¿Qué necesitas saber?

Un correo y el nombre de la empresa. El alta se hace en crear la cuenta, se elige el sector y el tamaño, y el panel viene ya con lo que suele usar ese tipo de negocio. No hace falta instalar nada ni hablar con nadie.

No. Se entra por la dirección web, y desde el móvil se puede añadir a la pantalla de inicio para que quede como un icono más. No hay aplicación en la App Store ni en Google Play. Los avisos al móvil funcionan igual, sin tienda de por medio. Cómo queda en la mano de cada persona está en fichar desde el móvil.

Entonces se ficha con una tablet compartida en la entrada y un PIN por persona: es el modo kiosco, y entra en el plan Gratis. También se puede conectar el reloj de pared que ya tengas, en terminales de fichaje.

Lo que tardes en dar de alta a la gente. La parte que lleva tiempo no es el programa: es decidir horarios, días de vacaciones y quién aprueba qué. Los pasos, en orden, están en cómo empezar.

Un toque. La aplicación sabe si a esa persona le toca entrar o salir, así que no hay que elegir. En la misma pantalla ve sus horas del día, su saldo, sus vacaciones y sus documentos.

El fichaje se guarda en el propio móvil con la hora del toque y se manda solo cuando vuelve la conexión. No hay nada que encender.

Un aviso honesto: hoy la cola sale cuando la persona vuelve a abrir la aplicación, así que un fichaje hecho en un sótano a las seis de la tarde puede quedarse en el bolsillo hasta el día siguiente. Está en curso arreglarlo.

Solo si enciendes la geolocalización, que viene apagada, y solo en el instante del fichaje: deja escrito a cuántos metros del centro se fichó. No hay seguimiento en segundo plano ni con la aplicación cerrada. Y no impide fichar a nadie, nunca. El porqué está en geolocalización de fichajes.

Las jornadas sin cerrar salen en una lista con un botón para arreglarlas. Además, el aviso va primero al móvil de la persona con el día y dónde se corrige, y solo sube al encargado si pasa un día sin arreglarse. Cada corrección queda en el historial con el antes, el después, quién y por qué.

Sí, y esa es la respuesta honesta: un registro que no se puede corregir acaba siendo falso. Lo que no se puede es tocarlo sin rastro. Cada creación, cambio y borrado deja una fila que no hay forma de borrar. Y la empresa puede cerrar el registro hasta una fecha para que nada anterior se mueva.

Sí. Una jornada que empieza a las 22:00 y acaba a las 06:00 se cuenta entera, no partida por el cambio de fecha. Es el fallo típico de las hojas de cálculo y de bastantes programas. Las horas de la franja nocturna, de 22:00 a 06:00, salen contadas aparte; el detalle legal está en nocturnidad y festivos.

De diez, hoy: la aplicación del móvil, el navegador del ordenador, sin cobertura, una tablet compartida con PIN, un cartel con código QR, una pegatina NFC, un terminal de pared, a mano desde el panel, con geolocalización acompañando al móvil o al cartel, y llamando a la API desde otro programa. Todas entran en el plan Gratis salvo la API, que es de Pro. Una por una, en formas de fichar.

Todavía no. Están construidas y falta conectarlas, así que hoy no funcionan en ninguna cuenta y no ponemos fecha. Cuando estén, se dirá aquí.

No, y no es que falte: es una decisión. La guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 considera que la biometría no supera el juicio de proporcionalidad cuando un PIN o una tarjeta hacen lo mismo. Tampoco hay foto al fichar. El razonamiento largo, en control horario y protección de datos.

Si es un ZKTeco o compatible, sí: empujan sus marcajes solos, y también se puede subir el fichero que exportan sin que se dupliquen los que ya estuvieran. Y aquí va el aviso honesto: está escrito contra la documentación del protocolo y no se ha probado contra un reloj físico. Funciona en las pruebas y no se ha visto funcionar en una pared. Si tienes uno, dínoslo y lo miramos contigo. Más en terminales de fichaje.

La persona elige el tipo, las fechas —o las horas, si el tipo va por horas— y el motivo. Antes de mandarlo ve a quién le va a llegar, si hace falta papel y cuánto le queda de ese tipo este año. Se puede pedir desde el móvil o apuntarlo el gestor desde el panel, y las dos puertas pasan la misma comprobación: tope al año, preaviso, fechas coherentes y tipo válido de esa empresa. Todo el detalle, en vacaciones y ausencias.

