Control horario y protección de datos: qué puedes tratar y qué no
Actualizado el 26 de agosto de 2026 · 9 minutos de lectura
Fichar es una obligación legal, así que la base para tratar esos datos es el artículo 6.1.c) del RGPD —cumplimiento de una obligación legal— en conexión con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. De ahí lo que más sorprende: no hace falta el consentimiento del trabajador, y lo dice la propia Agencia Española de Protección de Datos. Sí hay que informarle. La huella y la cara son otra cosa: categoría especial, y un debate sin cerrar.
La base es la obligación legal, no el consentimiento
El RGPD exige una base jurídica para cada tratamiento. La del registro es la letra c): tratar los datos porque una norma te obliga. Esa norma es el 34.9, que manda apuntar el horario de inicio y de fin de cada persona y cada día, como cuenta la guía de qué es y qué exige el registro de jornada.
Pedir el consentimiento sobra: el tratamiento no depende de que la persona diga que sí. Pero el deber de informar no desaparece. Y la finalidad marca hasta dónde llega cada dato: un fichaje recogido para cumplir el 34.9 no vale, por existir, para cualquier otra cosa.
El trabajador no puede negarse a fichar alegando el RGPD
El derecho de oposición del artículo 21 del RGPD solo opera frente a tratamientos basados en el artículo 6.1.e) o en el 6.1.f). El registro está en el 6.1.c): por esa vía no hay oposición. Sí puede la persona ejercer acceso, rectificación y limitación sobre sus asientos.
Un matiz laboral, para no exagerar en la dirección contraria: la negativa a fichar no siempre justifica un despido. La jurisprudencia exige que el fichaje se hubiera exigido de forma efectiva y generalizada, y decae si la empresa lo toleraba.
Qué se puede tratar y qué hay que hacer antes
| Qué dato | Para qué se puede usar | Qué hay que hacer antes |
|---|---|---|
| Hora de inicio y de fin | Cumplir el 34.9 y comprobar jornada, descansos y horas extra. | Informar de que existe y de su finalidad. Consentimiento, no. |
| Ubicación al fichar | El control del artículo 20.3 del Estatuto, con el límite finalista de más abajo. | Informar antes «de forma expresa, clara e inequívoca» a la plantilla y a sus representantes (artículo 90 de la LO 3/2018). |
| Huella dactilar o rasgo facial | Terreno abierto: dato de categoría especial, sin criterio cerrado. | Mirar si con un PIN o una tarjeta se llega igual. La AEPD ha sancionado por los artículos 13, 32 y 35 del RGPD. |
| Fotografía tomada al fichar | Comprobar quién ficha, si hace falta para eso. | Un plazo propio y más corto que el del registro, por minimización. |
| Mensajes fuera del horario | Nada sin política de desconexión digital. | Una política escrita, previa audiencia de los representantes (artículo 88 de la LO 3/2018). |
La huella y la cara: el estado real, que no es el que te cuentan
En noviembre de 2023 la AEPD publicó una guía sobre control de presencia con biometría. Su criterio: fichar con huella no supera el juicio de proporcionalidad si un PIN o una tarjeta consiguen lo mismo. De ahí el titular de que «la AEPD prohíbe la huella», donde se queda casi todo el sector.
Ese titular ya no describe la realidad. La guía fue anulada por la Audiencia Nacional en la sentencia 367/2026, de 30 de junio de 2026, a instancia de la Asociación Española de Empresas de Seguridad. Y ahora los tres matices que lo cambian todo.
La anuló por un vicio de forma, no por avalar el fichaje biométrico: entendió que era materialmente una circular encubierta que debió tramitarse conforme al artículo 55 de la Ley Orgánica 3/2018 y al artículo 6 del Real Decreto 389/2021. No entra en el fondo: no dice que la huella sea lícita ni que deje de serlo, dice cómo debió aprobarse el documento. Y no es firme: cabe casación ante el Tribunal Supremo. El PDF sigue en línea, marcado «EN REVISIÓN» desde el 4 de diciembre de 2025.
Hay además una incoherencia dentro de la propia AEPD: su guía La protección de datos en las relaciones laborales, actualizada en diciembre de 2025, sigue admitiendo la verificación biométrica cuando la plantilla del dato va cifrada en una tarjeta en poder del trabajador. No hay criterio único y cerrado que citar en un sentido ni en el otro.
Las sanciones, en cambio, siguen ahí
La doctrina de la AEPD no vive solo en sus guías: se ve en sus resoluciones sancionadoras, y esas no se han anulado. PS/00170/2023, multa de 365.000 euros por fichaje con huella, por los artículos 13, 32 y 35 del RGPD. PS/00218/2021, apercibimiento por reconocimiento facial, que Ficheo no ofrece, por los artículos 9.2.b) y 35. PS/00544/2022, contra una diputación provincial por huella, con requerimiento de limitar el tratamiento.
La conclusión honesta: quien monte hoy un fichaje por huella se mete en un terreno con una sentencia en el aire, un criterio en revisión y sanciones reales detrás. Y existe una alternativa que nadie discute: el PIN o la tarjeta. Las dos dicen a qué hora entró alguien; solo una obliga a defender un dato de categoría especial.
