Fichar con el móvil
Cada persona ficha desde su propio móvil, en un toque, entrando en la dirección de tu empresa. No hay que comprar terminales, ni instalar nada desde una tienda de aplicaciones, ni repartir tarjetas. Si en ese momento no hay cobertura, el fichaje se queda en la cola del teléfono y se manda solo, con la hora en que se pulsó el botón.
Fichaje y registro de jornada incluidos, sin coste y sin límite de plantilla.
Qué problema resuelve
El registro de jornada obliga a apuntar la entrada y la salida de cada persona, todos los días. En la práctica, la mayoría de empresas pequeñas lo llevan en una hoja que se rellena el viernes de memoria, o en un cuaderno detrás de la barra. Eso no es un registro: es una reconstrucción. Y cuando llega la Inspección, o cuando alguien reclama horas, no hay nada que sostenga la versión de nadie.
Fichar desde el móvil quita el paso intermedio. La persona pulsa cuando entra y cuando sale, y ese momento queda escrito. No hay que acordarse, no hay que pasarlo a limpio, y no hay una hoja que se pierda.
Cómo funciona, paso a paso
Entra en la dirección de su empresa
Cada cliente tiene la suya:
tuempresa.ficheo.app. La persona entra con su correo y su contraseña. La primera vez se le da una contraseña provisional de un solo uso.Se guarda en la pantalla de inicio
Desde el navegador del móvil, «Añadir a la pantalla de inicio». A partir de ahí se abre como cualquier otra aplicación, a pantalla completa y con su icono. No pasa por ninguna tienda.
Pulsa Fichar entrada
Un botón grande, lo primero que se ve al abrir. Debajo arranca un contador con las horas que lleva hechas hoy.
Pausa y reanudar
Si para a comer o a desayunar, hay un segundo botón. Las pausas se descuentan del tiempo trabajado.
Pulsa Fichar salida
El día queda cerrado. Si la jornada empezó ayer por la noche, la salida de esta madrugada se le suma a la jornada de ayer, no al día de hoy.
Además de fichar, en la misma aplicación cada persona ve sus marcajes de los últimos días, su calendario del mes con las horas de cada día, sus vacaciones y permisos —y puede pedir uno nuevo—, y sus documentos.
Sin cobertura sigue funcionando
Es la parte que más se nota en obra, en un sótano, en un almacén con paredes de hormigón o en una furgoneta a mitad de ruta. Si al pulsar no hay conexión, el fichaje se guarda en el propio teléfono y se envía en cuanto vuelve la señal.
Lo importante no es que se encole, sino qué hora se guarda. Se guarda la del toque, no la de la llegada al servidor. Y se mide de una forma que no depende del reloj del teléfono: la aplicación cuenta cuánto tiempo ha pasado desde que se pulsó usando un cronómetro interno del navegador, que no se mueve aunque alguien cambie la hora del aparato. La hora final la pone el servidor a partir de ese dato.
Dónde está el límite
Si el teléfono se quedó sin batería o el navegador cerró la pestaña, ese cronómetro se pierde y hay que fiarse de la hora absoluta que declara el aparato. En ese caso se acota: nunca en el futuro y nunca más de 30 días atrás, y el fichaje queda marcado como «hora ajustada» para que se distinga de uno intacto. Dentro de esos límites, un teléfono con la hora cambiada todavía puede declarar una hora pasada plausible. Por eso existe la pantalla de revisión que se explica abajo.
Un detalle que conviene saber: la cola solo se vacía con la aplicación abierta. No hay sincronización en segundo plano. En la práctica no se nota —quien ficha la salida abre la aplicación para hacerlo— pero es la verdad de cómo está montado.
La pantalla que revisa los fichajes sin conexión
Un fichaje que llega tarde y con la hora declarada por el móvil merece una mirada. En Tiempo › Sin conexión salen todos, con una puntuación de 0 a 100 y el motivo escrito en palabras: cuánto tardó en llegar, si la hora es sospechosamente redonda, si es una entrada echada hacia atrás.