Cada persona tiene su aprobador puesto en su ficha, y nadie puede aprobarse a sí mismo. Quien aprueba lo ve en Ausencias › Por responder, con el calendario del equipo al lado, que es donde se ve si ese día ya falta alguien. Aprobada, el día se pone a cero en las horas previstas: no genera falta y no cuenta como jornada.

Sí, tipo por tipo. Si el tipo lo pide y no hay documento adjunto, la aprobación falla. Denegar sí se puede siempre, con o sin papel.

Los pones tú. En Ausencias › Administración cada tipo lleva nombre y color, unidad en días o en horas, tope al año, si pide justificante y si descuenta de vacaciones. La primera vez se siembran unos treinta sacados del Estatuto y de convenio —matrimonio, fallecimiento, hospitalización, traslado, lactancia, deber inexcusable, examen, visita al médico— para que no haya que escribirlos. Los tipos no se borran, se apagan: borrarlos dejaría ausencias antiguas sin nombre.

Puede, pero viene apagado. Encendido, el tope se multiplica por la parte del año que esa persona está de alta, como dice el art. 38.1 del Estatuto. Nace apagado porque encenderlo le baja los días a todo el que entró a mitad de año, y eso no puede pasar sin que alguien lo decida. La cuenta legal, mes a mes, está en vacaciones proporcionales.

No. Un parte de baja se apunta a mano como una ausencia más. Tampoco calcula finiquitos ni vacaciones no disfrutadas en euros, ni hay aprobación en cadena: cada persona tiene un aprobador, no una escalera de tres.

Creas tus turnos una vez —nombre, hora de entrada, hora de salida y color— y después pintas la semana: una fila por persona, una columna por día. Un toque pone, otro quita, y la semana siguiente se copia de la anterior. Cada persona ve el suyo en el móvil, en Mis turnos. Está contado entero en cuadrante de turnos.

Sí, y conviene entenderlo antes de usarlo. Si una persona tiene turnos asignados esa semana, sus horas previstas —contra las que se miden su balance, su bolsa y sus horas extra— salen del cuadrante y no del horario de su ficha. Va por semana: con al menos un turno, la semana entera la manda el cuadrante y los días sin turno valen cero. Quien no usa cuadrante no ve cambiar ni un minuto.

Antes de publicarlo se comprueban las doce horas de descanso entre jornadas (art. 34.3 ET), el día y medio seguido a la semana (art. 37.1 ET) y el tope de jornada ordinaria. Se publica igual: el sistema avisa, no bloquea. Quien monta el cuadrante sabe cosas que el programa no sabe.

No. No hay optimizador que reparta los turnos por ti, no hay disponibilidad ni preferencias, y no hay cambios de turno entre compañeros: que dos personas se intercambien el turno y lo apruebe el encargado no está construido.

En Gratis no hay turnos. Esencial trae turnos simples y plantillas; el cuadrante completo entra en Equipo. La tabla, fila por fila, está en precios.

Compara las horas fichadas de una jornada con las previstas de esa persona ese día. Hay un margen configurable: por debajo de él la diferencia no cuenta, porque cinco minutos no son una hora extra. El mismo margen lo usan la aplicación y el panel, para que el trabajador no vea una cuenta y su jefe otra. Más en horas extra y bolsa de horas.

No, y es a propósito. Nueve horas un lunes y siete un martes no son cero horas extra: son una de exceso y una de defecto, y se cuentan por separado. Compensarlas automáticamente escondería las dos.

Las horas de más aprobadas que no se cobran se acumulan en una bolsa, y desde ahí se canjean por tiempo libre. Cada entrada lleva su fecha y su caducidad, y se ve el saldo disponible por año. Cada canje queda pendiente de aprobación: no se descuenta solo.

Sí, en horas. La franja de noche es la del Estatuto, de 22:00 a 06:00 (art. 36.1), y se puede ampliar si lo dice tu convenio. Los domingos cuentan como festivo aunque no estén en el calendario. El detalle legal, en nocturnidad y festivos.

No. Ficheo cuenta horas, no euros: no aplica precios ni recargos, y no aplica precios ni recargos. El tope legal de 80 horas al año del art. 35.2 sí lo vigila, y avisa al llegar al 75 %.

