Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada
Actualizado el 26 de agosto de 2026 · 8 minutos de lectura
Cuatro años, contados desde cada registro. Lo dice el párrafo tercero del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y en la misma frase añade la parte que casi nadie cumple: no basta con guardarlo, tiene que estar a disposición de tres destinatarios distintos —las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social—. Son dos obligaciones, no una. Conservar y poder enseñar. Un disco duro en un cajón cumple la primera y suspende la segunda.
Conservar y tener a disposición no son lo mismo
El párrafo es corto y hace dos cosas a la vez. Primero fija un plazo: cuatro años. Después dice para qué sirve ese plazo, y ahí está el verdadero contenido de la obligación. El registro se guarda para poder sacarlo. Si existe pero nadie sabe dónde, si está en un formato que ya no abre ningún programa, o si depende del portátil de una persona que se fue, materialmente no está a disposición de nadie.
La diferencia se nota el día que alguien lo pide. Una petición de la plantilla o de los representantes no lleva plazo escrito en el Estatuto, pero una visita de la Inspección de Trabajo sí tiene sus tiempos, y responder «lo tengo, pero necesito dos semanas para juntarlo» no es la misma respuesta que enseñarlo. Qué es el registro y de dónde sale la obligación está contado en la guía de qué es y qué exige el registro de jornada.
Desde cuándo se cuentan los cuatro años
Desde cada registro. No desde que la persona se va, no desde el cierre del ejercicio, no desde que se firma nada. Cada día trabajado arranca su propio plazo y lo agota por su cuenta, así que en tu archivo conviven en todo momento cuarenta y ocho meses de asientos, cada uno con una fecha de caducidad distinta.
Un ejemplo con fechas. Un registro del 15 de marzo de 2023 sigue siendo exigible el 15 de marzo de 2027. Ese día de 2027, si alguien lo pide, la empresa tiene que poder ponerlo encima de la mesa con la hora de entrada y la de salida de aquel miércoles. Y el mismo archivo tendrá dentro los registros de agosto de 2026, que aguantarán hasta agosto de 2030.
Los cuatro años siguen corriendo aunque la persona se haya ido
El 34.9 no pone ninguna excepción por baja voluntaria, despido ni fin de contrato. Esto es lo que más se incumple sin querer: la empresa limpia la carpeta de quien ya no está, y con ella se va la prueba de sus horas.
Luis deja la empresa el 30 de junio de 2024. Su registro de mayo de 2024 sigue siendo exigible hasta mayo de 2028, cuatro años después. En ese intervalo puede haber una reclamación de horas extra, una comprobación de la Inspección o una petición del propio Luis. Si su ficha se borró el día que entregó las llaves, la empresa no tiene con qué responder, y quien responde por la falta de registro es la empresa: es una infracción grave, con las cuantías que están en la guía de las sanciones por no llevar el registro.
Qué documento se guarda, cuánto y para quién
Alrededor del registro diario hay dos obligaciones vecinas que se confunden con él y que tienen destinatarios distintos. Conviene tenerlas separadas.
| Documento | Dónde está la obligación | Cuánto se guarda | Para quién |
|---|---|---|---|
| Registro diario de jornada, con la hora de inicio y de fin de cada persona | Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores | 4 años desde cada registro | Personas trabajadoras, representantes legales e Inspección de Trabajo |
| Registro día a día a efectos del cómputo de horas extraordinarias, totalizado en el periodo de abono | Artículo 35.5 del Estatuto | El artículo no fija un plazo propio. El soporte es el mismo registro diario, con sus cuatro años | Es la base del resumen que se entrega |
| Copia del resumen de horas | Artículo 35.5 del Estatuto | Se entrega en el recibo correspondiente, es decir, con la nómina | La persona trabajadora |
| Información mensual de las horas extraordinarias realizadas, con copia de esos resúmenes | Disposición adicional tercera, letra b), del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre | Se informa mensualmente, cualquiera que sea la forma de compensación | Los representantes legales |
La tercera fila es la que más se olvida, y es la más barata de cumplir: el resumen de horas no se queda en un cajón de la empresa, viaja con la nómina. La cuarta no está en el Estatuto, y por eso casi nunca se cita bien: está en el Real Decreto 1561/1995, sobre jornadas especiales de trabajo.
El borrador de 2026 mantiene los mismos cuatro años
Hay un proyecto de real decreto de registro horario digital que lleva desde septiembre de 2025 en tramitación y que no está aprobado ni publicado en el BOE. Cambiaría bastantes cosas —el soporte, la huella de cada modificación, el acceso remoto de la Inspección—, pero en el plazo de conservación no toca nada: el texto que salió a audiencia pública en octubre de 2025 mantiene los mismos cuatro años.
