El reloj de fichar de Turnos (Shifts) en Microsoft Teams: ¿basta para la ley?

La respuesta corta

¿Basta el reloj de fichar de Turnos?

Puede servir, pero rara vez basta sin nada más. Turnos, la aplicación de cuadrantes de Microsoft Teams que en inglés se llama Shifts, trae un reloj de fichar que apunta la entrada, la salida y las pausas de cada persona y exporta una hoja de horas a Excel. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no dice con qué herramienta hay que registrar la jornada, así que nada impide usarlo. Lo que la norma pide va más allá de apuntar la hora: que el registro se conserve cuatro años, que esté a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo, y que sea fiable.

Ahí es donde conviene leer la letra pequeña. Según la propia documentación de Microsoft, Turnos todavía no admite directivas de retención ni búsqueda de contenido para eDiscovery, no guarda copias inmutables de sus datos y deja que cada persona corrija sus horas desde el móvil durante un mes o hasta que las confirma. Nada de eso lo hace ilegal: significa que la conservación y la prueba de fiabilidad las organiza la empresa por fuera.

Qué es Turnos y qué hace su reloj de fichar

Microsoft presenta Turnos como la aplicación de gestión de horarios de Teams para el personal de primera línea; sus propios ejemplos hablan de tiendas y de centros sanitarios. En su documentación para administradores la describe como una herramienta pensada primero para el móvil. Quien dirige el equipo monta el cuadrante, publica turnos libres y aprueba peticiones; quien trabaja ve sus turnos y los del resto, pide cambios con un compañero y solicita días libres.

El reloj de fichar es una función dentro de Turnos. Según la ayuda de Microsoft, en el móvil se toca «Reloj de fichar», se elige el equipo y se mantiene pulsado el botón de inicio; en el escritorio o en la web se selecciona la opción de fichar y empieza a correr un contador del turno. Se pueden hacer pausas: al empezar una, el contador se para, y hay que terminarla antes de seguir o de cerrar el turno.

Sobre la licencia, Microsoft indica que para usar Turnos hace falta una licencia de Teams y que la aplicación está activada por defecto para todos los usuarios de Teams de la organización. Qué planes incluyen Teams y a qué precio, consúltalo con Microsoft o con tu proveedor.

Cómo se activa, a grandes rasgos

Siguiendo la ayuda de Microsoft, el recorrido es este:

• El administrador de TI comprueba que Turnos está permitido en el Centro de administración de Teams, en la lista de aplicaciones. Puede bloquearlo para toda la organización o solo para algunos usuarios con una directiva de permisos.
• Quien gestiona el equipo entra en la configuración de Turnos de ese equipo y selecciona «Activar reloj de fichar». Microsoft avisa de que, si una opción no se puede cambiar, es porque la controla el administrador de TI.
• Opcionalmente, marca «Incluir detección de ubicación para la aplicación móvil» y rellena las coordenadas del sitio donde se espera que la gente fiche.
• Para sacar las horas, en el horario del equipo se abre el menú junto al botón de fichar, se elige «Exportar hoja de horas», se ponen las fechas de inicio y de fin y se descarga un libro de Excel.

Todo va por equipo de Teams. Microsoft permite a las organizaciones grandes desplegar los ajustes de Turnos de forma centralizada, pero la hoja de horas se exporta equipo a equipo: si tu empresa tiene cinco tiendas y cada una es un equipo, son cinco exportaciones.

Lo que hace bien

Antes de las pegas, lo que para muchos equipos la hace una opción sensata:

• Está donde ya está la gente. Si la plantilla usa Teams a diario para el cuadrante y los avisos, fichar en la misma aplicación evita otra cuenta y otra contraseña.
• Distingue lo original de lo corregido. Según la ayuda de Microsoft, la hoja de horas exportada trae cuatro hojas: un informe final con las ediciones, un informe original con los datos anteriores a cualquier cambio, un total diario y un total del periodo. Tener lo que se fichó y lo que se corrigió uno al lado del otro es justo lo que ayuda a demostrar que un registro es fiable.
• Registra las pausas como algo separado de la jornada, y el contador se detiene mientras duran.
• La ubicación es opcional. Si se activa, el informe indica si la persona estaba «en el lugar» al fichar, que para Microsoft significa dentro de un radio de 200 metros de las coordenadas fijadas.
• Deja rastro en la auditoría. Microsoft documenta que Turnos admite el registro de auditoría de Microsoft 365 para sus eventos, siempre que la auditoría esté activada en Microsoft Purview y solo desde el momento en que se activó.

Lo que pide la ley española

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada persona. El sistema se organiza por convenio o acuerdo de empresa o, si no lo hay, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla. Los registros se conservan cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. No llevarlo es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, como se cuenta en la guía de sanciones por no fichar.

La norma no habla de fiabilidad con esa palabra, pero el origen de la obligación sí: la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019, en el asunto C-55/18, exige un sistema objetivo, fiable y accesible. El Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo va en la misma línea: da por válido cualquier sistema, en papel o electrónico, siempre que los datos sean fiables y no se puedan alterar después sin que se note. Ni la ley ni la Inspección homologan programas: no hay ninguno «aprobado», tampoco los de Microsoft ni el nuestro.

