Horas extra y bolsa de horas

Qué problema resuelve

Las horas extra son la discusión más cara de una empresa pequeña. Cada mes hay alguien que dice que hizo tres horas de más y alguien que dice que fueron dos, y no hay más prueba que la memoria de los dos. Se acaba pagando a ojo, o no se paga y se genera un problema para dentro de dos años.

Y hay una obligación que casi nadie cumple: el resumen mensual de horas extraordinarias hay que entregárselo a los representantes de los trabajadores todos los meses. Sin registro no hay resumen que entregar.

Cómo se calculan

Se comparan las horas fichadas de una jornada con las previstas de esa persona ese día. Las previstas salen del cuadrante si esa semana tiene turnos asignados, y si no, del horario de su ficha. Un festivo, una ausencia aprobada o un día fuera de las fechas de contrato ponen las previstas a cero.

• Hay un margen: por debajo de él, la diferencia no cuenta. Un fichaje cae en el minuto en que alguien pulsó un botón, así que con tolerancia cero nadie cuadraría nunca y el dato dejaría de informar.
• El mismo margen lo usan la app y el panel, para que el trabajador no vea una cuenta y su jefe otra.
• Las horas nocturnas y en festivo se cuentan aparte, en horas. La franja de noche es la del Estatuto —22:00 a 06:00, art. 36.1— y se puede ampliar si lo dice tu convenio.

Lo difícil no era sumar, era trocear

Una jornada de 21:00 a 05:00 no es «una jornada nocturna»: son ocho horas de las que siete caen dentro de la franja. Y ese mismo tramo cruza la medianoche, con lo que el festivo cambia a mitad. Ficheo parte cada tramo y mira dónde cae cada trozo con la hora de Madrid de ese instante. Un efecto lateral que se agradece: la noche del cambio de hora también sale bien.

Que las pida la persona, no que las reclame

El trabajador pide sus horas de más desde su móvil, al lado de las ausencias. En cuanto elige el día, la aplicación mira sus fichajes y le dice: «trabajaste 10 h, te tocaban 8, son 2 h de más», y le rellena la casilla. Luego elige si las quiere en la bolsa o cobradas.

Los frenos son los que evitan que esto se convierta en una vía libre:

• No se puede pedir de un día sin fichajes.
• No se puede pedir más de lo que se hizo de más.
• No se puede pedir dos veces lo mismo.
• No se puede pedir de un mes ya cerrado.

Aprobar sin tener que restar a mano

Cada solicitud llega con lo fichado ese día, lo previsto, la diferencia y si cuadra. Antes había que ir a los fichajes de ese día y hacer la resta; con cincuenta solicitudes al mes, eso no lo hace nadie y se acaba aprobando todo a ciegas.

La bolsa de horas

Las horas de más aprobadas que no se cobran se acumulan en una bolsa, y desde ahí se canjean. Cada entrada de la bolsa lleva su fecha y su caducidad, y se ve el saldo disponible por año.

Cada canje queda pendiente de la aprobación de un superior; no se descuenta solo.

El resumen mensual para los representantes

En Tiempo › Horas extra. El exceso y el defecto del mes, por persona, en un documento que se imprime —el menú y las barras desaparecen al imprimir— o se descarga en CSV.

Dos decisiones de cómputo van escritas en la propia pantalla, porque son las que hacen que el documento se entienda:

• Los defectos no se restan de los excesos. Nueve horas un lunes y siete un martes no son cero horas extra: son una de exceso y una de defecto. Compensarlas en la resta esconde las dos.
• Solo entran los días en que se fichó. Contando el mes entero salía «168 h previstas, 40 trabajadas, 0 de defecto», y quien lo lee resta y le faltan 128 horas sin explicación. Ahora, en todas las filas, trabajado − previsto = exceso − defecto.

Qué no hace

• No calcula ningún importe. Ni el de una hora extra, ni el recargo de nocturnidad, ni el de festivo. Un recargo de nocturnidad es del 25 % en un convenio y del 40 % en otro; equivocarlo es equivocar una nómina. Salen las horas; el porcentaje lo pone quien hace la nómina.
• No vigila el tope legal de 80 horas extra al año (art. 35.2 ET). Las horas están todas, y se ven, pero no hay una pantalla que avise al pasarse.
• No conoce tu tabla salarial. No hay ni una columna de salario en el producto, así que tampoco hay costes ni previsiones de coste.

Para quién es

Para donde las horas de más son la norma y no la excepción: hostelería los fines de semana, obra apurando un plazo, talleres con entregas, comercio en campaña de Navidad o rebajas.

Si en tu empresa nadie hace horas de más, no enciendas el módulo: el saldo de cada persona se sigue viendo igual sin comprar nada. Lo que se paga es el cómputo con nocturnidad y festivo y el circuito de aprobación, no el derecho a mirar.