Geolocalización: se puede, con condiciones y con un límite
El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, permite tratar datos de geolocalización para las funciones de control del artículo 20.3 del Estatuto, el que faculta al empresario a vigilar «guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad». Y pone la condición: informar «de forma expresa, clara e inequívoca», con carácter previo, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y las características del dispositivo y sobre los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.
Aquí no hay excepción equivalente a la del acto ilícito flagrante de la videovigilancia: sin información previa, no hay tratamiento. El artículo 20 bis del Estatuto reconoce además el derecho a la intimidad frente a la geolocalización. Y queda el límite finalista, el que más se incumple: si la finalidad es el registro horario, los datos no pueden usarse para verificar dónde está la persona en cada momento. Sirven para las horas de inicio y de fin.
Un ejemplo. Una empresa con ocho furgonetas enciende la ubicación en el fichaje. Puede usar el punto donde se pulsó entrar a las 08:12 y donde se pulsó salir a las 17:40. No puede reconstruir por dónde anduvo la furgoneta entre esas dos horas. Desde casa cambia de forma, y está en la guía del registro en el teletrabajo.
Desconexión digital: lo que se salta todo el mundo
El artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 reconoce el derecho a la desconexión digital y pide tres cosas. Normalmente se cumple una.
La primera, una política interna escrita, no una costumbre. La segunda, que se elabore previa audiencia de los representantes. La tercera, la más olvidada: tiene que ir dirigida también a quienes ocupan puestos directivos, y definir cómo se ejerce el derecho y qué formación se hará sobre el uso de las herramientas.
Cuánto se guarda, y qué se hace después
Los cuatro años del artículo 34.9 son el plazo obligatorio y, mientras corren, también el justificado. Después, mantener los datos activos choca con el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e) del RGPD: lo correcto es bloquear —artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018— y luego destruir. El cálculo está en la guía de conservación de los registros.
Y para no vender miedo: no hay ninguna sanción conocida por conservar el registro más de cuatro años. El riesgo real está en la minimización, que obliga a plazos distintos según el dato. La AEPD archivó unas actuaciones en las que el registro se guardaba cuatro años, pero la fotografía tomada al fichar solo seis meses. Cada dato, su plazo.
Y se guarda para tres: la plantilla, sus representantes y la Inspección. Qué mira esta última está en la guía de la Inspección de Trabajo en el control horario, y a quién alcanza, en si es obligatorio fichar.
El dato que no recoges es el único que no tienes que defender.
La regla de estas guías
Preguntas
¿Hay que pedir el consentimiento del trabajador para que fiche?
No. La base jurídica es el artículo 6.1.c) del RGPD, el cumplimiento de una obligación legal, en conexión con el artículo 34.9 del Estatuto. Lo dice la propia Agencia Española de Protección de Datos. Lo que sí hay que hacer es informar de que el registro existe y para qué.
¿Es legal fichar con huella dactilar?
Hoy no hay una respuesta cerrada. La guía de la AEPD de 2023 sobre biometría fue anulada por la Audiencia Nacional en junio de 2026, pero por un defecto de forma, en una sentencia que no es firme y que no entra en el fondo. La AEPD mantiene otra guía viva, de diciembre de 2025, que admite la verificación biométrica con la plantilla cifrada en una tarjeta del trabajador. Y sus sanciones siguen ahí.
¿Puede un trabajador negarse a fichar alegando el RGPD?
Por la vía del artículo 21 del RGPD, no: el derecho de oposición solo opera frente a tratamientos basados en el 6.1.e) o el 6.1.f), y el registro se basa en el 6.1.c). Sí puede ejercer acceso, rectificación y limitación.
¿Se puede pedir la ubicación al fichar desde el móvil?
El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 lo permite para el control del artículo 20.3 del Estatuto, informando antes de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes. Y hay un límite: si la finalidad es el registro horario, los datos no pueden usarse para saber dónde está la persona en cada momento.
¿Multan por guardar el registro de jornada más de cuatro años?
No hay ninguna sanción conocida por eso. Los cuatro años del artículo 34.9 son el plazo obligatorio y justificado; después, mantener los datos activos choca con el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e) del RGPD, y lo correcto es bloquear (artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018) y luego destruir.
Cómo lo lleva Ficheo
La decisión más visible es la que no se ve: Ficheo no hace huella dactilar, y es a propósito, por lo que cuenta esta guía. Se ficha con el móvil, con el navegador o con un PIN en una tablet compartida; los terminales de pared se conectan por dos caminos, como cuenta la página de terminales de fichaje.
La geolocalización se enciende por empresa y hace una cosa: mide y avisa. Nunca impide fichar. Fuera del sitio esperado, el fichaje se guarda igual y queda la marca, como explica la página de geolocalización.
Lo que sí
- Fichaje con móvil, navegador o PIN en tablet compartida.
- Geolocalización que mide y avisa, sin bloquear. De pago.
- Exportación de los datos de una persona y registro de accesos.
Lo que no
- No hay fichaje por huella dactilar, a propósito.
- Sin borrado automático a los cuatro años: lo viejo se retira a mano.
- La conexión con terminales no se ha probado contra un aparato real.
Esto informa, no asesora
Aquí se cuenta lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan, con el artículo al lado para que puedas ir a leerlo. No es asesoramiento jurídico ni sustituye a un abogado ni a tu gestoría: tu convenio colectivo puede mejorar estos mínimos y tu caso puede tener detalles que cambien la respuesta.