Baja médica y fichaje: qué pasa con el registro

La guía

La respuesta corta

No se ficha estando de baja. El artículo 45.1.c del Estatuto de los Trabajadores incluye la incapacidad temporal entre las causas de suspensión del contrato, y el artículo 45.2 añade que la suspensión exonera de las obligaciones recíprocas de trabajar y remunerar el trabajo. Si no hay obligación de trabajar, no hay jornada. Y si no hay jornada, no hay nada que registrar en el sentido del artículo 34.9.

Por qué no se ficha durante la baja

La obligación del artículo 34.9 es registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada. Es una obligación referida al tiempo de trabajo efectivo. Durante la incapacidad temporal no hay prestación de servicios, de modo que no existe ese horario y no cabe registrarlo.

De ahí se sigue algo que conviene decir claro: la empresa no puede pedir que se fiche desde casa estando de baja, y tampoco encargar trabajo durante ese periodo. Si aparecen fichajes en días de incapacidad temporal, el problema es de las dos partes: hay prestación de servicios mientras se cobra una prestación que presupone que no la hay. Y el registro deja el rastro.

Lo que sí permite la ley es verificar el estado de salud. El artículo 20.4 del Estatuto faculta a la empresa para verificar el estado de enfermedad o accidente mediante reconocimiento a cargo de personal médico, y la negativa de la persona a ese reconocimiento puede determinar la suspensión de los derechos económicos que la empresa tuviera a su cargo. Eso es otra cosa distinta de fichar.

Cómo se marca el día en el registro

No hay ninguna norma que imponga un código concreto de ausencia. Esto es una cuestión de organización del registro, y ahí manda el segundo párrafo del artículo 34.9: el registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Ese es el sitio donde se decide cómo se marcan las ausencias, y conviene dejarlo escrito.

Dicho eso, lo que funciona en la práctica es esto:

• El día aparece, pero sin horas. No se borra del calendario ni se deja hueco.
• Con una causa escrita: «incapacidad temporal», con fecha de inicio y, cuando llegue, de fin.
• Sin diagnóstico. Esto es importante: el dato de salud es una categoría especial del artículo 9 del RGPD. Para el registro de jornada basta con saber que la persona está en incapacidad temporal. La enfermedad no pinta nada en un documento que van a ver el mando, el comité y la Inspección.
• Sin contar como jornada a efectos de horas trabajadas, de bolsa de horas o de horas extraordinarias.
• Guardado cuatro años, como el resto del registro (artículo 34.9).

El error típico: la jornada a cero sin motivo

Es el fallo que más se repite y el que peor sale en una inspección. La persona se da de baja, deja de fichar y el registro se queda con una fila de días vacíos, sin nada escrito.

El problema es que un hueco no dice nada por sí mismo. Puesto delante de un inspector, ese hueco admite tres lecturas y dos son malas: puede ser una baja, puede ser una ausencia injustificada o puede ser una jornada que se trabajó y no se registró. Y la que tiene que despejar la duda es la empresa, porque es quien tiene la obligación de garantizar el registro.

Los dos errores gemelos son igual de frecuentes. Uno: registrar la jornada teórica durante la baja, como si la persona hubiera trabajado de 9 a 18. Eso es un registro falso, con todo lo que arrastra. Dos: apuntar el diagnóstico en el campo de observaciones, que es un tratamiento de datos de salud sin base jurídica en ese documento.

En Ficheo, el día de baja aparece en el calendario de la persona marcado como ausencia, con su fecha de inicio y de fin, sin horas y sin diagnóstico. Los tipos de ausencia los edita cada empresa, de modo que se pueden separar la incapacidad temporal, el permiso retribuido y la vacación. El informe del registro legal sale con las ausencias marcadas, no con huecos. Fichar y el registro de jornada son 0 €, sin límite de empleados.

Los partes: quién avisa a quién desde 2023

Esto cambió y mucha gente no se ha enterado. El Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, que modifica el Real Decreto 625/2014, entró en vigor el 1 de abril de 2023 y suprimió la copia del parte destinada a la empresa.

• La persona trabajadora ya no tiene que llevar el parte a la empresa. El facultativo le entrega una sola copia, para ella.
• El servicio público de salud o la mutua comunican los datos de los partes de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social por vía telemática, como máximo el primer día hábil siguiente a su expedición.
• El INSS traslada a la empresa los datos identificativos de carácter meramente administrativo, a más tardar el primer día hábil siguiente a su recepción.
• La empresa tiene que devolver por el sistema RED los datos que le corresponden, con un plazo máximo de tres días hábiles desde que recibe la comunicación.

Consecuencia práctica para el registro: la empresa suele enterarse de la baja por el INSS, no por la persona, y a veces con un día de desfase. Por eso el registro tiene que poder corregirse hacia atrás dejando rastro: el día que ya quedó sin fichar se marca después como incapacidad temporal, con la fecha real del parte, y queda constancia de quién lo marcó y cuándo.

La vuelta al trabajo

El parte de alta médica pone fin a la suspensión y con ella vuelve la obligación de registrar. A partir de la fecha de efectos del alta, la jornada se ficha con normalidad.

Dos detalles que generan discusión. Si el alta tiene efectos a mitad de jornada, lo que se registra es el tiempo realmente trabajado ese día, no la jornada completa. Y si al volver hay una adaptación del puesto por prescripción médica o por la evaluación de riesgos del artículo 25 de la Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales, esa jornada adaptada es la que hay que reflejar en el calendario, porque si no el registro no se puede contrastar con nada.

Baja y vacaciones

El artículo 38.3 del Estatuto resuelve el cruce. Si la incapacidad temporal impide disfrutar las vacaciones, total o parcialmente, durante el año natural al que corresponden, se disfrutan una vez finalizada la incapacidad, con un límite: dieciocho meses a partir del final del año en que se hayan originado. Ese límite no juega en los supuestos de embarazo, parto o lactancia natural ni en la suspensión por nacimiento y cuidado de menor, donde las vacaciones se disfrutan aunque haya terminado el año natural.

En el registro esto se nota en que los días afectados dejan de ser vacaciones y pasan a ser incapacidad temporal desde la fecha del parte. Si no se corrige, el saldo de vacaciones de esa persona queda mal para el resto del año.

Esto es una explicación de la norma, no asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu asesoría o con la representación legal de la plantilla.