Fichar con un código QR en el trabajo

La respuesta

Cómo se ficha con un código QR

Se pega un cartel con un código QR en el sitio de trabajo, cada persona lo escanea con la cámara de su móvil y se abre la pantalla de fichar de ese sitio. Desde ahí ficha con su propia sesión, la misma con la que entra en la app. El código no dice quién eres: dice dónde estás. Por eso una foto del cartel no le sirve a otra persona para ficharte a ti.

Es la forma más barata de poner un punto de fichaje en un lugar concreto: un folio impreso, plastificado si va a la intemperie, junto a la puerta de una obra, en el office de una tienda o en la caseta de un almacén. No hay que comprar ningún aparato ni atornillar nada a la pared. Si el sitio cambia la semana que viene, se imprime otro cartel y se pega en el sitio nuevo.

Lo que queda apuntado en cada fichaje es la hora, la persona, el origen y el sitio del cartel. Entra en el mismo registro de jornada que los fichajes del móvil, de la tablet o de un chat, con su historial de cambios, y se conserva los cuatro años que pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La misma persona puede entrar escaneando el cartel y salir desde la app: es una sola jornada.

El problema del cartel fotografiado

El cartel fijo tiene un punto débil conocido, y conviene decirlo antes de que alguien lo descubra por su cuenta: un código impreso se puede fotografiar. Con esa foto en el móvil, alguien puede «pasar por la puerta» desde el sofá de su casa. Escanea la imagen, se abre la pantalla de fichar del sitio y su entrada queda con el nombre de la obra aunque esté a veinte kilómetros.

Tampoco hay que exagerarlo. Con la foto, esa persona solo puede ficharse a sí misma, porque ficha con su sesión: no puede fichar por un compañero. Si el cartel está ahí para que nadie tenga que buscar la aplicación con los guantes puestos, la foto da igual. El problema aparece cuando la empresa empieza a tratar el cartel como la prueba de que alguien estuvo en el sitio. Un código que no cambia no prueba eso, y no lo va a probar por mucho que se plastifique o se cambie de pared.

Lo que sí lo arregla es que el código caduque antes de que la foto llegue a casa.

Un QR que cambia cada 30 segundos

Para los sitios donde la presencia sí importa, un punto de Ficheo se puede marcar como rotativo. En lugar de un papel, en la entrada se deja una pantalla, normalmente una tablet, que enseña un código QR firmado que caduca a los 30 segundos y se sustituye solo por otro. La persona lo escanea con su móvil igual que un cartel y ficha con su sesión.

Una foto de ese código deja de servir enseguida. Para no rechazar a quien escanea justo en el momento del cambio, o a un aparato con el reloj algo desviado, se acepta también el código de la ventana de al lado, y ninguno más. La foto que alguien se guarda para usarla desde casa ya no vale cuando la quiere usar.

Hay un detalle que sostiene todo lo anterior: la pantalla no es pública. Si cualquiera pudiera abrir en su casa la página que enseña los códigos, se pediría uno desde el sofá y estaríamos otra vez en el principio. Por eso la dirección de esa pantalla lleva una clave que solo aparece en el panel de Ficheo, y esa dirección es la que se deja abierta en la tablet de la entrada.

¿Y si no hay cobertura? Si el fichaje se hizo sin conexión y llega al servidor cuando el código ya ha caducado, no se tira: se guarda con su hora, pero sin el punto. La jornada de esa persona no se queda coja porque el sótano no tuviera señal; lo único que se pierde es la marca de que se fichó delante de la pantalla.

Lo que no evita, para ser claros: alguien que está delante de la pantalla puede mandarle el código en directo a quien sigue en casa, y ese código servirá mientras no caduque. Hace falta un cómplice y prisa, que no es lo mismo que una foto guardada en la galería, pero no es imposible. Para eso están las mediciones de más abajo.

Qué prueba un QR y qué no prueba

Merece la pena separar dos preguntas que se suelen mezclar: dónde se fichó y quién fichó.

