Documentos y firma
Las nóminas, los contratos y los certificados dejan de repartirse por correo y por WhatsApp. Se suben una vez, se reparten a quien toque y cada persona los tiene en su móvil. Tú ves quién los ha abierto y quién no, y si hace falta firmarlos, quién ha firmado y quién no.
Fichaje y registro de jornada incluidos, sin coste y sin límite de plantilla.
Qué problema resuelve
Repartir doce nóminas cada mes por correo son doce correos, doce adjuntos y cero certeza. Nadie sabe si llegaron, nadie sabe si se abrieron, y al año siguiente cuando alguien pide la de marzo hay que buscarla en la bandeja de enviados.
Y hay un problema de fondo: una nómina es un dato personal delicado viajando por un canal que no controlas, muchas veces a un correo personal, y quedándose para siempre en el móvil de quien la reenvíe.
Cómo funciona, paso a paso
Subes el documento
A una persona, o a varias a la vez desde Documentos › Repartir a varios. Repartir un PDF a veinte personas guarda un archivo y veinte entregas; al borrarlo, solo se quita del disco si ninguna otra entrega lo usa.
Eliges carpeta
La portada de Documentos es un archivador: una carpeta por línea, con cuántos tiene dentro y cuántos están sin abrir.
A la persona le llega un aviso al móvil
y lo ve en «Mis documentos», con distintivo de los que no ha abierto.
Si va a firma, lo abre, lee lo que va a firmar y firma
O dice que no, con motivo.
Tú miras la columna
Quién lo abrió y cuándo; quién ha firmado y quién falta.
Carpetas: dos niveles y ni uno más
Cada empresa crea las suyas —una constructora quiere Prevención, una consultora quiere Formación— y el nombre se puede cambiar sin que se mueva ni un archivo. Buscar salta las carpetas y mira en todas.
Dos niveles y nada más, a propósito: carpetas dentro de carpetas es lo que convierte un archivo en un laberinto. Las tres de fábrica ni se borran ni se renombran, porque otras pantallas las usan para saber qué es una nómina. Y una carpeta con papeles dentro no se borra: se vacía primero.
Saber quién ha abierto qué
Abrir un documento apunta la lectura. Y la fecha que se guarda es la de la primera vez, no la última: lo que interesa saber es cuándo se enteró esa persona.
Tres matices que evitan que la columna mienta:
- Que el gestor mire una nómina no cuenta como que la persona la leyó.
- Un documento para toda la plantilla no se le reclama a nadie. No es un papel dirigido a una persona.
- La sesión no viaja en la dirección del archivo, para no dejarla escrita en el historial del navegador del móvil.
La firma
Se manda a firmar al subir el documento o después, desde la lista. A la persona le llega un aviso al móvil, abre, lee el texto que va a firmar y firma. No se puede firmar lo que no se ha abierto, así que una firma en Ficheo siempre significa que ese papel se llegó a ver.
Qué se guarda de cada firma:
| Dato | Por qué |
|---|---|
| Quién, con el nombre que tenía ese día | Si cambia de apellido o de puesto, la firma no se reescribe |
| Cuándo, por la hora del servidor | No por la del móvil de quien firma |
| Desde qué dirección y con qué aparato | El contexto de la firma |
| Una huella del contenido del archivo | Con ella se comprueba después que el PDF que hay hoy es exactamente el que se firmó. Si alguien lo cambiara, se vería |
También se puede rechazar, con motivo. Y un documento firmado ya no se puede borrar.
Qué clase de firma es, dicho claro
Es una firma simple con registro, que es lo que usan los productos de este tipo. No es firma electrónica cualificada: eso necesita certificados emitidos por un prestador de confianza. En ningún sitio decimos que lo sea.
Dónde viven los archivos
Fuera de la web. No cuelgan de ninguna carpeta pública: se piden a la API y esta comprueba la sesión antes de servirlos. Una nómina detrás de un enlace difícil de adivinar deja de estar protegida en cuanto alguien lo reenvía, y ese es el fallo habitual.
Y quién ha mirado la ficha de quién queda apuntado. Hay un registro de accesos en Empresa › Registro de accesos que anota cuando alguien abre algo que nombra a una persona concreta: su ficha, su mes, un documento suyo. No se apuntan las listas ni los informes —son la vista normal de trabajo y no señalan a nadie—, ni lo que cada uno mira de sí mismo. Mirar ese registro también deja rastro, y no hay ninguna ruta que lo borre.
Qué no hace
- No genera documentos desde plantillas. No hay un «crear contrato» con los datos rellenados. Se suben hechos.
- No es firma electrónica cualificada, como se explica arriba.
- No manda correos. El aviso llega al móvil y al panel; el envío por correo está montado pero todavía no sale ni un correo, porque falta contratar la cuenta de envío.
- No hace nóminas. Las hace tu gestoría; aquí se reparten y se guardan. Lo que sí sale de aquí son las horas que necesita para hacerlas: exportar horas a nóminas.
Para quién es
Para cualquier empresa con más de tres personas, porque todas reparten nóminas. Donde más se nota es donde la gente no pasa por la oficina: limpieza, obra, comerciales, cadenas de tiendas. Y donde hay que demostrar que un papel se entregó: un anexo de horario, una comunicación de cambio de turno, un documento de prevención.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta?
Subir, repartir y ver quién ha abierto qué va incluido. Lo que se paga es la firma de documentos: 14 € por persona y año, sin IVA. Está en precios.
¿Vale la firma para un juicio?
No podemos responder eso, y quien te diga que sí sin conocer el caso está vendiendo. Lo que hay es una firma simple con registro completo —quién, cuándo, desde dónde y con qué huella del archivo— que es lo que aportan los productos de este tipo. Para algo que exija firma cualificada, hace falta un prestador de confianza.
¿Puede el trabajador descargarse sus documentos cuando se va?
Mientras tenga cuenta, sí, desde su móvil. Y además puede llevarse todos sus datos: hay una descarga completa de lo que la empresa guarda de él, en formato legible y en formato de lectura mecánica, por los artículos 15 y 20 del RGPD.