Control horario para almacenes y logística

El problema número uno: la campaña descuadra el cierre de mes

Un refuerzo que entra el 12 de noviembre y se va el 3 de enero pasa por tres cierres de mes, y en dos de ellos trabaja medio mes. Si el sistema cuenta el mes entero, esa persona aparece con la mitad de las horas previstas sin hacer y salta como déficit. Si no cuenta nada, no aparece.

En Ficheo cada persona lleva sus fechas de contrato, y con eso:

• Los días fuera de contrato no generan horas previstas ni faltas. Nadie sale en rojo por no haber empezado todavía.
• En el cierre de mes se le cuentan solo sus días, y su fecha de alta o de baja va dentro del fichero para que en la nómina se prorratee.
• Hay un aviso de contratos que vencen, que en campaña es la diferencia entre renovar a tiempo y enterarte el lunes.
• El alta va en cuatro pasos y la última pantalla no dice «guardado»: dice si esa persona ya puede fichar y, si no, qué se lo impide. Con veinte altas en una semana, eso ahorra la mañana del lunes.
• Al dar la baja, el sistema pone delante lo que queda pendiente —jornada abierta, vacaciones sin disfrutar, documentos sin abrir— y le retira el PIN siempre. Ese era el agujero clásico: se le quitaba la aplicación y seguía abriendo la tablet del muelle.

Tres turnos y relevos que se pisan

Mañana de 06:00 a 14:00, tarde de 14:00 a 22:00, noche de 22:00 a 06:00. Se crean una vez como plantillas de turno —las horas viven en el turno, no en cada asignación, así que el día que la mañana pase a empezar a las 05:45 se cambia en un sitio y no en cientos— y la semana se pinta tocando celdas: un toque pone, otro quita.

El turno de noche es el que rompe los sistemas mal hechos, porque cruza la medianoche. Si las horas se agrupan por día natural, esa jornada se parte, salen cero horas los dos días y la persona no puede ni fichar la salida. Ficheo asigna cada fichaje al día en que se fichó la entrada, así que la salida de las 06:00 se suma a la jornada de la noche anterior. Cómo funciona el cuadrante.

Y hay un mapa de cobertura por franja, descontando las ausencias ya aprobadas, que es lo que se mira antes de dar unas vacaciones en plena campaña: si el jueves a primera hora te quedas con dos personas en el muelle, sale ahí y no el jueves a las seis.

Las horas extra de noviembre y diciembre

Es el motivo por el que la mayoría de almacenes acaban comprando un control horario, así que conviene ser exacto sobre lo que hay y lo que no.

Lo que Ficheo hace

• Las cuenta contra lo previsto de cada persona ese día —previsto que sale del cuadrante si esa semana tiene turnos asignados—, con un margen por debajo del cual la diferencia no cuenta.
• Las pide la persona desde su móvil, con la cuenta ya hecha: «trabajaste 10 h, te tocaban 8, son 2 h de más». Y elige si las quiere cobradas o en la bolsa.
• Tú apruebas viendo sus fichajes de ese día al lado, con lo fichado, lo previsto, la diferencia y si cuadra. Con cincuenta solicitudes en diciembre, restar a mano no lo hace nadie: se acaba aprobando todo a ciegas.
• Cuenta aparte las horas nocturnas —franja de 22:00 a 06:00, art. 36.1 ET— y las horas en festivo, troceando cada tramo. Los domingos cuentan como festivo aunque no estén en el calendario.
• Saca el resumen mensual para los representantes, que hay que entregar todos los meses, con el exceso y el defecto por separado: nueve horas un lunes y siete un martes no son cero horas extra.
• El saldo de cada persona se ve por año, mes a mes, así que llevar la cuenta de cuánto lleva acumulado alguien es mirar una pantalla, no reconstruir doce nóminas.

Tampoco se calcula ningún importe: ni el de una hora extra, ni el recargo de nocturnidad, que es del 25 % en un convenio y del 40 % en otro. Salen las horas; el porcentaje lo pone quien hace la nómina. Más detalle en horas extra y bolsa de horas y, para la parte legal, en la guía del límite de horas extra.

Cómo ficha la gente en una nave

Varias naves

Si tienes plataforma en dos provincias, hay cuatro o cinco días al año que son festivo en una y laborable en la otra. Con un calendario común, a una nave le perdonas un día que no era suyo y a la otra le apuntas una falta que no cometió. Y eso acaba en el cierre de mes: dos personas que trabajaron el mismo día tienen las mismas horas trabajadas, pero solo a una le cuentan como festivas.

En Ficheo cada nave es un centro con su calendario, y cada jefe de turno puede entrar viendo solo su rama —quien le tenga a él como aprobador, y quien dependa de esos—, no la empresa entera. Cómo funcionan los centros y los permisos.

Tu convenio

No hay un convenio estatal de logística que Ficheo pueda cargar: según qué seas, te rige el provincial de transporte, el de la actividad del cliente, o el tuyo propio. Lo que sí está cargado es el de grandes almacenes (BOE-A-2023-13740), que fija 1.770 horas de trabajo efectivo al año y 31 días naturales de vacaciones. Naturales, que no es lo mismo que laborables, y es el error que más veces se cuela en una hoja de cálculo.

Si ese no es el tuyo, Ficheo te ofrece el Estatuto de los Trabajadores como suelo, con cada número diciendo de dónde viene y sin dejar que se baje del mínimo legal.

Qué no va a resolverte

• No avisa contra el tope de 80 horas extra al año. Es lo primero que falta, y va dicho arriba.
• No mide productividad: ni líneas preparadas, ni bultos por hora, ni tiempo por pedido. Ficheo cuenta jornada.
• No se conecta con tu SGA ni con tu ERP por su nombre. Hay una API de solo lectura, si tu programa sabe leerla.
• No dimensiona la plantilla por volumen previsto. El cuadrante lo pintas tú.
• No calcula costes de mano de obra. No hay ni una columna de salario en el producto.
• No hay intercambio de turnos entre compañeros desde la aplicación.