• Lo que prueba. Que el móvil que fichó leyó ese código. Con un cartel fijo, eso solo dice que alguien tuvo el código delante en algún momento, o una foto suya. Con el que cambia, que lo tuvo delante hace muy poco, lo que en la práctica es estar en el sitio o tener allí a alguien que te lo pase.
• Lo que no prueba. Quién sujetaba el móvil. Ficha la sesión abierta en ese teléfono. Si una persona le deja su móvil a otra, el QR no lo va a notar, ni el fijo ni el que cambia.

La identidad la pone la sesión de cada persona, no el código. Y precisamente eso es lo que permite colgar el cartel en la calle sin miedo: tener el código no autoriza a nadie a fichar por otro. Si alguien propone «que el QR ya identifique a quien lo escanea, y así no hay que entrar en la app», lo que está proponiendo es convertir una foto en la llave de las horas de otra persona.

Fichar por un compañero tiene consecuencias disciplinarias, se haga con el sistema que se haga. Está contado en fichar por otro compañero.

QR, geolocalización y red de la oficina

El QR se puede acompañar de dos mediciones más, y las dos siguen la misma regla: miden, nunca impiden fichar.

• La geolocalización. Si la empresa la enciende, porque viene apagada de fábrica, deja escrito a cuántos metros del centro se fichó y avisa cuando es lejos. Una entrada hecha con la foto del cartel desde casa saldría con una distancia que no cuadra. Qué mide y qué no, en geolocalización de fichajes.
• La red de la oficina. La empresa puede declarar sus redes, y Ficheo anota si el fichaje llegó desde una de ellas. La dirección IP no se guarda: solo qué red encajó.

¿Por qué no bloquear directamente? Porque el GPS falla dentro de un edificio, el móvil tira de datos en vez del wifi, y un fichaje que sale tarde de la cola sin conexión llega desde otra red distinta a la de cuando se pulsó. Si cualquiera de esas cosas impidiera fichar, la persona se quedaría sin registrar horas que sí trabajó, y ese hueco en el registro es un problema de la empresa, no de quien no pudo fichar. Un aviso se revisa; un fichaje que nunca existió no se puede revisar.

Quien no tiene móvil

Un QR necesita un móvil con cámara y alguien dispuesto a usarlo para trabajar. No todo el mundo lo tiene, y no se puede obligar a nadie a fichar con su teléfono personal; lo explicamos en ¿pueden obligarme a fichar con mi móvil?

Para esas personas, la salida habitual es la tablet compartida con PIN: una pantalla en la entrada donde cada una teclea su código y ficha en unos segundos, sin sacar nada del bolsillo. Las dos formas conviven en la misma empresa: una persona entra con el QR y la de al lado con el PIN, y cada fichaje queda con su origen. Si en tu empresa conviven varias maneras, están todas en formas de fichar.

Cómo se monta con Ficheo

1. Da de alta el sitio. En el panel, en Terminales › Carteles QR y NFC, se crea el punto: la obra, la tienda, el almacén.
2. Elige cartel o pantalla. Para un sitio que cambia a menudo, o donde basta con no tener que buscar la app, el cartel impreso. Si el punto tiene que servir como prueba de presencia, se marca como rotativo y se deja una pantalla en la entrada.
3. Imprime o deja la pantalla abierta. El cartel sale desde el panel con el nombre del sitio escrito debajo. Para el rotativo, en la tablet se abre la dirección con su clave que da el panel y se deja encendida.
4. Cada persona, con su sesión. Quien escanea tiene que tener su cuenta de Ficheo en el móvil: el código, por sí solo, no ficha a nadie.
5. Decide si mides. Geolocalización y red de la oficina, encendidas o no. En ningún caso bloquean.

El resto no cambia: las horas se suman igual, el cierre de mes sale igual y la Inspección ve el mismo registro, con cada fichaje marcado con su origen.