Reloj de fichar, tablet o app: qué sistema elegir

La guía

La respuesta corta

Para un equipo que trabaja en un solo sitio y entra por la misma puerta, una tablet compartida con un PIN por persona es lo más barato y lo que menos falla; si la gente trabaja fuera o en varios sitios, el móvil; y el reloj de pared tiene sentido sobre todo si ya lo tienes colgado. Los tres valen para el registro del artículo 34.9: la ley no exige ningún sistema concreto, exige que el registro sea fiable y diga la hora real de inicio y fin de cada jornada.

El reloj de fichar de pared

La máquina de fichar de toda la vida: una caja en la pared que lee una tarjeta, un llavero o un PIN. Su ventaja es que no depende del móvil de nadie y que todo el mundo la entiende. Sus problemas son otros: hay que comprarla e instalarla, solo sirve para quien pasa por delante, y el fichaje se queda en el aparato hasta que alguien lo descarga y lo convierte en un registro que se pueda entregar. Una tarjeta, además, la puede pasar un compañero.

Si ya tienes una, no hace falta tirarla. Ficheo recibe los fichajes de los relojes de la familia ZKTeco y compatibles, que los mandan solos por su protocolo de envío, o importando el fichero de marcajes que exportan casi todos. Está explicado, con lo que no hace, en conectar tu reloj de fichar.

La tablet compartida con PIN

Una tablet cualquiera en un soporte junto a la entrada, en modo quiosco: cada persona toca su nombre o teclea su PIN de cuatro cifras y ficha. Cuesta lo que cueste la tablet, se configura en minutos y el fichaje va directo al registro, sin descargas. Funciona muy bien en bares, tiendas, talleres, residencias y obradores: sitios con una sola entrada y gente que no quiere usar su móvil personal para el trabajo.

Lo que no resuelve: quien trabaja fuera no pasa por la tablet, y un PIN también se puede prestar. Al dar de baja a alguien hay que retirarle el PIN; en Ficheo se retira solo. Está en fichar con una tablet compartida.

El móvil de cada uno

Cada persona ficha desde su teléfono, con su usuario. Es lo único que funciona igual en la oficina, en el coche, en casa de un cliente o en una obra, y lo único que no exige comprar nada. Si no hay cobertura, el fichaje se guarda con la hora del toque y se envía después. Si se activa la ubicación, queda escrito a cuántos metros del centro se fichó, solo en el momento de fichar y avisando antes (art. 90 de la LO 3/2018); no impide fichar a nadie.

Su límite es humano, no técnico: no todo el mundo quiere usar su móvil personal, y la empresa no puede obligar sin más a hacerlo. Lo explica si te pueden obligar a fichar con tu móvil. La salida habitual es combinar: móvil para quien quiere y tablet para quien no.

QR, NFC, ordenador y chat

Hay formas intermedias. Un cartel con un código QR o una pegatina NFC en la puerta identifican el sitio: quien ficha sigue siendo la persona con su sesión en el móvil, pero así se sabe dónde estaba. Desde el ordenador se ficha en el navegador, sin instalar nada, que es lo cómodo en una oficina. Y quien vive en Teams, Slack o Telegram puede fichar escribiendo un mensaje. Todas acaban en el mismo registro; están en las formas de fichar.

Por qué no huella ni cara

Los relojes con huella dactilar o reconocimiento facial parecen la solución contra el que ficha por otro. La Agencia Española de Protección de Datos, en su guía de noviembre de 2023 sobre biometría en el control de presencia, considera que con carácter general no supera el juicio de necesidad y proporcionalidad cuando hay alternativas menos invasivas como un PIN o una tarjeta. Ficheo no ficha con huella ni con cara, en ninguna de sus formas. Si tienes un reloj con huella, se puede seguir usando con tarjeta o PIN. Está en control horario y protección de datos.

Cómo elegir

Tres preguntas lo resuelven casi siempre. ¿Toda la gente entra por la misma puerta? Tablet. ¿Alguien trabaja fuera, en ruta o desde casa? Móvil, al menos para ellos. ¿Ya tienes un reloj que funciona? Consérvalo y conéctalo. Y mezclar está bien: lo que importa es que todo acabe en un solo registro, con el origen de cada fichaje a la vista.