Es una buena noticia práctica. De todo lo que puede cambiar, este punto no va a cambiar, así que lo que montes hoy para guardar cuatro años te sirve igual con norma nueva y sin ella.
El registro no se guarda para tenerlo. Se guarda para poder enseñarlo cuatro años después.
La regla que se sigue en estas guías
Cuatro años son muchas copias de seguridad
Esto no lo dice el Estatuto, pero conviene decirlo. Cuatro años de registro que se pierden no son un contratiempo informático: son quedarse sin poder demostrar las horas de nadie, en un terreno donde la carga de tener el documento es tuya. Un disco que falla, un ordenador robado o una carpeta compartida que alguien vacía producen exactamente el mismo resultado que no haber llevado nunca el registro.
Y una copia que nadie ha restaurado nunca no es una copia: es una carpeta con un nombre esperanzador. La única forma de saber que una copia sirve es recuperarla en otro sitio y comprobar que están todas las filas. Si guardas el registro en una hoja de cálculo, esa comprobación te toca a ti; en la guía de qué campos tiene que llevar la plantilla del registro de jornada están los otros sitios por donde se rompe.
Guardar cuatro años y proteger los datos son dos preguntas
Cuánto hay que guardar lo responde el 34.9: cuatro años. Cuánto se puede guardar, con qué base y qué pasa cuando ese plazo termina es una pregunta distinta, de protección de datos, y tiene su propia guía: la de control horario y protección de datos. Aquí no se entra, para no mezclar dos normas que responden a cosas distintas.
Preguntas
¿Cuántos años hay que guardar el registro de jornada?
Cuatro años. Lo dice el párrafo tercero del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la misma frase que obliga a tenerlo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Desde cuándo se cuentan los cuatro años?
Desde cada registro, no desde que la persona deja la empresa ni desde el cierre del ejercicio. Cada día trabajado empieza a contar su propio plazo, así que un registro de marzo de 2023 sigue siendo exigible en marzo de 2027.
¿Hay que guardar el registro de alguien que ya no trabaja en la empresa?
Sí. El artículo 34.9 no pone ninguna excepción por baja, despido ni fin de contrato. Los cuatro años se cuentan desde cada registro y siguen corriendo aunque la relación laboral haya terminado antes.
¿Basta con tener el registro guardado en un disco?
No. El artículo 34.9 pide dos cosas distintas: conservar el registro cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. Un disco duro en un cajón cumple lo primero y no cumple lo segundo.
¿El real decreto de 2026 cambia el plazo de conservación?
El borrador que salió a audiencia pública en octubre de 2025 mantiene los mismos cuatro años. No está aprobado ni publicado en el BOE, pero en este punto concreto no propone ningún cambio, así que el plazo es el mismo antes y después.
Cómo lo lleva Ficheo
El registro vive en un sitio, no en cuarenta y ocho ficheros: sale en Tiempo › Registro como documento mensual por persona, con el origen de cada fichaje, y se descarga en CSV. Para la parte de «a disposición» hay un enlace de solo lectura para la Inspección, atado a un periodo, que caduca y se puede revocar; no cuelga de las rutas del panel, así que no hay ningún endpoint de escritura al que llegue, y cada visita queda apuntada. Está todo en la página de informes y registro legal.
Que lo guardado siga diciendo lo mismo cuatro años después se apoya en dos piezas: el cierre del registro hasta una fecha, a partir de la cual ningún fichaje anterior se crea, cambia ni borra —reabrir exige motivo y queda escrito—, y el historial, que deja una fila con el antes, el después, quién y por qué en cada alta a mano, cada modificación y cada borrado, sin ningún camino para borrarlo. De las copias: cada noche se vuelca la base y los archivos, se restaura el volcado en una base aparte y se cuentan las filas contra la base viva; si no cuadran, la copia queda apuntada como fallida. Se guardan catorce días y una por mes del último año.
Lo que sí
- El registro del artículo 34.9, incluido y sin coste.
- Enlace de solo lectura para la Inspección, atado a un periodo y revocable.
- Copias nocturnas que se restauran y se cuentan contra la base viva.
Lo que no
- No hay purga ni retención automática a los cuatro años: lo que caduca se borra a mano.
- Las copias viven hoy en el mismo disco que la base de datos. Está pendiente de decisión.
- El registro mensual no lleva sello electrónico.
Esto informa, no asesora
Aquí se cuenta lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan, con el artículo al lado para que puedas ir a leerlo. No es asesoramiento jurídico ni sustituye a un abogado ni a tu gestoría: tu convenio colectivo puede mejorar estos mínimos y tu caso puede tener detalles que cambien la respuesta.