Dos reglas evitan que eso se convierta en una lista de sospechosos habituales. Quien ficha sin conexión muchos días y siempre con retrasos cortos queda marcado como sitio sin cobertura, se le baja la puntuación y aparece nombrado aparte, en positivo. Y cada persona se puntúa contra su propia costumbre, no contra la plantilla: el albañil que ficha desde un sótano todos los días no encabeza la lista, pero su día raro sí.
Esta pantalla no está detrás de ningún módulo de pago. La cola funciona sin comprar nada, así que esos fichajes llegan igual; cobrar por mirarlos sería vender el agujero y cobrar por auditarlo.
Avisos al móvil
Si alguien se olvida de fichar, el aviso le llega primero a él, en su móvil, aunque tenga la aplicación cerrada. Es una notificación web: no hace falta contratar nada ni pasar por una tienda de aplicaciones, las claves se generan solas. Solo sube al encargado si pasa un día —o en el momento, si el olvido tiene más de tres días.
Se avisa una sola vez, pasado el margen de cortesía que ponga la empresa, y solo a quien hoy tenía turno y no ha fichado. A quien libra o a quien ya ha fichado no se le molesta.
Qué no hace
- No hay aplicación en la App Store ni en Google Play. Lo que hay es la aplicación web, que se instala en la pantalla de inicio y se comporta como una app. Decirlo de otra manera sería mentir.
- No hay reconocimiento facial ni huella. No existe ni una línea de código para eso, y en el caso de la huella es una decisión: la guía de la AEPD sobre control de presencia con biometría concluye que no supera el juicio de proporcionalidad habiendo PIN o tarjeta.
- No hay fichaje por QR. El único código QR del producto es el del alta, y lo que abre es la pantalla de acceso.
- El GPS no impide fichar. Si activas la geolocalización, se deja escrito a cuántos metros del centro se fichó y se avisa si es lejos. Nunca bloquea el fichaje, y es a propósito: un GPS falla cien metros en una calle estrecha y no da nada bajo tierra.
Para quién es
Para cualquier empresa cuya gente lleve un móvil encima: obra, limpieza a domicilio, comerciales, técnicos de campo, reparto, oficinas pequeñas. Si el equipo comparte un puesto fijo —una barra, un mostrador, una recepción— muchas veces sale mejor una tablet compartida con PIN, y las dos cosas conviven: la misma persona puede fichar un día en la tablet del local y otro desde su móvil.
Si ya tienes un reloj de tarjeta colgado en la pared, tampoco hace falta tirarlo: mira cómo se conecta un terminal.
Preguntas frecuentes
¿Puede alguien fichar desde su casa haciendo ver que está en el trabajo?
Sí, y ningún control horario por móvil lo impide del todo. Lo que hace Ficheo, si enciendes la geolocalización, es dejar escrito a cuántos metros se fichó y avisarte cuando es lejos. No bloquea el fichaje porque dejar a alguien sin poder fichar es justo el agujero que la ley obliga a no tener.
¿Hace falta que la empresa dé un móvil a cada uno?
No. Se ficha desde el navegador del móvil que ya tiene cada persona. Si alguien no quiere usar el suyo, o no lleva, se le ficha desde la tablet compartida con su PIN, o desde el ordenador de la oficina.
¿Y si el móvil de alguien tiene la hora mal puesta?
No afecta. La hora se mide con un cronómetro interno que no depende del reloj del aparato, y la pone el servidor. Solo se recurre a la hora del teléfono si la pantalla se recargó, y en ese caso queda acotada y marcada como ajustada.
¿Se puede corregir un fichaje mal hecho?
Sí, y cada corrección queda registrada: quién la hizo, cuándo, qué había antes y qué hay ahora. La persona puede pedir la corrección desde su móvil y quien gestiona la aprueba. Si la empresa ha cerrado ese mes, ya no se puede tocar nada de esa fecha. Está explicado en registro de jornada.