Sanciones por no fichar: cuánto multa la Inspección y por qué artículo

Los tres grados y sus cifras

El artículo 40.1.b) de la LISOS parte la horquilla de las infracciones graves en tres tramos. No son tres multas distintas: son tres franjas de la misma multa, y la Inspección propone dentro de una de ellas.

Para situar la cifra conviene ver las otras dos categorías del mismo artículo 40.1 en materia de relaciones laborales. Las leves van de 70 a 750 euros —mínimo de 70 a 150, medio de 151 a 370 y máximo de 371 a 750—. Las muy graves van de 7.501 a 225.018 euros —mínimo de 7.501 a 30.000, medio de 30.001 a 120.005 y máximo de 120.006 a 225.018—. El registro de jornada está en el escalón intermedio: no es una formalidad menor, pero tampoco está en el tramo de las infracciones más graves.

Cuánto dura el susto: prescripción, alegaciones y el descuento del 40 %

Tres plazos que conviene saberse antes de que hagan falta. El primero: las infracciones del orden social prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción, según el artículo 4.1 de la LISOS. No es un plazo corto, y en un registro de jornada la fecha de la infracción se repite cada día que falta.

El segundo: si la visita acaba en acta de infracción —el documento con el que arranca el procedimiento sancionador, que es documento público y tiene presunción de certeza—, la empresa tiene quince días hábiles para alegar desde el día siguiente a la notificación, según el artículo 17.1 del Real Decreto 928/1998. Si no se alega nada, el acta puede pasar directamente a valer como propuesta de resolución.

Y el tercero, que casi nadie cuenta: en ese mismo plazo se puede pagar con una reducción del 40 %, renunciando a toda acción y a todo recurso en vía administrativa (artículo 14.6 del mismo real decreto). Sobre una multa en grado medio, esa renuncia vale varios cientos de euros. Es una decisión que se toma con la gestoría delante, no leyendo una página web.

El tramo de 1.000 a 10.000 euros no es este

Circula mucho la cifra «de 1.000 a 10.000 euros» aplicada al registro horario. No es la suya. Ese tramo reforzado es el del artículo 40.1.c bis) de la LISOS, añadido por el Real Decreto-ley 32/2021, y el artículo 7.5 no está dentro. Si te la enseñan junto a un titular sobre fichajes, la cifra está mal traída.

La multa por cada trabajador no está en la ley

Esta es la confusión más extendida y la que más presión comercial genera. El texto de la LISOS no contempla una sanción por cada persona trabajadora afectada para el registro de jornada. Esa propuesta iba en la disposición final primera del proyecto de ley de reducción de jornada a 37,5 horas, y ese proyecto el Congreso lo rechazó el 10 de septiembre de 2025: se aprobaron las enmiendas de devolución y el texto volvió al Gobierno.

Tampoco está en el borrador del real decreto de registro digital, y no podría estarlo: un reglamento no puede tipificar infracciones ni fijar sanciones, eso exige una ley. En qué punto está exactamente esa reforma lo cuenta la guía de la ley de registro horario de 2026. Mientras el texto no cambie, la horquilla que aparece en la ley es la del 40.1.b).

Un ejemplo con números

Una empresa de reparto con doce personas recibe la visita de la Inspección. Se le pide el registro de los tres últimos meses y no hay nada: se apunta la hora de entrada en un cuaderno, la de salida no se apunta, y de cuatro personas no hay ni cuaderno. La propuesta de acta es por infracción grave del artículo 7.5.

La horquilla completa es de 751 a 7.500 euros. Si la propuesta se hace en grado mínimo, la multa estará entre 751 y 1.500 euros; si va en grado medio, entre 1.501 y 3.750; si va en grado máximo, entre 3.751 y 7.500. La cuantía exacta dentro del grado la gradúa la Inspección: aquí no te vamos a dar una fórmula, porque no la hay que se pueda publicar con honestidad. Lo que sí es un dato firme es que no se multiplica por doce por ser doce personas.

Y hay un segundo efecto que se pasa por alto: si no hay registro, tampoco hay forma de demostrar que se respetaron los descansos ni el tope de horas extraordinarias. En esa misma visita, el artículo 7.5 puede tocarse por varios caminos a la vez.

El 7.5 no es solo el registro

El artículo 7.5 de la LISOS es un cajón grande. Cubre la jornada, el trabajo nocturno, las horas extraordinarias, las horas complementarias, los descansos, las vacaciones, los permisos y el registro de jornada, por remisión a los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores. Es decir: la misma infracción se alcanza desde muchos sitios distintos.

Por eso el registro no es un papeleo aparte: es la prueba con la que se comprueba casi todo lo demás. Si te interesa el tope concreto de horas extraordinarias, está en la guía de el límite legal de horas extra.

La multa se paga una vez. Lo que sale caro de verdad es no poder probar nada de lo que te preguntan.

La regla que se sigue en estas guías

Cómo se evita, en dos frases

Llevando el registro que exige el 34.9 y pudiendo enseñarlo: hora de inicio y de fin de cada persona y cada día, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. Qué apuntar exactamente está en la guía de qué es y qué exige el registro de jornada; cuánto tiempo hay que guardarlo, en la de la conservación de los registros; y qué te van a pedir el día que llamen a la puerta, en la de qué mira la Inspección de Trabajo en el control horario. El procedimiento sancionador tiene sus propios plazos y trámites, y ese es el momento de tener a tu gestoría al lado.

Cómo lo lleva Ficheo

Lo que se enseña en una visita es el documento mensual de Tiempo › Registro: los días del mes de cada persona, el origen de cada fichaje y los días no trabajados diciendo por qué. Se imprime con cada persona en su hoja y se descarga en CSV. Va incluido, sin coste y sin límite de plantilla.

Contra la duda de «esto lo ha tocado alguien» hay dos frenos: el historial deja una fila con el antes, el después, quién y por qué en cada alta a mano, cada cambio y cada borrado, sin ningún camino para borrarlo; y el cierre del registro hasta una fecha impide crear, cambiar o borrar nada anterior, con motivo obligatorio para reabrirlo y constancia en el historial. Está en la página de informes y registro legal.