Falsear un fichaje: qué dicen la ley y los tribunales

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La respuesta corta

Falsear el registro de jornada puede ser causa de despido disciplinario, pero no de forma automática. La conducta encaja en el artículo 54.2.d del Estatuto de los Trabajadores, que tipifica como causa de despido la transgresión de la buena fe contractual, así como el abuso de confianza en el desempeño del trabajo. Y encaja porque ataca al documento que prueba la jornada de todo el mundo. Ahora bien, el artículo 54.1 exige que el incumplimiento sea grave y culpable, las dos cosas. Un olvido no lo es.

Qué se considera falsear un fichaje

Conviene separar lo que es fraude de lo que es desorden, porque se mezclan constantemente.

Es fraude cuando hay engaño y ocultación: fichar por otra persona o pedir que fichen por ti; fichar la entrada y marcharse; fichar la salida más tarde de la hora real; entrar en el sistema para reescribir registros ya cerrados; simular la presencia desde fuera del centro cuando el puesto exige estar dentro.

No es fraude, por sí solo, olvidarse de fichar, fichar tarde porque el aparato falla, pedir una corrección por el cauce de la empresa o discutir si un desplazamiento cuenta como jornada. Son incidencias del registro, no engaños. Pueden dar lugar a una falta leve si el convenio la tipifica, no a un despido.

La línea que separa las dos listas no es el error: es la ocultación. Lo que agrava la conducta, en las sentencias que la han enjuiciado, es la reiteración y el hecho de esconderla.

El artículo 54.2.d y qué exige de verdad

El despido disciplinario tiene tres piezas, y las tres tienen que estar.

• Un incumplimiento grave y culpable (artículo 54.1). Culpable significa voluntario: hay que querer engañar.
• Un encaje en alguna de las causas del artículo 54.2. Aquí, la letra d.
• Una proporción entre la conducta y la sanción. El despido es la sanción máxima, y los tribunales aplican la llamada doctrina gradualista: la sanción se ajusta a la gravedad, a la culpabilidad y a las circunstancias del caso.

Y hay una cuarta pieza que casi nadie mira primero: el convenio colectivo. Es el convenio el que tipifica las faltas y gradúa las sanciones, y en las dos sentencias que vienen a continuación fue determinante. Antes de calificar nada, hay que leer el capítulo de régimen disciplinario del convenio aplicable.

Lo que han resuelto los tribunales

Dos ejemplos concretos y verificables, con su número.

Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid 583/2024, de 7 de junio (recurso 351/2024). Una persona accedía en remoto por VPN para registrar su entrada y llegaba físicamente al centro entre veintiún y cuarenta y ocho minutos más tarde, y lo hizo en diecisiete días distintos de julio y septiembre. El tribunal confirmó la procedencia del despido por transgresión de la buena fe contractual, apoyándose también en la tipificación del convenio del sector de seguros.

Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León 603/2024, de 17 de julio (recurso 450/2024). Una persona con acceso de administración a la aplicación de control horario reabrió y modificó registros de más de un año antes, incrementando las horas trabajadas, y presentó esos fichajes alterados en juicio para reclamar 399 horas extraordinarias. Una pericia acreditó la manipulación. Despido procedente.

Los dos casos comparten lo mismo: hechos concretos, fechados y probados, no una sospecha. Y en el segundo, el elemento decisivo fue que el sistema conservaba el rastro de las modificaciones.

En el otro sentido también hay resoluciones. En 2026 el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña declaró improcedente el despido de una persona que dejó de fichar durante siete días seguidos, porque la empresa no acreditó haberle advertido previamente de esa obligación y el despido resultó desproporcionado. No fichar y falsear el fichaje no son lo mismo, y confundirlos le sale caro a la empresa.

Un aviso sobre las citas de sentencias que circulan por internet: la mayoría son de tribunales superiores de justicia, no del Tribunal Supremo, así que resuelven un caso y no crean doctrina unificada. Vale la pena comprobar el número y la sala antes de dar nada por sentado.

