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La ley
El día a día
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En un gabinete la agenda se llena por la tarde, que es cuando la gente sale de trabajar: la última sesión empieza a las ocho y media y no acaba antes de las nueve y cuarto. Por la mañana está la administrativa, que coge el teléfono, cobra y recoloca citas, y alguna psicóloga que pasa consulta online desde casa. Entre sesión y sesión hay informes, supervisión de casos y la llamada con el colegio de un niño. Todo eso es jornada. Y ni el nombre de un paciente ni el motivo de una consulta tienen que acabar en el registro.
Ninguno de los tres es el mismo, y ninguno se arregla con la misma pantalla.
La agenda dice que se cierra a las nueve, pero una sesión que se complica no se corta en seco a los cincuenta minutos. Si la salida se apunta por el horario del cartel, esos cuartos de hora de cada tarde desaparecen, y en un año son muchas horas trabajadas que nadie ha pagado ni devuelto. Y la psicóloga es la primera que no quiere mirar el reloj delante del paciente.
La sesión online del miércoles se hace desde el despacho de casa, con los cascos puestos y la puerta cerrada. Ese día no hay recepción por la que pasar, y si fichar exige estar en el gabinete, el miércoles no se ficha. Además, si el trabajo a distancia es habitual, la ley pide que se pueda demostrar cuántas horas se hicieron fuera.
En un gabinete hay datos de salud por todas partes, y el registro de jornada no tiene por qué ser uno más. Si para justificar una salida tarde alguien escribe «sesión con M. G., crisis», ese papel acaba de convertirse en un documento con datos de categoría especial que guardas cuatro años y que puede ver la Inspección.
El registro de jornada no es un papel que se rellena a final de mes: es lo que queda de cada día. Así es una semana corriente en gabinetes de psicología.
| Día | Qué pasa en el negocio | Qué queda en el registro |
|---|---|---|
| Lunes | La administrativa abre a las 09:00 y cuadra la agenda. Las psicólogas entran a las 15:30 y encadenan cinco sesiones hasta las 21:00. | Cuatro jornadas, cada una con su entrada y su salida reales. Las tres de tarde se fichan desde la tablet de recepción con PIN. |
| Martes | Supervisión de casos de 13:00 a 14:30 y sesiones de tarde. La de las 20:30 se alarga hasta las 21:20. | La supervisión es jornada y se ficha como un tramo más. Los veinte minutos de más salen solos en el saldo de esa psicóloga. |
| Miércoles | Una de ellas hace toda la consulta online desde casa, de 16:00 a 21:00. | Ficha desde su móvil y la jornada queda marcada como a distancia. En el registro no aparece ningún paciente: solo la entrada, la salida y el modo. |
| Jueves | Grupo de padres de 18:00 a 19:30 y reunión con un colegio a las 13:00 en el propio colegio. | La reunión fuera se ficha desde el móvil al llegar. El día tiene dos tramos y el total es la suma de los dos. |
| Viernes | Mañana de informes y facturación. Por la tarde, dos sesiones y se cierra a las 19:00. | Jornada corta que compensa la del martes. Si el convenio permite la bolsa de horas, el saldo de la semana lo dice. |
| Sábado | Taller para adolescentes de 10:00 a 13:00, una vez al mes, con una psicóloga. | Si el sábado no está en su horario, sale como horas de más, que se pueden pedir desde el móvil cobradas o a la bolsa. |
Dos pantallas, y las dos son las que se abren todas las semanas en este sector.
Si alguien del gabinete trabaja desde casa algunos días, Ficheo puede apuntar en cada jornada si se hizo en el centro o a distancia. Se elige una vez y se recuerda: no pregunta cada mañana.
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Ficheo guarda quién trabajó, cuándo entró, cuándo salió y, si se corrige algo, quién lo cambió y por qué. No tiene sitio para pacientes, ni para diagnósticos, ni para el contenido de una sesión, y no se le echa de menos.
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Ficheo no lleva la agenda de citas, ni la historia clínica, ni los consentimientos informados, ni la facturación de sesiones o bonos, ni la sala virtual de las sesiones online. No sabe cuántas sesiones hizo cada psicóloga ni las cobra: cuenta horas, no pacientes. Tampoco decide quién tiene que fichar. Si una psicóloga trabaja como autónoma y te alquila un despacho por horas, o te factura sus sesiones, no forma parte de tu plantilla y no entra en tu registro; si lo que hay es un contrato de trabajo, sí entra, por pocas horas que sean.
El Estatuto de los Trabajadores pide registrar cada día la hora de inicio y de final de la jornada de cada persona con contrato, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. Da igual que el gabinete tenga dos personas o veinte, y da igual que sean sanitarias: la obligación es la misma desde el 12 de mayo de 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019. Lo contamos entero en qué es el registro de jornada.
Muchas psicólogas de gabinete tienen contrato a tiempo parcial: solo las tardes, o tres días a la semana. Para ellas el artículo 12.4.c del Estatuto pide más que para el resto: registro día a día, total del mes y una copia entregada junto con la nómina. Las horas que hagan por encima de su contrato no son extras sino complementarias, y necesitan pacto por escrito. Está en el registro a tiempo parcial.
