Modelo de comunicado a la plantilla para el control horario

La guía

La respuesta corta

Un buen comunicado dice cinco cosas: por qué se hace (es una obligación legal), desde cuándo, cómo se ficha, qué pasa si alguien se olvida y qué se hace con los datos. Si la empresa tiene representantes, conviene que el comunicado llegue después de haberles consultado, como pide el artículo 34.9 del Estatuto, y que lo diga.

El modelo de comunicado

Cambia lo que está entre corchetes. Es un punto de partida: si tu convenio o tu acuerdo de empresa dicen algo distinto, manda lo que digan ellos.

Asunto: registro de jornada a partir del [fecha]

Hola a todos:

A partir del [lunes, día de mes], empezamos a registrar la jornada con [Ficheo]. Lo hacemos porque la ley obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de la hora de entrada y de salida de cada persona (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), y queremos hacerlo bien y de forma sencilla. [Lo hemos consultado con la representación de la plantilla el día X.]

Cómo se ficha. Al empezar y al terminar la jornada, y al salir y volver de la pausa de la comida, desde [el móvil / la tablet de la entrada / el ordenador]. Cada uno recibirá su acceso por [WhatsApp / correo / en mano].

Si te olvidas. No pasa nada: te llegará un aviso para corregirlo con la hora real. Si no puedes, avisa a [nombre]. Las correcciones quedan apuntadas, con quién las hizo y cuándo.

Tus datos. Solo se guarda la hora de cada fichaje y, cuando corresponda, si trabajas en casa o en el centro. [No se usa la ubicación.] [No se usa huella ni reconocimiento facial.] Los registros se guardan cuatro años, como exige la ley, y puedes consultar los tuyos cuando quieras desde la app.

Qué no cambia. Tu horario, tus pausas y tus condiciones son las mismas. Esto sirve para dejar constancia de las horas que ya trabajas, también de las que hagas de más.

Si tienes cualquier duda, pregunta a [nombre].

La política interna, en una página

Además del comunicado, conviene tener las reglas por escrito. Una página basta:

• Qué se ficha: entrada, salida y pausa de comida. [La pausa del café de quince minutos no se ficha porque es tiempo de trabajo según nuestro convenio.]
• Dónde: [a la entrada del centro / al llegar al puesto]. Quien trabaja fuera ficha desde el móvil al empezar y al terminar.
• Teletrabajo: se ficha igual, indicando que se trabaja en casa.
• Olvidos: se corrigen con la hora real en un plazo de [tres] días. Quien corrige queda registrado.
• Horas de más: se piden o se comunican a [nombre], y se compensan o se pagan según [el convenio].
• Fichar por otro: no está permitido. Es una falta grave para quien lo hace y para quien lo pide.
• Acceso a los datos: cada persona ve los suyos; los encargados, los de su equipo; [la dirección y la gestoría], todos.

Lo que conviene no decir

Evita presentarlo como un control de la puntualidad o como una sospecha: no lo es, y la plantilla lo nota. Evita también prometer cosas que el registro no hace —«así cobraréis todas las horas extra»— si no se van a cumplir. Y no anuncies sanciones en el comunicado: si algún día hacen falta, están en el convenio y en el artículo 58 del Estatuto, no en un correo de bienvenida.

Después del comunicado

Las dos primeras semanas, contesta rápido a las dudas y corrige los olvidos con la hora real. Al cerrar el primer mes, enseña a cada persona su registro: es la mejor forma de que vea que sirve también para ella. En Ficheo cada persona ve sus propios fichajes en la app y puede firmar su registro mensual desde el móvil.

Este modelo es orientativo y no sustituye al asesoramiento jurídico. Adáptalo a tu convenio y, si tienes dudas, consúltalo con tu asesoría.