Los límites que protegen a quien ficha

Son cinco, y ninguno es un tecnicismo menor.

La audiencia previa. La sentencia del Tribunal Supremo 1250/2024, de 18 de noviembre (recurso 4735/2023) rectificó la doctrina anterior y concluyó que el artículo 7 del Convenio 158 de la Organización Internacional del Trabajo, en vigor en España desde 1986, es directamente aplicable: antes de despedir por causa disciplinaria, la empresa tiene que dar a la persona la oportunidad de defenderse de los hechos que se le imputan. El propio Supremo precisó que esa exigencia no se aplica a los despidos anteriores a esa fecha.

La forma. El artículo 55.1 exige carta de despido con los hechos que lo motivan y la fecha de efectos, y el convenio puede añadir requisitos. Si falta la forma, el despido es improcedente por el artículo 55.4.

Los plazos. El artículo 60.2 fija la prescripción de las faltas muy graves en sesenta días desde que la empresa tuvo conocimiento de su comisión y, en todo caso, a los seis meses de haberse cometido. Una empresa que guarda pruebas durante un año para usarlas cuando le convenga se queda sin poder sancionar.

La prueba y su origen. La carga de probar los hechos de la carta es de la empresa. Y esa prueba tiene que haberse obtenido bien: el artículo 20.3 del Estatuto permite adoptar medidas de vigilancia y control, pero guardando la consideración debida a la dignidad; los artículos 89 y 90 de la LOPDGDD obligan a informar previamente del uso de sistemas de videovigilancia y de geolocalización. Sin información previa, la prueba puede decaer.

La sanción, en su sitio. El artículo 58.3 prohíbe imponer sanciones que consistan en reducción de la duración de las vacaciones o de otra minoración de los derechos al descanso, o en multa de haber. Descontar horas «de castigo» no es una opción.

Lo que le toca hacer a la empresa

Del otro lado, las obligaciones son igual de concretas.

• Tener el registro bien llevado antes del problema. Un registro que se puede reescribir hacia atrás sin dejar rastro no prueba el fraude ni prueba lo contrario. Y no llevarlo es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, de 751 a 7.500 euros.
• Describir hechos, no impresiones. Días, horas y qué ocurrió en cada uno. Las dos sentencias citadas se ganan en los hechos probados.
• No usar el registro para fines distintos. El registro de jornada se recoge para cumplir el artículo 34.9. Usarlo para otra cosa choca con el principio de limitación de la finalidad del artículo 5.1.b del RGPD. La información previa a la plantilla sobre para qué se trata el dato es lo que sostiene su uso posterior.
• Graduar. Si el convenio prevé sanciones intermedias y la conducta admite una, el despido puede no aguantar.

Cómo se evita antes de llegar aquí

Casi todos estos pleitos nacen de un sistema que permitía el engaño y de una empresa que se enteró tarde. Lo que lo corta es aburrido y barato: que el fichaje identifique a la persona y no al aparato, que las correcciones dejen rastro con autor y motivo, y que el registro se revise cada semana en vez de cada año.

En Ficheo, cada cambio en un fichaje queda registrado con quién lo hizo, cuándo y qué había antes, y ese historial se puede exportar. El cartel con código QR de la entrada puede mostrar un código firmado que caduca a los treinta segundos, para que no valga una foto. No hay huella ni reconocimiento facial, y es una decisión: la guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 sobre control de presencia con sistemas biométricos concluye que la normativa española no contiene una autorización suficientemente específica para tratar esos datos con la finalidad de controlar la jornada. Lo que ningún sistema puede evitar es que alguien preste su móvil con la sesión abierta.

Esto es una explicación de la norma y de algunas resoluciones judiciales, no asesoramiento jurídico. Si estás en un caso concreto, sea como empresa o como persona trabajadora, acude a tu asesoría, a tu sindicato o a un abogado laboralista antes de hacer nada.