Registro de jornada para la Inspección

Qué problema resuelve

Casi todo el mundo que compra un control horario lo compra por esto. Pero registrar no es solo guardar horas: el documento tiene que poder entregarse, tiene que explicar los huecos, tiene que decir de dónde salió cada dato, y tiene que resistir la pregunta de si alguien lo tocó después.

Un Excel no resiste ninguna de esas cuatro. Se puede reescribir entero sin que quede rastro, y un registro que se puede reescribir sin rastro no prueba nada.

El documento del art. 34.9

En Tiempo › Registro. Eliges mes y salen todas las personas, cada una en su hoja al imprimir.

• Los 31 días, no solo los trabajados. Los días sin fichajes dicen por qué: festivo, vacaciones, descanso, fuera de contrato. Un hueco sin explicar es exactamente lo que hace que un inspector pregunte.
• El origen de cada fichaje. Móvil, tablet, terminal o a mano —este último marcado en amarillo. No es lo mismo un fichaje que pulsó la persona que uno que escribió el encargado, y el documento no los disfraza.
• Sitio para las dos firmas, la de la empresa y la de la persona.
• Descarga en CSV además de la impresión.

Es un documento pensado para imprimirse: al hacerlo desaparecen el menú y las barras, y cada persona empieza en hoja nueva.

Historial: quién tocó qué, cuándo y qué había antes

Cada fichaje creado a mano, cada cambio y cada borrado deja una fila en Tiempo › Historial: el antes y el después completos, uno al lado del otro, quién lo hizo, cuándo y por qué motivo.

Dos detalles que importan:

• La foto del «antes» se toma antes de tocar nada. Después ya no habría manera de saber qué había.
• No existe ningún camino para borrar el historial. Ni un botón, ni un endpoint escondido. Un histórico que se puede limpiar no prueba nada.

Fichar de forma normal —desde el móvil, la tablet o el terminal— no escribe nada ahí. Eso es el registro original, no una modificación.

Cerrar el registro: la parte que impide, no solo la que apunta

Trazabilidad e inmutabilidad son dos cosas distintas, y hacen falta las dos. El historial dice quién cambió qué. El cierre impide que se cambie.

En Empresa › Seguridad se cierra hasta una fecha. A partir de ahí, ningún fichaje anterior se crea, se cambia ni se borra —incluido mover uno de fuera hacia dentro, que es el truco obvio. Las horas de enero ya fueron a una nómina; no pueden seguir siendo editables en junio.

Reabrir se puede, pero exige decir por qué, y el cierre y la reapertura van al mismo historial que los fichajes.

Hay además un cierre automático: lo que tenga más de X días se cierra solo, de 15 a 90 días a elegir. Viene apagado de fábrica. Una inmutabilidad que depende de que alguien se acuerde cada mes no es inmutabilidad; y manda siempre el más restrictivo de los dos cierres.

La firma del mes, con sello

Cada persona confirma su mes desde «Aprobar mes», en Mi tiempo. Lo que convierte esa confirmación en algo con valor es el sello: un resumen criptográfico de los fichajes del mes —tipo, hora y origen de todos ellos. Al mirarlo se recalcula y se compara. Si alguien tocó algo después de la firma, el registro lo dice solo, en el mismo documento que se entrega.

El enlace para la Inspección

Antes, la única forma de enseñarle el registro a un inspector por vía telemática era crearle una cuenta del panel —con la que, además, se puede editar. En Empresa › Seguridad hay un botón que genera un enlace de solo lectura. Lo que lo hace seguro no es que la dirección sea difícil de adivinar, sino cuatro cosas juntas:

Y va atado a un periodo. Un inspector que pregunta por marzo no tiene por qué ver diciembre: enseñar de más también es un problema, y ese es de protección de datos. El enlace entero se enseña una sola vez, al crearlo; después solo quedan sus últimos caracteres, para que una captura de pantalla del panel no regale el acceso.

Los otros dos documentos que pide la ley

Resumen mensual de horas extra

Hay que entregárselo a los representantes de los trabajadores todos los meses. Está en Tiempo › Horas extra, con el exceso y el defecto por persona, y la tabla cuadra al restar.

Pausas y descansos

Cuánto se para dentro de la jornada y qué jornadas de más de seis horas no pararon —el art. 34.4—, y las tres reglas de descanso del Estatuto comprobadas sobre lo fichado: doce horas entre jornadas, día y medio seguido a la semana y el tope de jornada ordinaria. Las mismas reglas se aplican sobre lo planificado, encima del cuadrante, que es donde de verdad sirven.

Qué no hace

• No es «inalterable». Un fichaje se puede editar y se puede borrar, con historial. Se vuelve inalterable cuando cierras el periodo, y no antes. Cualquiera que te venda inalterabilidad sin explicarte esa distinción te está vendiendo humo.
• Falta el sello electrónico del documento entregable. El sello de integridad interno existe y funciona; un sellado de tiempo de un prestador de confianza, no.
• La firma del mes no es firma electrónica reconocida. Eso necesita un prestador de confianza. Es una firma simple con registro, que es lo que usan los productos de este tipo, y no decimos que sea otra cosa.
• No exporta a PDF con un botón. Se imprime desde el navegador, que en cualquier ordenador ofrece «Guardar como PDF». El resultado es el mismo; el botón no.

Quién puede tocar qué

Se puede exigir doble firma para cambiar un fichaje: con el interruptor puesto, añadir, cambiar o borrar uno no se aplica, queda pedido hasta que lo apruebe otra persona, y nadie puede aprobar lo que ha pedido él mismo. Lo pendiente sale en el historial diciendo qué se quiere cambiar y de qué a qué, porque aprobar a ciegas da la apariencia de control sin el control.

Viene apagado, y con un solo gestor no se deja encender: no habría quien aprobara y la empresa se quedaría sin poder corregir una hora.