Control horario si tu empresa ya usa Microsoft 365 o Google Workspace

La respuesta corta

Lo que ya tienes no es un registro de jornada

El calendario dice cuándo piensas trabajar; el registro de jornada dice cuándo trabajaste. Son cosas distintas, y la ley pide la segunda. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Ni el horario laboral de Outlook, ni el de Google Calendar, ni Microsoft Bookings están hechos para eso.

Si tu empresa ya vive dentro de Microsoft 365 o de Google Workspace, lo sensato no es forzar esas herramientas para que parezcan un registro, sino fichar desde donde la gente ya está, que suele ser el chat, y que el registro lo lleve algo pensado para guardarlo. Abajo va pieza por pieza qué hace cada herramienta de la suite y dónde se queda.

El horario laboral de Outlook y de Google Calendar

Las dos suites dejan que cada persona indique su horario laboral, y es fácil confundirlo con un control horario porque lleva días y horas. No lo es.

En Outlook, según la ayuda de Microsoft, el horario y la ubicación de trabajo sirven para que los demás vean qué días trabajas en remoto y cuáles en la oficina, y para que esa ubicación aparezca en el Asistente para programación al convocar reuniones. Se configura en los ajustes del calendario, en el apartado de horario y ubicación de trabajo.

En Google Calendar, la ayuda de Google explica que el horario laboral sirve para que la gente sepa que no estás disponible cuando intenta programar una reunión contigo. Solo está disponible en cuentas de trabajo o de centro educativo, se activa desde el ordenador y el administrador puede haberlo desactivado para la organización.

En los dos casos se trata de disponibilidad prevista. Nadie apunta nada al llegar ni al irse, el horario se repite semana tras semana aunque un martes salieras a las ocho de la tarde, y cualquiera puede cambiarlo cuando quiera. Es, como mucho, el horario pactado. El registro de jornada existe precisamente para saber cuándo lo real se aparta de lo pactado, que es de donde salen las horas extra.

Bookings y las páginas de citas tampoco

La confusión se repite con las herramientas de reservas. Microsoft Bookings permite fijar el horario de cada empleado, pero su documentación deja claro para qué: que su disponibilidad sea correcta cuando alguien intenta reservar con él, y que no se le puedan reservar citas los días que libra. Es la agenda de cara al cliente.

Lo mismo con las páginas de citas de Google Calendar: según Google, el calendario genera una página de reservas a partir de tu disponibilidad semanal, y no enseña las horas en las que estás ocupado. Sirve para que otros cojan hora contigo.

Una peluquería o una clínica que usa estas herramientas sabe qué citas tenía cada persona, pero no a qué hora empezó a trabajar ni a qué hora terminó. Entre cita y cita hay limpieza, preparación, llamadas y pausas que no están en ninguna reserva.

Turnos, dentro de Microsoft Teams

Microsoft 365 sí tiene algo más cercano: Turnos (Shifts), la aplicación de cuadrantes de Teams, que incluye un reloj de fichar con entradas, salidas y pausas y exporta una hoja de horas a Excel. Es la pieza de la suite que más se parece a un control horario y hace bien varias cosas, como separar en el informe las horas originales de las corregidas.

Tiene también límites que conviene conocer antes de apoyarse en ella para los cuatro años que pide la ley. Según la documentación de Microsoft, todavía no admite directivas de retención ni eDiscovery, y la propia Microsoft recomienda exportar los datos periódicamente como copia de seguridad. Lo hemos contado con detalle, fuente por fuente, en el reloj de fichar de Turnos y la ley.

La hoja de cálculo: Excel o Google Sheets

Es lo primero que se monta: una hoja compartida en OneDrive o en Google Drive, una pestaña por mes, una fila por persona y día. Llevar el registro así es legal, porque el 34.9 no dice con qué herramienta. El problema es otro, y lo explicamos entero en registro de jornada en Excel. Lo resumimos aplicado a la suite:

• Se rellena tarde. Nadie abre una hoja de cálculo al llegar a las ocho. Se rellena el viernes o el día 30, de memoria, y lo que queda es el horario teórico copiado fila a fila.
• El historial de versiones ayuda, pero no es un registro de cambios. Las hojas en la nube guardan versiones anteriores, y eso es mejor que nada. Pero cualquiera con permiso de edición puede cambiar una celda de hace tres semanas, y reconstruir quién cambió qué y por qué, fila por fila, en una inspección, no es algo que se haga en una tarde.
• Los permisos se complican. Cada persona tiene derecho a ver su registro, pero no el de sus compañeros. Una hoja única para toda la plantilla, compartida con todos, enseña las horas de todos.
• Los cuatro años viven en carpetas. Hojas de años anteriores, propietarios que se van de la empresa y cuentas que se dan de baja: los huecos aparecen justo cuando alguien reclama.
• El turno de noche no cabe en una fila. Una jornada de 22:00 a 06:00 cae en dos días, y los totales dejan de cuadrar.