Un CSV. El día 1 pulsas un botón en Tiempo › Informes y sale una fila por persona con las horas trabajadas, las previstas, los días de cada tipo de ausencia, las horas extra separadas entre las que se pagan y las que van a la bolsa, las nocturnas troceadas por tramos, las horas en festivo según el calendario de su centro, y las fechas de alta y baja para prorratear a quien entró o salió a mitad de mes. Está entero en exportar horas a nóminas.

Sí, y es la parte que más sirve. Si al cerrar quedan jornadas sin cerrar, ausencias sin responder u horas pedidas sin validar, se dice en la pantalla y dentro del propio fichero, en la fila de esa persona. Después el mes se cierra en Empresa › Seguridad, para que nadie toque unas horas que ya fueron a una nómina.

No. No hay una exportación con el nombre de ningún programa de nóminas. Lo que hay es un CSV con las columnas de arriba, que es lo que una gestoría sabe leer, y las tildes salen bien porque lleva la marca de codificación que hace falta.

A Excel, sí: el CSV lo abre Excel directamente. A PDF no hay botón; lo que hay es la impresión del navegador, que ofrece guardar como PDF.

Sí. Se sube una vez y se reparte a una persona o a varias desde Documentos › Repartir a varios: un PDF repartido a veinte personas guarda un archivo y veinte entregas, no veinte copias. La lectura queda apuntada con la fecha de la primera vez, no la última, que es la que sirve para saber cuándo se enteró. Está entero en documentos y firma.

Sí, y no se puede firmar lo que no se ha abierto. De cada firma se guarda quién firmó —con el nombre que tenía ese día—, cuándo por la hora del servidor, desde qué dirección y con qué aparato, y una huella del contenido del archivo, para que se note si alguien lo cambia después. También se puede rechazar, con motivo. Y un documento firmado ya no se puede borrar.

Es firma simple con registro, y no decimos que sea otra cosa. No es firma electrónica cualificada: eso necesita certificados de un prestador de confianza. Si alguien te vende que su firma «vale para un juicio» sin conocer tu caso, te está vendiendo.

No. No hay plantillas ni un «crear contrato» con los datos rellenados: los documentos se suben hechos. Las carpetas son de dos niveles y nada más, a propósito, y las tres de fábrica ni se borran ni se renombran.

La escalera de planes todavía no tiene una fila para la firma de documentos, así que no nos vamos a inventar un precio aquí. Repartir documentos va con la cuenta desde el primer día; para la firma, escríbenos desde contacto y la activamos.

Tres, y se eligen en la ficha de cada persona: empleado, que ve lo suyo; encargado, que ve su rama; y gestor, que ve toda la empresa y la configuración. Se pueden cambiar después.

La gente que tiene a ese encargado como aprobador, y quien dependa de esos, hacia abajo. Un encargado no ve a nadie de fuera de su rama, ni en las horas, ni en las ausencias, ni en los informes. La puerta va al revés de lo habitual: todo prohibido menos lo que está escrito en una lista, y hay una prueba automática que recorre los puntos de entrada del panel con la sesión de un encargado y exige de cada uno un rechazo o que no aparezca nadie de fuera de su equipo.

No puede cambiar el horario de nadie —eso afecta a las horas de todo el año y es de quien lleva la empresa—, no puede aprobar un cambio de fichaje que él mismo pidió, no puede cerrar ni reabrir el mes, no puede sacar el registro de jornada de la plantilla entera, y no toca el catálogo de turnos: solo pinta el cuadrante de su rama.

No. Son tres papeles, no una matriz de casillas: si necesitas que alguien vea las ausencias pero no las horas, hoy no se puede. Lo que sí cambia por plan es cuántos responsables caben: uno en Gratis, hasta tres en Esencial, hasta diez en Equipo e ilimitados en Pro.

Sí. Das de alta tus centros en Empresa › Centros, asignas cada persona al suyo desde su ficha y marcas cada festivo como de toda la empresa o de un centro concreto; las pantallas de una persona miran el calendario de su centro. Uno en Gratis, hasta dos en Esencial, hasta cinco en Equipo e ilimitados en Pro. El límite honesto: un centro es hoy un dato de la ficha, no una entidad con vida propia, y no hay horario por defecto por centro. En varios centros de trabajo.