La Ley 10/2021 de trabajo a distancia se aplica cuando ese trabajo es regular: la propia ley pone el listón en el treinta por ciento de la jornada en un periodo de tres meses. Si se da, tiene que haber acuerdo por escrito y el registro tiene que reflejar el tiempo de trabajo también fuera del gabinete. Si alguien solo hace online una tarde suelta, la jornada se registra igual, pero el acuerdo es otra cuestión que conviene mirar con tu asesoría.
El artículo 34.3 del Estatuto exige al menos doce horas entre el final de una jornada y el principio de la siguiente. En un gabinete se rompe sin querer: sesión hasta las 21:15 y, al día siguiente, la reunión con un colegio a las 09:00. Son menos de doce. Ficheo lo mira sobre lo fichado y avisa, pero quién organiza la agenda para que no pase eres tú.
Las horas de cada persona son datos personales de tu plantilla, y se tratan con la base que da la propia obligación legal. Lo que no hace falta, y conviene evitar, es mezclar en ellos datos de pacientes. Si se encendiera la geolocalización, el artículo 90 de la Ley Orgánica de Protección de Datos pide informar antes a la plantilla. Más en control horario y protección de datos.
Es lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan. Tu convenio puede cambiar varios de estos puntos, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Ninguno es mala fe. Son costumbres del oficio que, el día que alguien reclama o llega una inspección, dejan el registro sin valor.
La cita de las 20:30 está prevista hasta las 21:20, pero el registro dice 21:00 porque es lo que pone el horario. Si un día hay una reclamación de horas, el registro dice algo que no pasó, y es lo primero que se mira.
Para explicar por qué se salió tarde, alguien pone las iniciales y el motivo de la consulta. Ese registro pasa a contener datos de salud que no tienen por qué estar ahí y que se guardan cuatro años.
La psicóloga que trabaja desde casa los miércoles «no ficha porque no viene». Esa jornada existe, cuenta para su contrato y tiene que estar en el registro igual que las demás.
El tiempo de supervisión de casos, de redactar un informe pericial o de preparar un grupo es trabajo. Si el registro solo recoge las horas de sesión, se queda corto justo en lo que más se discute.
Que facture no basta: si tiene horario fijado por el gabinete, agenda que gestiona el gabinete y no elige a sus pacientes, la realidad puede decir otra cosa. Eso lo mira tu asesoría, no un programa de fichar.
Sí, si tienen contrato de trabajo. Y si es a tiempo parcial, con más motivo: el artículo 12.4.c del Estatuto pide registro diario, total mensual y copia con la nómina. Desde la tablet de recepción o desde su móvil es un toque al entrar y otro al salir.
Desde su móvil o desde el navegador del ordenador con el que hace la sesión. Si tienes encendido el modo presencial o a distancia, la jornada queda marcada como hecha fuera del gabinete, y sale así en el cierre de mes.
No. Guarda quién trabajó, a qué hora entró y salió y, si algo se corrige, quién lo cambió y por qué. No hay ningún campo para pacientes, y para corregir una salida basta un motivo como «sesión alargada».
Si trabaja por su cuenta, factura a sus pacientes y organiza su agenda, no forma parte de tu plantilla y no entra en tu registro. Si lo que hay es un contrato laboral, sí. Cuando la frontera no esté clara, pregúntalo a tu asesoría antes de decidir.
Sí. Son tiempo de trabajo aunque no haya un paciente delante. Se fichan como un tramo más del día, y el total de la jornada es la suma de todos los tramos.
Sí. Las horas fichadas se comparan con las previstas del horario de cada persona, y la diferencia sale en su saldo. Ella misma puede pedir esas horas desde el móvil, cobradas o a la bolsa, y la app le dice cuántas le salen según lo fichado.
Fichar, la tablet de recepción, el móvil, el registro legal guardado cuatro años y el enlace para la Inspección son gratis, sin límite de plantilla. La bolsa de horas, las vacaciones y los permisos están en el plan Esencial, que se paga por persona que ha fichado ese mes. Los detalles, en precios.
Todos los oficios, cada uno con su problema propio y lo que Ficheo no resuelve en él.
Consultas con varias especialidades, recepción y turnos de mañana y tarde.
Qué pide la Ley 10/2021 cuando una parte de la jornada se hace desde casa.
Cuidar a alguien, sin dejar el puesto solo.
Cobertura las 24 horas, turnos de noche que cruzan las doce y gente que no pisa la empresa en todo el mes.
Ver el casoTurnos rotativos que cruzan la medianoche, cobertura mínima antes de aprobar vacaciones y un registro de quién ha mirado los datos de quién.
Ver el casoUrgencias de madrugada, guardias y auxiliares a turnos.
Ver el casoSe crea la cuenta y se ficha el mismo día. Fichar y el registro de jornada que exige la ley no cuestan nada.