Cómo funciona Ficheo, de punta a punta

1 · Crear la cuenta

En ficheo.app creas la cuenta con tu correo, una contraseña y el nombre de tu empresa. Eliges tu dirección: tuempresa.ficheo.app. Ese va a ser el sitio al que entre tu gente a partir de ahora, así que conviene que se reconozca.

Hay un cuestionario corto —qué haces, cuánta gente sois, cómo va a fichar cada uno— cuya única finalidad es no enseñarte veinte pantallas que no vas a usar. Con las respuestas, el panel se recorta: una tienda de tres personas sin tablet ve seis entradas en el menú en vez de diez. Todo lo que se oculta sigue estando y vuelve desde Ajustes cuando quieras; ocultar no borra nada.

Tiempo: tres minutos. Al terminar ya tienes tu dirección funcionando y una cuenta de administrador.

2 · Los primeros pasos, que es donde se gana o se pierde

Debajo de Inicio hay una lista llamada Primeros pasos. No es un tutorial de bienvenida: cada punto es algo que, si falta, hace que los números salgan mal.

• Sin horarios asignados, las «horas previstas» son cero y todo el mundo aparece con un balance absurdo.
• Sin calendario laboral, los festivos cuentan como jornada y generan faltas que nadie cometió.
• Sin tipos de ausencia revisados, la gente pide cosas que no existen en tu empresa.

La lista trae entre siete y catorce puntos según lo que hayas encendido, y cada uno lleva a la pantalla donde se hace. Algunos se tachan solos mirando los datos —¿hay festivos cargados?, ¿hay alguien con horario?—; otros, los de repaso, se tachan a mano, porque mirar los parámetros y decidir que los de fábrica valen sí es haberlo hecho, pero no deja rastro en ninguna tabla.

Tiempo: una tarde para una empresa de veinte personas. Es el único rato de trabajo de verdad que tiene todo esto.

3 · Dar de alta a tu gente

El alta va en cuatro pasos: quién es, qué hace, su horario y cómo va a fichar. Y la última pantalla no dice «guardado»: dice si esa persona ya puede fichar, y si no, qué se lo impide y dónde se arregla. Las credenciales salen ahí, una sola vez.

El horario semanal se dibuja día a día, con dos turnos por día si hay jornada partida, y con un margen de flexibilidad si lo quieres. De ahí salen las horas previstas de cada uno.

Cómo va a fichar cada uno

Las tres conviven. La misma persona puede fichar un día en la tablet y otro desde el móvil: son fichajes de la misma jornada, cada uno con su origen anotado.

4 · Tu equipo ficha

Un toque para entrar, otro para salir, y un botón de pausa en medio. La aplicación sabe cuál le toca, así que no hay que elegir entre cuatro opciones.

Lo que pasa por debajo, que es donde están las decisiones:

• La hora la pone el servidor, no el móvil de nadie.
• Sin cobertura, el fichaje se encola y se manda al volver la señal, con la hora del toque medida con un cronómetro que no depende del reloj del aparato.
• Un turno de noche no se parte. La salida de las 06:00 se suma a la jornada que empezó ayer a las 22:00.
• Si alguien no ha fichado a su hora, le llega un aviso al móvil. Una vez, y solo a quien hoy tenía turno.

En la misma aplicación cada persona ve sus horas, su saldo, sus vacaciones, sus turnos y sus documentos. Eso contesta solas la mitad de las preguntas que hoy le llegan al encargado.

5 · Tú miras, y sobre todo te avisan

Hay una pantalla con quién está dentro ahora mismo, pero la verdad es que casi nadie la mira todos los días. Lo que se usa son los avisos: jornadas sin cerrar, ausencias sin responder, horas pedidas sin validar, gente que hoy no puede fichar, contratos que vencen, solapes de vacaciones y el resumen de los lunes.

Salen en la campana del panel, cada uno una sola vez. La lista de jornadas sin cerrar es la que hay que mirar de verdad: una entrada sin salida es la forma más habitual de que un registro acabe con horas que nadie trabajó.

Cuando alguien pide vacaciones, la solicitud llega a quien tenga puesto como aprobador, con el calendario del equipo al lado para ver si esos días queda gente suficiente.

6 · Fin de mes: los dos documentos

El registro de jornada

En Tiempo › Registro. Los 31 días de cada persona, con sus entradas y salidas, el origen de cada fichaje y sitio para las dos firmas. Los días sin fichajes dicen por qué —festivo, vacaciones, descanso—, porque un hueco sin explicar es lo que hace que un inspector pregunte. Cada persona sale en hoja aparte al imprimir.

Es el documento del artículo 34.9 del Estatuto. Y si viene la Inspección, hay un enlace de solo lectura que se le da sin crearle una cuenta, atado a un periodo y con caducidad.

El fichero para la gestoría

En Tiempo › Informes. Una fila por persona con horas trabajadas y previstas, días de cada tipo de ausencia, horas extra separadas entre las que se pagan y las que van a la bolsa, y horas nocturnas y en festivo.

Lo que hace útil ese fichero es que avisa: si quedan jornadas sin cerrar, ausencias sin responder u horas sin validar, lo dice en pantalla y dentro del propio fichero, persona por persona. Los detalles y los límites están en exportar horas a nóminas.

Y cerrar el mes

Una vez entregado, se cierra el periodo en Empresa › Seguridad: a partir de ahí, ningún fichaje anterior se crea, cambia ni borra. Las horas de enero ya fueron a una nómina y no pueden seguir siendo editables en junio. Reabrir se puede, pero exige decir por qué y queda escrito.

Cuánto tarda todo esto

Dónde se atasca la gente

• No cargar el calendario laboral. Es el fallo número uno: sin él, cada festivo genera una falta a toda la plantilla y el primer informe sale en rojo.
• Dejar a alguien sin horario. Esa persona sale siempre con balance raro, porque no hay contra qué comparar.
• No revisar los tipos de ausencia. Vienen treinta sembrados del Estatuto; si no apagas los que no aplican, tu gente ve una lista larguísima.
• Esperar que la cola sin conexión se vacíe sola con la app cerrada. No lo hace: se manda cuando la persona vuelve a abrirla.