Un botón grande, lo primero al abrir, y debajo el contador de las horas de hoy. En la misma aplicación están tus marcajes, tu calendario del mes, tu saldo, tus vacaciones, tus turnos y tus documentos. Las pausas se descuentan del tiempo trabajado. En fichar desde el móvil.

Sí. Las ausencias se piden con las fechas y el motivo, y antes de mandarlo ves a quién le llega y cuánto te queda. Las horas extra se piden con la cuenta ya hecha, y eliges entre cobrarlas o llevarlas a la bolsa. Quien aprueba es la persona que tengas puesta como aprobador.

Puedes pedir la corrección desde el móvil, y la aprueba quien gestiona. No se cambia sola: cada corrección deja en el historial el antes, el después, quién y por qué.

Sí, desde Mi perfil. Cada vez que alguien abre tu ficha queda apuntado, y esa lista la ves tú. Se guarda 730 días de fábrica, y cada empresa puede fijarlo entre 180 y 1.460. También hay un botón para descargarte todo lo tuyo en dos formatos, uno para leerlo y otro para que lo lea otro programa: es la política de privacidad.

Hoy no, y es una carencia, no una medida de seguridad: no hay correo de «he olvidado mi contraseña». La repone quien administra tu empresa, desde Identificadores en el panel. Las contraseñas no se consultan, solo se sustituyen: nadie de tu empresa ni de Ficheo puede leerlas.

El fichaje desde el navegador y el móvil, el modo sin conexión, el GPS puntual, el registro legal guardado cuatro años, la carpeta para la Inspección y las vacaciones, bajas y permisos en su versión básica. Un kiosco de tablet y dos geovallas entran también.

No lleva interruptor de tiempo ni caducidad, y no depende del tamaño de la plantilla: es el plan con el que una empresa puede cumplir el artículo 34.9 sin pagar nada. Lo que hay dentro de cada nivel, fila por fila, está en la tabla de precios.

No. Ni en Gratis ni en los planes de pago: los empleados son ilimitados en los cuatro. Lo que cambia de un plan a otro son las funciones de gestión —turnos, roles, centros, equipos, informes— y no cuánta gente ficha.

Es lo que separa a Ficheo de bastantes competidores, que dan un plan gratis limitado a cinco o diez personas.

Hay cuatro escalones por encima de Gratis, todos por empleado activo y mes, facturados al año y sin IVA: Esencial 0,99 € para gestionar el día a día, Equipo 1,99 € para coordinar turnos, responsables y cierres, Pro 2,99 € para automatizar, integrar y aplicar reglas de convenio.

Un ejemplo con números reales: diez personas en Esencial son 9,90 € al mes, 118,80 € al año. Las mismas diez en Equipo, 19,90 € al mes y 238,80 € al año.

La persona que ha fichado al menos una vez en el mes. Quien está de baja larga, quien no ha empezado todavía o quien ya causó baja en la empresa no cuenta ese mes, aunque su ficha siga guardada.

Se cobra así a propósito: en hostelería, comercio o campo, una plantilla de treinta puede ser de doce en febrero. Pagar por asientos creados castigaría precisamente a quien tiene temporada.

No. Todos los precios que aparecen en la web son sin IVA, porque el cliente es una empresa y se lo deduce. El IVA se añade en la pantalla de pago y en la factura, al tipo que corresponda a tu dirección fiscal: cómo se calcula está unas preguntas más abajo, en pagar y facturar.

Porque es el que casi todo el mundo acaba eligiendo, y porque es más barato. Pagando al año te ahorras 6 € por empleado en Esencial, 12 € en Equipo y 30 € en Pro, frente a pagar mes a mes.

El precio mensual no está escondido: en precios hay un interruptor para verlo, y son 1,49 €, 2,99 € y 5,49 € por empleado activo.

No se borra nada. Los turnos, los horarios, los equipos y los informes que hubieras montado quedan guardados tal cual; lo que se pierde es poder seguir editándolos, hasta que reactives el plan. Los fichajes y el registro legal no se tocan nunca, porque son los que la ley obliga a conservar cuatro años.

El cambio se hace desde el panel, en Empresa › Plan, sin escribir a nadie.

