Exportar las horas a nóminas
El día 1 pulsas un botón y sale una fila por persona con las horas trabajadas y previstas, los días de cada tipo de ausencia, las horas extra separadas entre las que se pagan y las que van a la bolsa, y las horas nocturnas y en festivo. Si queda algo sin cerrar, el fichero lo dice, persona por persona.
Fichaje y registro de jornada incluidos, sin coste y sin límite de plantilla.
Qué problema resuelve
El cierre de mes es la tarde perdida de toda empresa pequeña. Alguien abre el cuaderno de fichajes, cuenta días de vacaciones, busca los partes de baja, discute dos horas extra por teléfono y manda un correo a la gestoría con un Excel hecho a mano. Y la gestoría, que no estuvo allí, se cree ese Excel.
Los errores de ese Excel no se ven hasta la nómina, y entonces cuestan una reclamación. Los tres más caros son siempre los mismos: una jornada que se quedó abierta y suma treinta horas, una ausencia que nadie llegó a aprobar y por eso el día cuenta como trabajado o como falta según quién mire, y las horas nocturnas que nadie contó.
Qué sale, columna a columna
| Dato | Qué significa |
|---|---|
| Horas trabajadas | Lo fichado, agrupado por jornada. Un turno de noche cuenta entero en la jornada en que empezó |
| Horas previstas | Lo que le tocaba: del cuadrante si esa semana tiene turnos, y si no, de su horario |
| Días por tipo de ausencia | Una columna por cada tipo que tenga esa empresa, no cuatro genéricas |
| Horas extra a pagar | Separadas de las que van a la bolsa. Juntarlas sería un error caro |
| Horas extra a la bolsa | Las que se compensan con tiempo libre |
| Horas nocturnas | Las que cayeron entre las 22:00 y las 06:00 (art. 36.1 ET), troceadas por tramos |
| Horas en festivo | Con el calendario de su centro. Los domingos cuentan aunque no estén en el calendario |
| Fechas de alta y baja | A quien entró o salió a mitad de mes se le cuentan solo sus días, y la fecha va en el fichero para prorratear |
Lo que de verdad hace útil este fichero: que avisa
Si al cerrar el mes quedan jornadas sin cerrar, ausencias sin responder u horas pedidas sin validar, se dice. En la pantalla y dentro del propio fichero, en la fila de esa persona.
Es la diferencia entre un resumen y un resumen fiable. Un fichero que calla los agujeros es exactamente cómo se paga mal una nómina: la gestoría no sabe que la línea de Marta le falta un día, y Marta lo descubre el día 30.
Cómo funciona, paso a paso
Repasas los avisos
El sistema te ha ido diciendo durante el mes qué jornadas quedaron abiertas y qué solicitudes esperan respuesta. En Presencia › Sin cerrar se arreglan de golpe.
Abres Tiempo › Informes y eliges el mes
Sale la tabla en pantalla, con los avisos arriba si queda algo pendiente.
Descargas el CSV
Lleva la marca de codificación que Excel necesita para no romper las tildes, que es el detalle que hace que un fichero llegue legible o no.
Cierras el mes
En Empresa › Seguridad, para que nadie pueda tocar unas horas que ya fueron a una nómina. Está explicado en registro de jornada.
Se lo mandas a tu gestoría
Ellos lo mapean una vez a su programa y a partir de ahí es el mismo fichero cada mes.
Qué no hace, y esto es importante antes de comprarlo
- No saca un fichero «de A3» ni «de Sage» ni de ningún programa por su nombre. Cada uno tiene su formato exacto y su plantilla por gestoría. Entregar un fichero con esa etiqueta que luego el programa rechaza se descubre el día de la nómina, y es peor que no ofrecerlo. Sale un CSV limpio que cualquiera mapea una vez. Si nos pasas la plantilla concreta de tu gestoría, hacerla es media tarde.
- No calcula ningún importe. Ni sueldos, ni recargos, ni el precio de una hora extra. No hay ni una columna de salario en el producto. Un recargo de nocturnidad es del 25 % en un convenio y del 40 % en otro; equivocarlo es equivocar una nómina. Salen las horas, y el porcentaje lo pone quien hace la nómina.
- No hace nóminas. Ficheo cuenta tiempo; la nómina la hace tu gestoría o tu programa de nóminas.
- No exporta a Excel ni a PDF con un botón. Lo que hay es CSV —que Excel abre— y la impresión del navegador, que ofrece guardar como PDF.
Otros informes que salen del mismo sitio
- Horas por persona en un periodo cualquiera, no solo meses naturales.
- Analítica, que es la misma pregunta vista del otro lado: informes contesta «cuántas horas hizo cada uno» y se descarga; la analítica contesta «qué está pasando» y se mira.
- Horas por proyecto, obra o cliente, si repartes la jornada entre trabajos. Se reparte al terminar el día, nunca al fichar: obligar a elegir proyecto en cada entrada garantiza que la mitad marque el primero de la lista, y entonces el dato no vale. Lo que nadie reparta sale como «sin repartir», que es un número que se mira y no un agujero que se esconde.
Para quién es
Para cualquiera que pase horas a una gestoría todos los meses, y muy en particular donde el mes tiene variables: hostelería con nocturnas y festivos, clínicas y residencias con turnos de noche, construcción con dietas y desplazamientos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta?
El módulo «Exportar a nóminas» son 14 € por persona y año, sin IVA. Las horas y el registro legal se ven igual sin comprarlo; lo que se compra es este cierre del mes con nocturnas, festivos y avisos de lo que falta. Todo está en precios.
¿Mi gestoría va a poder usarlo?
Sí. Es un CSV con una fila por persona y columnas claras; cualquier programa de nóminas lo importa mapeando las columnas una vez. Si tu gestoría trabaja con una plantilla concreta, pásanosla.
¿Y las horas nocturnas de la noche del cambio de hora?
Salen bien. Cada tramo de jornada se parte y se mira dónde cae cada trozo con la hora real de ese instante, así que las noches de marzo y octubre no descuadran.
¿Qué pasa con quien entró a mitad de mes?
Se le cuentan solo sus días, y su fecha de alta va en el fichero para que en la nómina se prorratee.