Fichar sin instalar ninguna app

La respuesta

La respuesta corta

Sí, se puede fichar sin descargar ninguna aplicación nueva. Hay tres caminos, y conviene no mezclarlos. El primero es el navegador: se entra en la dirección de tu empresa desde el móvil o el ordenador y se ficha con un toque, sin tienda de aplicaciones de por medio. El segundo es usar algo que ya está instalado: el chat del trabajo, Telegram si ya lo tienes o Siri en el iPhone. El tercero es no usar el móvil de nadie: una tablet compartida con PIN o un terminal en la pared.

Un matiz honesto antes de seguir: «sin instalar» casi nunca quiere decir «sin nada». Telegram es una aplicación; si no la tienes, hay que instalarla. Lo que sí se puede prometer es no añadir nada nuevo a lo que la persona ya usa a diario. Esa es la diferencia que importa a quien está harto de acumular apps.

Con lo que ya tienes instalado

En Ficheo se puede fichar mandando un mensaje. Se escribe «entrada», «pausa», «vuelvo» o «salida», o una frase normal como «me voy a comer», y contesta con la hora que ha quedado apuntada. Funciona hoy en estos canales:

• Telegram. Hay un único bot para todas las empresas, @Ficheobot, así que la empresa no tiene que instalar ni configurar nada. Si ya usas Telegram en el móvil, no instalas nada nuevo. Está todo en fichar por Telegram.
• Microsoft Teams. Se menciona a @Ficheo en un canal del equipo: «@Ficheo entrada». Sirve desde el ordenador del trabajo, sin coger el móvil. Detalles en fichar por Teams.
• Slack. Con la orden «/fichar entrada» en el espacio de trabajo de la empresa. Ver fichar por Slack.
• Google Chat. Para las empresas que trabajan con Google Workspace, escribiéndole a la app de Ficheo. Ver fichar por Google Chat.
• Discord, Webex, Mattermost y Rocket.Chat, para las empresas que ya se organizan en alguno de ellos.
• Siri y Atajos en el iPhone. La app Atajos viene instalada en el iPhone. Cada persona saca un enlace personal desde su app de Ficheo, en «Cómo fichar», lo pega en un atajo y ficha diciendo «Oye Siri, fichar». En Android hace falta una app que haga peticiones POST, como HTTP Shortcuts, MacroDroid o Tasker: ahí sí se instala algo. Paso a paso en fichar con Siri y Atajos.

En los canales de chat, cada persona se vincula una sola vez con dos códigos que le manda quien gestiona la empresa: el de la empresa, de cuatro caracteres, y el personal, de seis, que sirve una vez y caduca a los treinta días. A partir de ahí ya solo hay que escribir. Slack, Teams, Google Chat y el resto los conecta primero quien administra esas herramientas en la empresa; Telegram no necesita ese paso. Cómo se organiza todo, en cómo poner en marcha el fichaje por mensaje.

¿Y WhatsApp? Es lo que más se pide, y hoy no está disponible ni tiene fecha. Lo contamos sin rodeos en WhatsApp o Telegram para fichar y, por el lado legal, en si es legal fichar por WhatsApp.

Una ventaja de fichar por mensaje que no se ve a primera vista: la jornada es de la persona, no del canal. Se puede entrar por Teams desde el ordenador y salir por Telegram desde el móvil, y sale una sola jornada, con cada fichaje marcado con su origen. Si quieres comparar los bots entre sí, hay más en qué es un bot de fichaje.

Desde el navegador, sin tienda de aplicaciones

La app del trabajador de Ficheo funciona en el móvil y en el navegador. Para fichar desde el navegador basta con abrir la dirección de tu empresa, entrar con tu cuenta y pulsar el botón. No hay que buscar nada en Google Play ni en la App Store, ni aceptar permisos de una aplicación nueva.

Tiene modo sin conexión: si en ese momento no hay cobertura, el fichaje se queda guardado con la hora a la que se pulsó y se manda cuando vuelve la conexión. Lo explicamos en fichar desde el móvil.

En el ordenador es todavía más sencillo, porque el navegador ya está abierto todo el día. Para oficinas y teletrabajo suele ser la vía principal, y deja el móvil personal fuera de la ecuación. Hay una página dedicada: fichar desde el ordenador.

Qué no esperar del navegador: no ficha solo al llegar ni al encender el equipo. Hay que pulsar. Y está bien que así sea, porque llegar no es empezar a trabajar; lo explicamos en cuándo vale un fichaje automático.

Sin móvil: tablet, cartel y terminal

Hay puestos donde el móvil no pinta nada: una cocina, una cadena de montaje, una planta de limpieza donde se deja todo en la taquilla. Para esos casos hay formas que no pasan por el teléfono de nadie, o que usan uno fijo.

• Tablet compartida con PIN. Una tablet en la entrada, en la barra o en el vestuario. Cada persona teclea su PIN y ficha. Nadie usa su teléfono. Ver fichaje con tablet.
• Terminal de pared. Si ya tienes un reloj de fichar, se puede conectar. Ver terminales de fichaje.
• Cartel con código QR. Un cartel en el sitio de trabajo que se lee con la cámara. Aquí sí hace falta un teléfono con cámara, que puede ser el de la empresa. Hay una versión en la que el código cambia cada treinta segundos, para que una foto del cartel no sirva desde casa. Ver fichar con código QR.
• Pegatina NFC. Se acerca el teléfono a una pegatina en el puesto. También necesita un móvil, con NFC. Ver fichar con NFC.

Ficheo no usa huella ni reconocimiento facial. No es un olvido: la guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 sobre control de presencia con sistemas biométricos concluye que la normativa española no da una habilitación suficientemente específica para usarlos con esa finalidad. Lo explicamos en control horario y protección de datos.

Si nadie quiere usar su móvil

Es una objeción frecuente y tiene fundamento. La obligación de registrar la jornada es de la empresa, y con ella la de poner los medios. Fichar con el móvil propio puede ofrecerse como opción, pero tiene que haber otra vía para quien no quiera. Está desarrollado en si te pueden obligar a fichar con tu móvil.

En la práctica, lo que funciona es combinar. Una empresa con oficina y personal de calle puede dejar el ordenador para quien está sentado, Telegram para quien ya lo usa en la furgoneta y una tablet en el almacén para quien prefiere no sacar el teléfono. Como la jornada es de la persona y no del canal, nadie queda atado a una sola forma: se puede entrar por la tablet y salir desde el navegador.

Lo que no conviene es montar la vía «oficial» sobre el móvil personal y dejar la alternativa como excepción incómoda. Si la tablet está en un rincón y hay que pedir permiso para usarla, en la práctica no es una alternativa.

Cómo elegir sin liarse

Tres preguntas bastan para decidir por dónde empezar:

1. ¿Dónde pasa el día tu gente? Si es delante de un ordenador, navegador o el chat del trabajo. Si es de pie o en la calle, Telegram, tablet o cartel.
2. ¿Qué usa ya? Si la empresa trabaja en Microsoft 365, Teams. Si trabaja en Google Workspace, Google Chat. Si la plantilla se coordina por Telegram, Telegram.
3. ¿Quién no va a querer usar su móvil? Para esas personas, decide la alternativa antes de empezar, no cuando alguien se queje.

La tabla de abajo lo resume. Y fichar por mensaje va incluido en todos los planes de Ficheo, también en el Gratis, así que se puede probar con un equipo pequeño antes de extenderlo. Para dar de alta a todo el mundo de una vez, mira dar de alta a la plantilla, y para el resto de pasos, cómo empezar. Todas las formas, juntas, en las formas de fichar.