Dónde se puede quedar corto

Todo lo que sigue sale de la documentación oficial de Microsoft, consultada en septiembre de 2026; si Microsoft la cambia, cambia la conclusión.

La conservación de cuatro años es cosa tuya. Según las preguntas frecuentes de datos de Turnos en Microsoft Learn, la aplicación todavía no admite directivas de retención ni búsqueda de contenido para eDiscovery, las herramientas de Microsoft Purview con las que una organización suele custodiar su información. La misma página explica que no guarda copias inmutables y recomienda usar la exportación para hacer copias de seguridad periódicas. Añade dos detalles que pesan cuando se habla de años: si se borra un equipo de Teams, los datos de Turnos de ese equipo se eliminan definitivamente al acabar el periodo de retención, y hoy no se pueden recuperar los datos de un usuario al que se le ha retirado la licencia. En una plantilla con rotación, la persona que se fue hace tres años es exactamente la que puede reclamar.

Guardar cuatro años es cosa tuya. La hoja de horas se exporta eligiendo una fecha de inicio y otra de fin, equipo a equipo. Como Microsoft recomienda exportar con regularidad a modo de copia de seguridad, lo razonable es fijar una rutina —por ejemplo, mensual— y guardar esos ficheros donde no se puedan tocar, en vez de dejarlo para el día que llega el requerimiento.

Las horas se pueden corregir. Microsoft indica que cada persona puede editar su hoja de horas desde el móvil durante un máximo de un mes o hasta que la confirma, y que la hoja exportada muestra la hora original y la editada. Es razonable, porque la gente se olvida de fichar, pero exige decidir quién revisa esas correcciones y cuándo se confirman. La misma documentación señala que, en general, los datos de Turnos se pueden editar en cualquier momento.

El acceso no llega igual a todos. Según la ayuda de Microsoft, cada persona ve y edita su hoja de horas en Teams para móviles, no en el escritorio ni en la web. La documentación que hemos leído no describe un acceso propio para la representación legal ni para la Inspección, así que lo previsible es entregarles la exportación en Excel. Y Microsoft advierte de que Turnos no admite invitados: quien entra en Teams como invitado, por ejemplo personal de otra empresa, no puede estar en el horario.

La ubicación hay que contarla antes. Si se activa la detección, la ayuda de Microsoft dice que la ubicación se documenta al fichar desde el móvil cuando la persona da permiso a Teams. En España eso exige informar antes a la plantilla y a sus representantes, por el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, como explicamos en control horario y protección de datos.

Cuándo te basta y cuándo no

Turnos puede ser tu registro de jornada si se dan casi todas estas condiciones: toda la plantilla tiene cuenta de Teams con licencia y lo usa a diario en el móvil; hay una persona encargada de exportar las hojas de horas cada mes o cada trimestre y de guardarlas en un sitio con custodia de verdad; está escrito quién revisa y confirma las correcciones; y la representación legal sabe cómo se le entrega el registro.

Empieza a costar cuando aparece alguna de estas: gente sin licencia de Teams o que entra como invitada; varios centros con muchos equipos; rotación alta, porque las bajas de licencia se llevan datos; necesidad de sacar cualquier periodo de cuatro años en el momento; o una reclamación de horas en la que la otra parte discute las correcciones. Entonces, o se construye el archivo alrededor de Turnos, o se lleva el registro en una herramienta hecha para eso. Para comparar, tienes cómo elegir un control horario y lo que guarda y entrega un registro legal con informes.

Fichar por Microsoft Teams sin Turnos

Hay otra manera de fichar desde Teams que no pasa por Turnos. Conviene dejarlo claro: Ficheo no se integra con Turnos, ni lee sus fichajes ni escribe en sus cuadrantes. Son dos cosas separadas. Lo que hace Ficheo es contestar dentro de un canal del equipo.

Quien administra el equipo crea un webhook saliente en Administrar equipo → Aplicaciones, con la dirección que da el panel de Ficheo. No hace falta Azure ni publicar nada en la tienda de Teams. A partir de ahí se escribe «@Ficheo entrada» en un canal y Ficheo contesta con la hora apuntada; por chat privado no funciona. Cada mensaje llega firmado con HMAC y Ficheo comprueba la firma antes de apuntar nada. La primera vez, cada persona escribe el código de su empresa, de 4 caracteres, y su código personal, de 6, que le manda quien gestiona desde el panel; el personal es de un solo uso y caduca a los 30 días. Está contado paso a paso en fichar por Microsoft Teams.

La diferencia con el reloj de Turnos está detrás. La jornada es de la persona y no del canal: se puede entrar por Teams y salir desde el móvil, y cada fichaje guarda de dónde vino. Todo entra en el mismo registro, con historial de cambios, se conserva cuatro años y se exporta para la Inspección, que además puede recibir un acceso de solo lectura que caduca. Quien no tiene cuenta de Teams ficha desde la app, una tablet con PIN o un cartel QR; el resto de opciones están en todas las formas de fichar. Fichar por mensaje va incluido en todos los planes, también en el Gratis.