la hora final la pone el servidor.

Y los límites, que también son la respuesta: la cola solo se vacía cuando la persona vuelve a abrir la aplicación —no hay envío en segundo plano—, y si la pantalla se recargó y hay que fiarse de la hora del móvil, esa hora queda acotada y marcada como ajustada. Hay una pantalla para revisar esos fichajes, y no está detrás de ningún módulo de pago. Cómo funciona.

5 · ¿La geolocalización puede impedir fichar?

Por qué importa. Es la función que mejor se vende y la que peor envejece. Suena bien —«se acabó fichar desde el sofá»— hasta que el GPS falla cien metros en una calle estrecha, o no da nada bajo tierra, y una persona que sí ha venido a trabajar no puede registrar su jornada. Ese fallo no lo paga el proveedor: lo paga el trabajador primero y la empresa después.

Si un proveedor te dice que sí, la pregunta siguiente es: ¿y qué ocurre exactamente cuando el GPS no responde?. Pídeselo por escrito.

Ficheo. No, nunca, ni con el radio a cero. Se guarda a cuántos metros del centro se fichó y salta un aviso si es lejos; la decisión la toma una persona mirando el dato. Está escrito tres veces dentro del propio producto para que nadie lo compre esperando otra cosa. Y solo se mide en la entrada: entre fichajes no se mide nada, y no hay rastreo ni ruta. Cómo funciona.

6 · ¿Guardáis huella dactilar o algún otro dato biométrico?

Por qué importa. La guía de la AEPD de noviembre de 2023 sobre control de presencia con biometría concluye que fichar con huella no supera el juicio de proporcionalidad cuando existe una alternativa como un PIN o una tarjeta. Antes de comprometerte con un sistema de huella, léela.

Ficheo. No, en ningún sitio: ni en la tablet, ni en los relojes de pared, ni en el móvil. Y no es que no se pueda: es una decisión, y por eso está escrita en la página de terminales en vez de omitida. Tampoco hay reconocimiento facial, que sencillamente no existe en el producto.

7 · ¿Quién puede cambiar un fichaje, y queda rastro?

Por qué importa. Un registro que se puede reescribir sin dejar huella no prueba nada, ni a favor de la empresa ni a favor de nadie. Y ojo con la palabra «inalterable»: en casi todos los productos, incluido este, un fichaje se puede editar. Lo que cambia es si queda rastro.

Ficheo. Cada creación a mano, cada cambio y cada borrado deja una fila con el antes y el después completos, quién, cuándo y por qué. No existe ningún camino para borrar ese historial, y es a propósito. Fichar de forma normal no escribe nada ahí: eso es el registro original, no una modificación.

Se puede además exigir doble firma: con el interruptor puesto, un cambio no se aplica hasta que lo aprueba otra persona, y nadie puede aprobar lo que ha pedido él mismo. Viene apagado, y con un solo gestor no se deja encender.

8 · ¿Se puede cerrar un mes para que ya nadie lo toque?

Por qué importa. Trazabilidad e inmutabilidad son cosas distintas y hacen falta las dos. El historial dice quién cambió qué; el cierre impide que se cambie. Las horas de enero ya fueron a una nómina.

Ficheo. Sí. Cerrado un periodo, ningún fichaje anterior se crea, cambia ni borra, incluido mover uno de fuera hacia dentro. Reabrir se puede, pero exige motivo y queda en el mismo historial. Y hay cierre automático de lo que tenga más de X días, de 15 a 90, apagado de fábrica.

Lo que no hay: sellado de tiempo de un prestador de confianza. El sello de integridad interno existe y avisa si alguien tocó algo después de firmar el mes, pero no es firma electrónica reconocida y no decimos que lo sea. Cómo funciona.

9 · ¿Cómo contáis un turno que cruza la medianoche?

Por qué importa. Es la pregunta técnica que más separa a los productos, y la que casi nadie hace. Si el sistema agrupa por día natural, un turno de 22:00 a 06:00 queda partido: salen cero horas los dos días y —esto es lo grave— la persona no puede ni fichar la salida, porque el sistema cree que ya está fuera.

Si tienes hostelería, sanidad, seguridad, industria o logística, haz esta pregunta la primera. Y pide una demostración, no una respuesta.

Ficheo. Cada fichaje se asigna al día en que se fichó la entrada, así que la salida de las 06:00 pertenece a la jornada de ayer. La misma regla vale para las horas nocturnas, los descansos, el cuadrante y el cierre de mes. Con un tope: una jornada abierta deja de contar a las 20 horas, porque un olvido no puede convertirse en una jornada de cien.

10 · ¿Qué le enseño a un inspector, y cómo se lo doy?

Por qué importa. «Exportable» no significa entregable. El documento tiene que explicar los huecos, decir de dónde salió cada dato y poder darse sin abrirle la casa entera a nadie.

Ficheo. El registro del art. 34.9 con los 31 días de cada persona, el origen de cada fichaje —móvil, tablet, terminal o a mano, este último marcado— y sitio para las dos firmas. Los días sin fichajes dicen por qué: festivo, vacaciones, descanso. Y hay un enlace de solo lectura, atado a un periodo, que caduca, se revoca y deja rastro de cada visita, para dárselo sin crear una cuenta.

11 · ¿Con qué programas se conecta de verdad?

Por qué importa. Una fila de logos en una web no es una integración. Pregunta cuál de esos conectores está construido, cuál es una API genérica y cuál es un proyecto a medida que se factura aparte. Y en concreto: ¿el fichero que sacáis lo importa mi programa de nóminas tal cual, o hay que mapearlo?

Ficheo. Ninguno con nombre propio, y hubo dieciocho logos de terceros en esta misma web hasta que se quitaron, porque detrás no había ni una llamada saliente. Lo que hay es: un CSV limpio del cierre de mes que cualquier gestoría mapea una vez, una API de solo lectura con clave estática —sin OAuth2, sin entorno de pruebas, sin documentación pública— y webhooks firmados con reintentos. Si nos pasas la plantilla concreta de tu gestoría, hacerla es media tarde. Cómo sale el mes.

12 · ¿Hay copias de seguridad, y alguien las ha restaurado alguna vez?

Por qué importa. Aquí no se guardan pedidos: se guarda el registro de jornada de gente que trabaja, que hay que conservar cuatro años. Y una copia que nadie ha restaurado nunca no es una copia, es una esperanza. La pregunta completa son tres: ¿cada cuánto?, ¿se comprueba que se puede restaurar? y ¿sale del servidor donde está la base?.

Ficheo. Cada noche a las 04:17 se vuelca la base entera y los archivos subidos, se restaura el volcado en una base aparte y se cuentan las filas de fichajes, personas, ausencias, documentos e historial contra las de la base viva. Si no cuadran, la copia queda apuntada como fallida en vez de darse por buena. Se guardan las de 14 días y una por mes del último año.

Y la tercera parte de la pregunta, que es donde hoy no salimos bien: las copias viven en el mismo disco que la base. Está pendiente decidir el destino externo. Lo decimos porque es exactamente lo que habría que preguntarle a cualquiera.

Y una que no es una pregunta

Pídele a cada proveedor la lista de lo que su producto no hace. Quien la tenga escrita te está ahorrando la decepción del tercer mes; quien no sepa qué contestar es que nunca se lo ha preguntado.

La nuestra está publicada y no en letra pequeña: al final de todo lo que hace Ficheo, y repetida dentro de cada página de producto.