Sí. En Empresa › Plan eliges el plan y el periodo y se paga con tarjeta en el momento. Los datos de la tarjeta no llegan a Ficheo en ningún momento: los recoge la pasarela de pago y aquí solo se guarda que ese cliente tiene una suscripción activa.

Sí: 15 días la primera vez que contratas un plan de pago. La primera factura es de 0 € y el plan funciona entero desde el primer minuto. Y esto es aparte del plan Gratis, que no caduca ni tiene periodo de prueba porque no le hace falta: fichar y cumplir la ley es 0 € para siempre, en control horario gratis.

En el panel, en Empresa › Plan. Desde ahí se ven las últimas facturas, se cambia la tarjeta y se da de baja la suscripción, sin escribir a nadie.

Según tu dirección fiscal, y se ve desglosado antes de pagar. En la península y Baleares, el 21 %. En Canarias, Ceuta y Melilla no se cobra IVA, porque están fuera de su territorio de aplicación aunque sean España. Una empresa de otro país de la UE que ponga su NIF-IVA intracomunitario paga sin IVA, por inversión del sujeto pasivo. Fuera de la UE, tampoco lleva.

No hay permanencia ni contrato de duración mínima. La suscripción se corta desde el panel y sigue activa hasta el final del periodo ya pagado.

Sí, hacia arriba y hacia abajo, sin cambiar de programa ni volver a dar de alta a nadie. Al bajar no se borra nada: los turnos, los horarios, los equipos y los informes se quedan guardados y dejan de poder editarse hasta que reactives el plan. Los fichajes y el registro legal no dependen de ningún plan.

Sí, desde 2019, y para toda la plantilla: a tiempo completo, a tiempo parcial, fijos y temporales. Lo dice el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que introdujo el RD-ley 8/2019. Con detalle, en ¿es obligatorio fichar?.

Cuatro años, y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. La guía completa, con qué formato vale y qué no, está en cuánto guardar los registros de jornada.

El registro diario de la jornada del periodo que le interese, con entradas y salidas. Ficheo lo saca en un documento por persona y mes, y además puede dar un enlace de solo lectura, atado a un periodo y con caducidad, para que el inspector entre sin darle una cuenta del panel. Más en la Inspección de Trabajo y el control horario.

Legalmente puede valer si es diaria, completa y conservada cuatro años. En la práctica se rompe con el primer turno de noche y no prueba gran cosa, porque se reescribe sin dejar rastro. Hay una plantilla real y sus límites explicados en plantilla de registro de jornada.

En la página de estado, que se comprueba sola cada minuto desde el propio servidor y guarda las incidencias de los últimos treinta días. Si ahí pone que va y a ti no te va, el problema está en tu conexión o en tu aparato.

La repone quien administra tu cuenta, desde Identificadores en el panel. Las contraseñas no se consultan, solo se sustituyen: nadie de tu empresa ni de Ficheo puede leerlas.

No, y conviene saberlo antes: hoy los avisos salen en la campana del panel y en el móvil, no por correo electrónico. Son ocho reglas —jornadas sin cerrar, ausencias sin responder, contratos que vencen y demás— y cada una avisa una sola vez.

En contacto está qué hacer en cada caso, incluido lo que se resuelve dentro del panel sin escribir a nadie. Y si lo que buscas es la parte legal, el índice entero está en las guías.

Con Ficheo, no. La guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 considera que fichar con huella no supera el juicio de proporcionalidad cuando existe un PIN o una tarjeta que hacen lo mismo. Por eso no se ofrece, y la explicación larga está en control horario y protección de datos.

Tu empresa, que es la responsable del tratamiento, y dentro de ella quien tenga permiso. Un encargado ve solo a su equipo. Y cada vez que alguien abre la ficha de una persona concreta queda apuntado: cualquiera puede ver quién ha mirado sus datos desde su propio perfil.

Sí, y no es una promesa de folleto: hay un botón. Se descarga todo lo que hay de ti en dos formatos, uno para leerlo y otro para que lo lea otro programa. Lo que se deja fuera —claves, y las filas donde actuaste sobre un tercero— viene declarado dentro del propio archivo. El documento entero es la política de privacidad.

Ninguna. Ni propias ni de terceros, ni analítica, ni píxel de seguimiento. Por eso no hay banner: no hay nada que consentir. Se puede comprobar desde las herramientas del navegador, y está contado en la política de cookies.