Alternativa a Exactian para el control horario

La comparación

No son el mismo producto

Esta comparación empieza por donde suelen acabar las demás: Exactian y Ficheo no compiten. Resuelven problemas distintos y es fácil confundirlos porque los dos hablan de personas que entran y salen de un centro de trabajo. Si lo que buscas es cumplir el registro de jornada, sigue leyendo. Si lo que buscas es controlar a tus contratistas, Ficheo no es tu producto y esta página te lo dice ya.

No son el mismo producto

La confusión tiene una raíz razonable: control de accesos y control horario se parecen desde fuera. Los dos registran a alguien en una puerta. Pero la pregunta que contestan no es la misma.

• El control de accesos contesta «¿puede entrar esta persona?». Mira documentación, seguros, formación en prevención, vehículos.
• El registro de jornada contesta «¿a qué hora empezó y a qué hora terminó cada persona de mi plantilla, cada día?». Y hay que guardarlo cuatro años.

Un sistema de accesos puede darte horas de paso por una puerta, y eso no es lo mismo que un registro de jornada. La diferencia entre las dos ideas está contada en control de presencia.

Qué hace Exactian

Hecho estructural, comprobado en su web el 24 de septiembre de 2026. Exactian se presenta como plataforma para la gestión y el control de contratistas, y dice ser líder en Argentina y Latinoamérica. Sus módulos, tal y como los lista, son cuatro: auditoría de campo desde el móvil, gestión de ingresos —accesos de trabajadores, visitas y vehículos, con códigos QR—, inducciones con certificados y avisos de vencimiento, y auditoría automática con captura de datos asistida.

Es decir: su trabajo es que el personal externo que entra en tus instalaciones tenga la documentación en regla y quede constancia de quién ha entrado. Los sectores que menciona son los que tienen contratas grandes: energía, petróleo y gas, telecomunicaciones. No publica precios: la vía es el formulario de contacto.

En sus páginas de producto no aparece el registro de jornada ni el fichaje de la propia plantilla. Compruébalo tú si te interesa, porque estas cosas cambian.

Lo que exige el artículo 34.9

Lo que obliga en España es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, con la misma redacción desde 2019: registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona trabajadora, cuatro años de conservación y a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. No llevarlo es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros.

Eso se refiere a tu plantilla: cada empresa registra la jornada de las personas que tiene contratadas. La contrata registra la de los suyos. Un control de accesos que anota entradas al recinto no sustituye a ese registro, y una lista de horas de paso no es lo mismo que la hora de inicio y fin de la jornada. Todo esto, con el detalle de qué se entrega y cómo, está en el registro de jornada laboral.

Puedes necesitar los dos

Si tienes una planta con contratas entrando y saliendo, lo normal no es elegir: es tener una herramienta que controle a los externos y otra que registre la jornada de los tuyos. Son dos obligaciones distintas y dos productos distintos.

Para la segunda, esto es lo que hace Ficheo y lo que cuesta. Gratis 0 €, Esencial 0,99 €, Equipo 1,99 € y Pro 2,99 € por empleado activo y mes, facturado al año y sin IVA; 1,49 €, 2,99 € y 5,49 € mes a mes. Se contrata desde el panel con tarjeta y hay 15 días de prueba la primera vez.

El plan Gratis no tiene tope de plantilla ni caducidad: fichar, el registro del artículo 34.9, los cuatro años de conservación, la carpeta para la Inspección, el kiosco de tablet con PIN y las ausencias básicas. Se ficha de diecinueve maneras sin comprar aparatos, con varios centros de trabajo separados y cada uno con su calendario de festivos. La jornada no es el día natural, así que un turno de 22:00 a 06:00 es una sola jornada. Y no hay huella ni reconocimiento facial, por decisión, citando la guía de la AEPD de noviembre de 2023.

Cuándo Exactian te encaja mejor

Sin rodeos, porque en esta comparación la respuesta honesta es que muchas veces el producto correcto es el otro. Exactian te encaja mejor que Ficheo si:

• Tu problema es el personal externo: contratas, subcontratas y su documentación. Ficheo no gestiona contratistas ni caduca documentos de terceros.
• Necesitas controlar el acceso físico a las instalaciones, incluidos vehículos y visitas. Ficheo registra jornada, no abre puertas.
• Haces auditorías de campo o inducciones con certificados y vencimientos. Nada de eso está en Ficheo.
• Operas en Latinoamérica y necesitas esa cobertura. Ficheo está hecho para la norma española y solo para ella.
• Quieres un proyecto con interlocutor y presupuesto a medida. Ficheo se monta desde el panel, sin nadie.

Y lo que Ficheo no hace, en corto: nóminas, selección, desempeño, formación, control de accesos, importar desde otro programa de recursos humanos y exportar en formato A3 o Sage, porque saca un CSV. Tampoco hay aplicación en las tiendas ni existe todavía el correo de «he olvidado mi contraseña».

Seis preguntas para los dos

• ¿Este producto registra la jornada de mi plantilla o el acceso de personal externo?
• ¿Guarda la hora concreta de inicio y de fin de cada persona y cada día, cuatro años?
• ¿Qué cuesta el registro de jornada a secas? En Ficheo, 0 €, sin tope de plantilla.
• ¿Cómo se le entrega el registro a la Inspección sin darle un usuario del sistema?
• ¿Un turno que cruza la medianoche es una jornada o dos?
• ¿Se corrige un fichaje dejando escrito quién lo cambió y qué había antes?