Cuadrantes y turnos rotativos

Qué problema resuelve

El cuadrante de la semana suele vivir en un Excel que hace el encargado el jueves y se imprime y se cuelga en el office. Tiene tres problemas y los tres cuestan dinero:

• Nadie comprueba los descansos. Cerrar a las 00:30 y abrir a las 08:00 son siete horas y media. La ley pide doce. Mirando cada día por separado parece normal.
• Nadie sabe si hay hueco. Se aprueban unas vacaciones y el jueves a primera hora se queda una persona en toda la planta.
• El Excel no se habla con las horas. El sistema de fichaje calcula lo previsto con el horario genérico de la ficha, así que a quien esta semana hace cuatro días le salen cinco, y el balance de horas es mentira.

Cómo funciona, paso a paso

1. Creas tus turnos una vez

   Nombre, hora de entrada, hora de salida y color: «Mañana 06:30–14:00», «Tarde 14:00–22:00», «Noche 22:00–06:00». Las horas viven en el turno, no en cada asignación: el día que la mañana pase a empezar a las 6:30 se cambia en un sitio, no en cientos.

2. Pintas la semana

   Una fila por persona, una columna por día. Se elige un turno arriba y se van tocando celdas: un toque pone, otro quita. Un menú desplegable por celda convertiría cincuenta clics en ciento cincuenta.

3. Copias la semana siguiente

   La mayoría de cuadrantes son el anterior con dos cambios.

4. Lees el aviso de descansos

   , que sale arriba del cuadrante, y lo arreglas antes de que ocurra.

5. Cada persona ve su cuadrante

   en su móvil, en «Mis turnos».

Un turno de noche cruza la medianoche, y eso lo cambia todo

Es el detalle en el que se rompen la mitad de los programas de control horario. Un turno de 22:00 a 06:00 no es «un día que empieza a las 22:00 y otro que acaba a las 06:00»: es una jornada.

Ficheo agrupa los fichajes por jornada —el día en que se fichó la entrada—, no por día natural. Las consecuencias de no hacerlo eran de las que se notan: la entrada quedaba huérfana un día y la salida el otro, salían cero horas los dos días, y peor todavía, la persona no podía ni fichar la salida, porque el sistema creía que ya estaba fuera. Alguien de fábrica, de un hospital o de seguridad se quedaba literalmente sin poder cerrar su jornada.

La misma regla vale en todas partes: en la cobertura por franjas, en el cálculo de horas extra, en las horas nocturnas del cierre de mes y en la comprobación de descansos.

El cuadrante avisa de lo que incumple

Tres reglas del Estatuto que solo se ven comparando un día con el siguiente:

Se comprueban en dos sitios con la misma función: sobre lo fichado, en Tiempo › Descansos, y sobre lo planificado, encima del cuadrante. El segundo es donde está el valor: un cuadrante que incumple se arregla antes de que pase.

Los límites se ajustan en Empresa › Parámetros y no se pueden bajar por debajo de la ley. Poner ocho horas de descanso no lo hace legal: solo apaga el aviso. Subirlos sí se puede, si tu convenio pide más.

Cobertura: quién hay a cada hora

Un mapa de la semana, de 6 a 22, con cuánta gente está cubriendo cada franja. Sale del horario de cada persona descontando las ausencias ya aprobadas: las dos cosas, porque un cuadro que no descuenta las vacaciones enseña una cobertura que no va a existir.

Es la pantalla que se mira antes de aprobar unas vacaciones: «si este falta el jueves, ¿me quedo sin nadie a primera hora?». En Ausencias hay además un tope configurable de cuánta gente puede estar fuera a la vez.

El cuadrante manda sobre las horas previstas

Esto es lo que hace que el cuadrante no sea solo un cartel. Si una persona tiene turnos asignados esa semana, sus horas previstas —contra las que se mide su balance, su bolsa y sus extras— salen del cuadrante y no del horario genérico de su ficha.

Y manda por semana, no por día suelto. Un día sin turno puede significar «libra» o «aquí todavía no hemos planificado», y resolviéndolo día a día una fábrica que planifica de lunes a jueves acabaría con cinco días previstos para quien trabaja cuatro. La regla es: si tienes al menos un turno esa semana, la semana entera la manda el cuadrante y los días sin turno valen cero. Si no tienes ninguno, esa semana cae a tu horario habitual.

Consecuencia buscada: quien no usa el cuadrante no ve cambiar ni un minuto.

Lo que el cuadrante no gana: un festivo, una ausencia aprobada o las fechas de contrato siguen poniendo el día a cero. Son hechos, no planes. Las horas que se trabajen ese día salen enteras como exceso y como festivas.

Qué no hace

• No genera el cuadrante solo. No hay optimizador que reparta turnos por ti a partir de reglas y preferencias. Se pinta a mano, se copia de la semana anterior y se corrige.
• No hay cambios de turno entre compañeros. Que dos personas se intercambien el turno y lo apruebe el encargado no está construido. Hoy se cambia el cuadrante y ya.
• No hay disponibilidad ni preferencias. No existe una pantalla donde cada persona diga qué días puede.
• Borrar un turno no borra el pasado. Se desactiva y solo desaparece de los días futuros: los cuadrantes pasados son el registro de lo que se trabajó.

Para quién es

Para todo lo que rota: hostelería con turnos partidos y de noche, clínicas y residencias con turnos de mañana, tarde y noche, comercio con horario de apertura largo, seguridad, industria y almacenes.

Una peluquería con jornada partida fija o una oficina de nueve a seis no necesita cuadrante: les basta con el horario de la ficha, que es gratis y ya calcula previstas y balance.