Control horario para residencias y ayuda a domicilio

El problema número uno: aquí no se aprueban vacaciones, se cuadran

En casi cualquier otro sector, aprobar unas vacaciones es mirar si a esa persona le quedan días. Aquí es lo de menos. La pregunta de verdad es: si esta falta la semana del 14, ¿me queda alguien en el turno de noche del jueves?

Ficheo pone eso delante, en dos sitios distintos y por dos motivos distintos:

• El mapa de cobertura por franja. Cuánta gente hay cubriendo cada hora de la semana, descontando ya las ausencias aprobadas. Las dos cosas: un cuadro que no descuenta las vacaciones enseña una cobertura que no va a existir.
• El calendario del equipo, con la fila de sumas abajo. Una fila por persona, una columna por día, y una fila final que se pone roja al pasar del máximo de gente ausente a la vez que hayas puesto. Se ve de un vistazo si esa semana ya está cargada.

Ese máximo se configura en los parámetros de la empresa. No sustituye a tu ratio de personal —Ficheo no sabe cuántas plazas tienes ni qué ratio te exige tu comunidad—, pero convierte «me parece que esa semana hay mucha gente fuera» en un número que salta solo.

El turno de noche es permanente, no una excepción

En hostelería la noche es del fin de semana. Aquí es todas las noches del año, y eso hace que un fallo de cálculo que en otro sitio se nota una vez al mes, aquí se note todos los días.

El fallo es siempre el mismo: agrupar las horas por día natural. Un turno de 22:00 a 08:00 queda partido —entrada huérfana un día, salida huérfana el siguiente—, salen cero horas los dos días, y peor: la persona no puede fichar la salida, porque el sistema cree que ya está fuera. Alguien terminando una noche en planta, a las ocho de la mañana, sin poder cerrar su jornada.

En Ficheo cada fichaje se asigna al día en que se fichó la entrada. La salida de las 08:00 se suma a la jornada de la noche anterior, y esa misma regla vale para las horas nocturnas del cierre de mes, para el balance de cada persona, para la comprobación de descansos y para el cuadrante.

La jornada que se alarga porque el relevo no llega

Es la situación específica de este sector y no la tiene ningún otro: no puedes irte. Si la persona del turno siguiente no aparece, la del turno de noche se queda, porque dejar la planta sola no es una opción.

Esas horas existen y hay que pagarlas o compensarlas. Ficheo las ve porque compara lo fichado con lo previsto de esa persona ese día —previsto que sale del cuadrante si esa semana tiene turnos asignados. La persona las pide desde su móvil con la cuenta ya hecha: «trabajaste 10 h, te tocaban 8, son 2 h de más», y elige si las quiere cobradas o en la bolsa. Tú apruebas viendo sus fichajes de ese día al lado, sin restar a mano.

Y hay un freno que aquí importa: una jornada abierta deja de contar a las 20 horas. Si alguien se fue sin fichar la salida, el sistema no le va sumando hasta el día siguiente: da esa jornada por abandonada y la saca en la lista de jornadas sin cerrar, para corregirla con la hora real.

Las 12 horas de descanso, que en una rotación 24/7 se pierden solas

Cerrar un turno de tarde a las 22:00 y abrir el de mañana a las 07:00 son nueve horas. La ley pide doce (art. 34.3 ET). Y el caso peor de este sector: salir de noche a las 08:00 y volver de tarde a las 14:00 del día siguiente parece descanso de sobra hasta que alguien cuenta las horas de verdad.

Ficheo comprueba tres reglas con la misma función en dos sitios:

El que sirve de verdad es el segundo sitio: el aviso antes de publicar el cuadrante, con el nombre y el turno que hay que cambiar. Un cuadrante que incumple se arregla antes de que ocurra, no cuando ya se ha trabajado. Los límites se pueden subir si tu convenio pide más, pero no bajar: poner ocho horas no lo hace legal, solo apaga el aviso.

Ayuda a domicilio: la mitad de la plantilla no viene nunca

Si además prestas servicio en el domicilio de la persona usuaria, tienes dentro de la misma empresa dos realidades que no se parecen en nada. Una plantilla que entra por una puerta y otra que empieza el turno en un portal de la otra punta de la ciudad.

• Se ficha desde el móvil, en el portal, sin instalar nada de ninguna tienda.
• Sin cobertura sigue funcionando. Un portal antiguo o un ascensor se comen la señal: el fichaje se guarda en el teléfono y se manda al volver la red, con la hora del toque, medida con un cronómetro interno que no depende del reloj del aparato.
• Quien ficha sin cobertura a diario no acaba en una lista de sospechosos. El sistema lo marca como sitio sin cobertura, en positivo, y puntúa a cada persona contra su propia costumbre y no contra la plantilla.
• Los desplazamientos entre domicilios se presentan como kilómetros desde el mismo móvil, y el importe lo calcula el servidor con tu tarifa. Cómo funcionan los gastos.

Y si necesitas que quede escrito dónde se fichó, cada zona o ruta se puede dar de alta como centro y cada fichaje de entrada deja la distancia en metros. Nunca impide fichar, y aquí es crítico: dejar a una auxiliar sin poder registrar su jornada porque el GPS no da en un portal es exactamente el agujero que la ley obliga a no tener. Cómo funciona.

Se trabaja todos los festivos

Y eso hay que contarlo bien, porque va a la nómina. Ficheo cuenta las horas en festivo y las horas nocturnas por separado, en horas, y trocea cada tramo: una jornada de 21:00 a 08:00 no es «una jornada nocturna», son once horas de las que ocho caen en la franja del art. 36.1 (22:00–06:00). Los domingos cuentan como festivo aunque no estén en el calendario.

El importe no se calcula: el recargo lo fija tu convenio, y equivocarlo es equivocar una nómina. Salen las horas, en el cierre de mes.

Tu convenio: Ficheo no trae ninguno para este sector

Y lo dice en vez de inventarlo. En atención a la dependencia y ayuda a domicilio los números —jornada anual, vacaciones, permisos, plus de nocturnidad— salen de tu convenio sectorial o autonómico, y no hay uno que Ficheo pueda cargar. Lo que te ofrece es el Estatuto de los Trabajadores como suelo, con cada número diciendo de dónde viene —del convenio, del mínimo legal, o escrito a mano— y con la garantía de que ninguno se puede poner por debajo de la ley.

Qué no va a resolverte

• No conoce tu ratio de personal. No sabe cuántas plazas tienes ni cuántas auxiliares te exige tu comunidad por residente. El máximo de gente ausente a la vez lo pones tú.
• No genera el cuadrante solo. No hay optimizador que reparta turnos a partir de reglas y preferencias: se pinta, se copia de la semana anterior y se corrige.
• No gestiona guardias localizadas ni retenes. No hay concepto de tiempo de presencia frente a tiempo de disponibilidad.
• No hay intercambio de turnos entre compañeras desde la aplicación. Se repinta la celda del cuadrante.
• No se conecta con ningún sistema de gestión de residentes ni con la historia social o sanitaria.
• No calcula el plus de nocturnidad ni el de festivo en euros.