Para dos o tres personas con el mismo horario en la misma oficina, una hoja bien llevada puede ser suficiente, y tenemos una plantilla de registro gratis para eso. En cuanto hay turnos, teletrabajo o alguien que reclama horas, se queda corta.

Fichar sin salir de Microsoft Teams o Google Chat

Lo que sí aprovecha la suite es el sitio donde la plantilla pasa el día: el chat. Con Ficheo se ficha escribiendo un mensaje, y el registro va aparte, en un sistema hecho para conservarlo.

En Microsoft Teams, quien administra el equipo crea un webhook saliente en Administrar equipo → Aplicaciones, con la dirección que da el panel de Ficheo. No hace falta Azure ni la tienda de Teams. Luego se escribe «@Ficheo entrada» en un canal del equipo y Ficheo contesta con la hora apuntada. Funciona en canales, no por chat privado, y cada mensaje llega firmado con HMAC. Ficheo no se integra con Turnos: son caminos distintos. Los detalles están en fichar por Microsoft Teams.

En Google Chat, la empresa crea una app de Chat en su propio proyecto de Google Cloud, con su cuenta de Workspace. Después se le escribe a Ficheo por mensaje directo, como a un compañero, o se le menciona en un espacio. Cada petición llega con un JWT firmado por Google y dirigido al proyecto de la empresa, y Ficheo lo comprueba antes de apuntar nada. Paso a paso, en fichar por Google Chat.

En los dos canales funciona igual. La primera vez, cada persona escribe el código de su empresa, de 4 caracteres, y su código personal, de 6, que le manda quien gestiona desde el panel, por correo o en mano; el personal es de un solo uso y caduca a los 30 días, y cinco intentos fallidos dejan la conversación quince minutos en espera. Después basta con «entrada», «pausa», «vuelvo» o «salida», o con frases normales, y también se le puede preguntar el «estado» del día, las «vacaciones», los «festivos» o el «turno».

Y lo que no depende del canal: la jornada es de la persona, así que se puede entrar por Teams y salir desde el móvil. Cada fichaje guarda su origen y entra en el mismo registro, con historial de cambios, conservado cuatro años y exportable para la Inspección, que puede recibir un acceso de solo lectura que caduca. Quien no tiene cuenta en la suite, como el personal de almacén o de limpieza, ficha desde la app en el móvil o en el navegador, en una tablet compartida con PIN o con un cartel QR. Fichar por mensaje va incluido en todos los planes, también en el Gratis. Si en la empresa conviven las dos suites, o además Slack, se pueden usar a la vez: lo cuenta fichar por Slack.

Qué comprobar antes de elegir

Da igual si al final eliges Ficheo, Turnos u otra herramienta. Estas son las preguntas que separan un registro que aguanta de uno que solo lo parece:

• ¿Se apunta en el momento? La hora tiene que ser la del fichaje, no la que alguien escribe después.
• ¿Queda rastro de cada cambio? Qué había antes, quién lo cambió y cuándo. Sin eso, un registro corregido no prueba nada.
• ¿Puedes sacar cualquier periodo de los últimos cuatro años? Pruébalo antes de contratar: pide un mes de hace un año, de un centro concreto, en un fichero.
• ¿Lo ve quien tiene derecho a verlo? Cada persona el suyo, la representación legal lo que le corresponde y la Inspección cuando lo pida, sin tener que dar a nadie una cuenta de la suite.
• ¿Puede fichar quien no tiene licencia? Si para fichar hace falta una cuenta de Microsoft 365 o de Workspace, cuenta cuántas personas de tu plantilla no la tienen hoy.
• ¿Qué datos personales trata? Ubicación, huella, rostro: cada uno tiene sus reglas. Ficheo no usa huella ni reconocimiento facial, y la geolocalización y la red de la oficina solo miden, nunca impiden fichar. Más en control horario y protección de datos.

Si quieres una lista más larga para comparar opciones con calma, está en cómo elegir un control horario, y si tu caso es una oficina con parte de la plantilla en casa, en control horario para oficinas.