Control horario para empresas de 50 o más trabajadores

La guía

La respuesta corta

Con cincuenta o más trabajadores el registro de jornada no cambia de contenido, pero lo normal es que se organice por acuerdo con el comité de empresa y que se use para mucho más que para cumplir. El artículo 34.9 del Estatuto pide lo mismo —inicio y final de cada jornada, conservado cuatro años, a disposición de la persona, de los representantes y de la Inspección—; lo que cambia es quién lo mira.

El comité y la negociación del sistema

El comité de empresa existe en los centros de cincuenta o más trabajadores (art. 63.1 ET). A esta escala lo habitual es que el sistema de registro salga de un acuerdo de empresa o del propio convenio, que pueden decidir cosas que la ley deja abiertas: si la pausa del bocadillo se ficha, cómo se registran los desplazamientos, qué margen hay antes de la hora de entrada, cómo se tratan los olvidos y quién puede corregir. Vale la pena negociarlo una vez y dejarlo escrito: cada una de esas preguntas, sin acuerdo, se acaba discutiendo persona a persona.

Lo que llega a partir de 50

Varias obligaciones se activan con la plantilla de cincuenta personas y tocan, directa o indirectamente, al registro de jornada:

• Plan de igualdad (art. 45.2 de la LO 3/2007), con su diagnóstico y su auditoría retributiva. Las horas efectivas y las reducciones de jornada son parte del diagnóstico.
• Canal de denuncias interno (art. 10.1.a de la Ley 2/2023). Ficheo lo tiene, en canal de denuncias.
• Comité de seguridad y salud (art. 38.2 de la LPRL). Los excesos de jornada y los descansos que no se respetan son materia de prevención.
• Medidas LGTBI, con su protocolo frente al acoso, en las empresas de más de cincuenta personas (art. 15 de la Ley 4/2023).

Un registro que aguante

Con cincuenta personas, un mes tiene más de mil jornadas. Que aguante significa tres cosas. Que cada corrección deje rastro de qué había antes, quién la hizo y por qué, sin forma de borrarlo. Que lo antiguo se pueda cerrar para que nadie lo cambie después de pagar la nómina. Y que la Inspección pueda verlo sin que haya que darle una cuenta del programa. Lo demás —los descansos de doce horas entre jornadas, el día y medio semanal, las pausas de más de seis horas— conviene vigilarlo antes de que lo encuentre otro. Está en qué mira la Inspección.

Más de 250 personas

Por encima de 250 trabajadores, y según la actividad, la prevención de riesgos puede exigir un servicio de prevención propio: desde 500, o desde 250 si la actividad está en el anexo I del RD 39/1997 (art. 14). Para el registro no cambia nada, pero suele cambiar quién lo administra: recursos humanos, con responsables por centro y por departamento, y con la gestoría o el programa de nóminas esperando el fichero de cada mes.

Cómo se monta en Ficheo

A esta escala lo que se usa es el plan Equipo (1,99 € por empleado activo y mes, facturado al año, sin IVA: cuadrante completo, hasta diez responsables y cinco centros, aprobación de horas extra con reglas) o Pro (2,99 €: centros y responsables sin límite, gastos y dietas, API y webhooks de solo lectura, reglas de convenio). Con cincuenta personas, Equipo son 1.194 € al año sin IVA. El cierre de mes de una empresa de 2.000 personas y 120.000 fichajes se calcula en unos tres segundos; es una cifra medida, no un argumento de venta.

Lo que Ficheo no hace a esta escala también conviene saberlo: no hace nóminas, no exporta en el formato propio de ningún programa de nóminas (sale un CSV limpio que se mapea una vez) y no es un programa de recursos humanos completo. Hace control horario y jornada.