Vacaciones, bajas y permisos
Las vacaciones, las bajas y los permisos se piden desde el móvil, le llegan a quien tiene que aprobarlos y descuentan del saldo solas. Los tipos no vienen impuestos: cada empresa define los suyos, con su tope al año, si hace falta justificante y si gastan vacaciones. Todo esto va incluido, sin pagar nada.
Fichaje y registro de jornada incluidos, sin coste y sin límite de plantilla.
Qué problema resuelve
Las ausencias se piden por WhatsApp, se apuntan en una libreta y se descuentan a ojo en diciembre, cuando alguien dice «a mí me quedan cuatro días» y no hay forma de saber si es verdad. Encima, la mitad de los permisos del Estatuto y del convenio nadie los tiene claros: cuántos días son por hospitalización de un familiar, si son naturales o laborables, si hacen falta papeles.
Y hay un fallo peor y más silencioso: cuando el sistema solo entiende cuatro tipos, la gente pide «baja médica» y queda guardado como «permiso». Eso rompe el cómputo del año entero y nadie se entera hasta que se mira.
Los tipos son tuyos
En Ausencias › Administración. Cada tipo lleva:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y color | Lo que se ve en el calendario del equipo |
| Unidad: días u horas | Una visita al médico son horas, no un día |
| Tope al año | Se avisa antes de guardar si se pasa |
| ¿Pide justificante? | Sin documento adjunto, no se puede aprobar |
| ¿Descuenta de vacaciones? | Distingue un permiso retribuido de un día a cuenta |
La primera vez que una empresa entra aquí se le siembran treinta tipos sacados del Estatuto y del convenio, para que no tenga que escribirlos desde cero: matrimonio, fallecimiento de primer y segundo grado, hospitalización de un familiar, traslado de domicilio, lactancia, deber inexcusable, examen, visita al médico… Se editan, se apagan los que no apliquen y se añaden los propios.
Los tipos no se borran, se apagan. Borrarlos dejaría sin nombre ni color las ausencias del año pasado.
Un ejemplo que suele sorprender
«Visita al médico general» viene con 0,35 días al año, así que pedir un día entero ya se pasa del tope. Y es correcto: ese permiso se pide por horas. El mensaje de error lo dice con esas palabras, en vez de dejarte adivinando.
Cómo funciona, paso a paso
La persona lo pide desde su móvil
Elige el tipo, las fechas —o las horas, si el tipo va por horas— y el motivo.
Antes de mandarlo ve tres cosas:
a quién le va a llegar, si hace falta papel, y cuánto le queda de ese tipo este año. Y dos desplegables que se abren solos únicamente cuando hay algo que mirar: quién más falta esos días y qué turnos tenía asignados.
Le llega a su aprobador
Cada persona tiene el suyo puesto en su ficha. Nadie puede aprobarse a sí mismo.
Quien aprueba lo ve en contexto:
en Ausencias › Por responder, y al lado el calendario del equipo, que es donde se ve si esos días quedaría gente suficiente.
Aprobada, el día se pone a cero
en las horas previstas. No genera falta, no cuenta como jornada y sale con su color en todos los calendarios.
El calendario del equipo
Una fila por persona, una columna por día, y una fila de sumas abajo que se pone roja cuando se pasa del máximo de gente ausente a la vez que hayas puesto.
La pregunta real de quien aprueba no es «¿quién está de vacaciones?» sino «¿puedo aprobar estas?», y eso solo se ve mirando a todos a la vez. Si además usas cuadrantes, la pantalla de cobertura te dice si te quedas sin nadie a primera hora de ese jueves.
Las reglas se cumplen en las dos puertas
Merece la pena contarlo porque es donde fallan muchos productos. Una ausencia se puede pedir desde el móvil o apuntarla el gestor desde el panel. Si el tope al año solo se comprueba en una de las dos, es como si no existiera: en Ficheo llegaron a colar 290 días seguidos de vacaciones sobre un tope de 23 por esa puerta, y por la otra la misma petición se rechazaba.
Hoy hay una sola comprobación y la llaman las dos puertas: tope al año contando lo aprobado y lo que espera respuesta, preaviso, fechas coherentes y tipo válido de esa empresa.
El preaviso solo se exige a lo que se pide, y solo a lo que gasta vacaciones. Un gestor que apunta unas vacaciones ya habladas, o una baja de ayer, no tienen ningún preaviso que respetar.
Días naturales o laborables, y de dónde sale tu número
Los días de vacaciones al año y si se cuentan naturales o laborables se ponen en Empresa › Parámetros. Cambiar eso cambia cuentas de verdad: la misma ausencia pasa de seis días a diez según cómo se cuente.
Si activas el módulo de convenios, el número puede venir de ahí. Se elige el convenio del sector y de él salen la jornada semanal, los días de vacaciones, los descansos y el tramo nocturno, y cada número dice de dónde viene: del convenio, del suelo que marca la ley, o puesto a mano. No se puede empeorar el mínimo legal. El convenio de grandes almacenes, por ejemplo, fija 31 días naturales, que no es lo mismo que 31 laborables, y esa distinción es la que se equivoca en las hojas de cálculo.
Qué no hace
- No se conecta con la Seguridad Social. Un parte de baja se apunta a mano y se adjunta el papel; no llega solo desde ningún sitio.
- No calcula finiquitos ni vacaciones no disfrutadas en euros. No hay ni una columna de salario en el producto.
- No hay flujos de aprobación en cadena. Cada persona tiene un aprobador; no hay «primero el encargado y luego RRHH».
- No manda correos. Los avisos salen en la campana del panel y como notificación en el móvil. El envío por correo está montado pero todavía no sale ni un correo, porque falta contratar la cuenta de envío. Se dice para que nadie lo dé por hecho.
Para quién es
Para cualquiera, porque va incluido. Donde más se nota es donde hay mucha gente pidiendo pocos días a la vez y hay que cuadrar: clínicas y residencias, comercio en campaña, empresas de limpieza con plantillas repartidas por muchos clientes.
Preguntas frecuentes
¿Está incluido o se paga aparte?
Incluido. Vacaciones, bajas y permisos entran en todas las cuentas, sin interruptor y sin límite de plantilla. Puedes verlo en la página de precios.
¿Se pueden pedir horas sueltas, no días?
Sí. Un tipo se puede definir en horas, y entonces la ausencia es de un solo día con hora de inicio y de fin. Es lo natural para una visita al médico o una gestión.
¿Qué pasa si alguien pide más de lo que le queda?
Se le avisa antes de guardar, con el número: cuánto pide, cuánto le queda contando lo aprobado y lo pendiente. No se guarda y luego se descubre.
¿Puedo exigir el justificante?
Sí, tipo por tipo. Si el tipo lo pide y no hay documento adjunto, la aprobación falla. Denegar sí se puede siempre.