Cómo poner en marcha el fichaje por mensaje, paso a paso

La guía

Los ocho pasos, en corto

Para que una plantilla fiche por mensaje hacen falta ocho pasos, y el más importante no es técnico: es elegir bien el canal. Si eliges uno que la gente ya abre veinte veces al día, el resto sale casi solo. Si eliges uno que hay que instalar y aprender, el primer mes se va en perseguir a quien no ficha.

1. Elegir el canal que ya usa la plantilla.
2. Decidir la alternativa para quien no quiera usar su móvil.
3. Informar a la representación legal y a la plantilla.
4. Conectar el canal.
5. Mandar los códigos.
6. Acompañar el primer día.
7. Tener claro cómo se corrigen los olvidos.
8. Revisar el primer mes.

Si lo que buscabas es cómo deben fichar los trabajadores en general, la respuesta corta es que la ley no impone un medio: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora de inicio y de fin de cada persona, y deja que el sistema se organice por convenio, acuerdo o decisión de la empresa. Fichar por mensaje es una de las formas; todas están en las formas de fichar.

1 · Elegir el canal

La regla es sencilla: el canal que la plantilla ya usa. Hoy Ficheo permite fichar por Telegram, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Webex, Mattermost, Rocket.Chat y con Siri y Atajos en el iPhone. En la tabla de más abajo está cuál suele encajar según el tipo de empresa. En resumen:

• Oficina con Microsoft 365: Teams. Se ficha mencionando a @Ficheo en un canal del equipo, desde el ordenador del trabajo. Ver fichar por Teams. Si ya usáis Turnos de Teams, lee antes si el reloj de Turnos de Teams vale como registro.
• Pyme con Google Workspace: Google Chat. Ver fichar por Google Chat. La comparación entre ambos entornos está en control horario con Microsoft 365 o Google Workspace.
• Obra, hostelería, limpieza, reparto: gente de pie, con el móvil en el bolsillo y sin ordenador. Telegram, con @Ficheobot, un único bot para todas las empresas: la tuya no instala nada. Ver fichar por Telegram.
• Slack o chat propio: la orden «/fichar» en Slack, o Mattermost y Rocket.Chat si el chat está en vuestro servidor.

No hace falta que sea uno solo. La jornada es de la persona, no del canal: se puede entrar por Teams y salir por Telegram, y sale una única jornada con cada fichaje marcado con su origen. Aun así, conviene un canal principal en el comunicado, para no liar a nadie. Más en qué es un bot de fichaje.

2 · La vía para quien no quiera usar su móvil

Decídela antes de anunciar nada. La obligación de garantizar el registro es de la empresa, y con ella la de poner los medios: fichar con el móvil personal puede ser una opción, pero no la única. Está explicado en si te pueden obligar a fichar con tu móvil.

Las alternativas habituales son el navegador del ordenador de trabajo (ver fichar desde el ordenador), una tablet compartida con PIN en la entrada, un terminal de pared, o un cartel con código QR o una pegatina NFC leídos con un teléfono de empresa. Si lo que pesa es no instalar nada, hay un repaso en fichar sin instalar ninguna app.

Ponla en el comunicado con la misma claridad que el canal principal.

3 · Informar a la plantilla y a sus representantes

El artículo 34.9 dice cómo se decide el sistema de registro: «Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada». Por orden:

• Mira primero el convenio. Si regula el sistema de registro, manda. Lo contamos en convenio colectivo y registro de jornada.
• Si hay comité de empresa o delegados de personal, toca consultarles antes de implantarlo. Además, el artículo 64.5.f del Estatuto reconoce al comité el derecho a emitir informe, con carácter previo, sobre «la implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo», y el artículo 62.2 da a los delegados de personal las mismas competencias. La guía del Ministerio de Trabajo de 2019 remite al artículo 64.1: la consulta tiene que permitir «el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo», así que no basta con avisar de lo ya decidido.
• Si no hay representación ni previsión en convenio, según esa misma guía la organización del registro corresponde a la empresa, que tiene que cumplir los requisitos de la norma igualmente.

Aparte está la protección de datos. El artículo 13 del RGPD obliga a informar a cada persona, cuando se recogen sus datos, de quién es el responsable, para qué se tratan y con qué base, a quién se comunican, cuánto tiempo se guardan y qué derechos tiene, incluido el de reclamar ante la autoridad de control. La base del registro de jornada es una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), así que no hace falta pedir consentimiento, pero sí informar. Si además vas a encender la geolocalización, el artículo 90 de la LOPDGDD exige informar antes de forma expresa, clara e inequívoca. Más en control horario y protección de datos.

Modelo de comunicado a la plantilla

Corto, para que se lea. Lo que va entre corchetes lo rellenas tú, y la parte de datos tiene que cuadrar con lo que ya informa tu empresa.

Asunto: nueva forma de registrar la jornada

A partir del [fecha], el registro diario de jornada podrá hacerse también enviando un mensaje por [canal]. El registro diario de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y recoge la hora de entrada y de salida de cada día, además de las pausas.

Cómo funciona. Recibirás dos códigos por [correo / en mano]: uno de la empresa y otro personal. Los escribes una sola vez en [canal] y, a partir de ahí, basta con escribir «entrada», «pausa», «vuelvo» o «salida». Te contestará con la hora apuntada. El código personal sirve una sola vez y caduca a los 30 días; no lo compartas.

Si no quieres usar tu móvil personal, puedes fichar desde [el ordenador de trabajo / la tablet de la entrada / el terminal]. Nadie tiene que usar su teléfono particular para fichar.

Si te olvidas o te equivocas, avisa a [persona o departamento]. La corrección queda anotada: qué había, qué se puso, quién lo cambió y cuándo.

Tus datos. Se registran tu nombre, la hora de cada fichaje y el canal por el que llega, con la finalidad de cumplir la obligación legal de registro de jornada. Los registros se conservan cuatro años y están a tu disposición, a la de la representación legal y a la de la Inspección de Trabajo. [Completa con la información del artículo 13 del RGPD que recoja vuestra política: responsable, contacto del delegado de protección de datos si lo hay, destinatarios, derechos y reclamación ante la AEPD.]

Dudas: [nombre y forma de contacto]. El [día] estaremos en [lugar] para ayudar a quien lo necesite.

4 · Conectar el canal

Depende del canal:

• Telegram no necesita nada. El bot @Ficheobot ya existe y es el mismo para todas las empresas. Pasa directamente al paso 5.
• Slack, Teams, Google Chat, Discord, Webex, Mattermost y Rocket.Chat los conecta quien administra esa herramienta en la empresa, desde el panel de Ficheo, en la pantalla «Fichar por mensaje» → Canales, que trae los pasos de cada uno. En Teams, por ejemplo, se crea un webhook saliente en el equipo y se pega en Ficheo el código de seguridad que da Teams.

Si quien lleva el control horario no administra Teams o Google Workspace, este es el único momento en que hacen falta los dos. En la pestaña «Qué se puede pedir» de esa misma pantalla está la lista de órdenes, útil para copiarla en el comunicado.

Antes de mandar códigos a nadie, vincula tu propia cuenta y ficha una entrada y una salida de prueba. Si te contesta con la hora apuntada, el canal está listo.

5 · Mandar los códigos

Desde «Fichar por mensaje» → Personas se sacan los códigos de cada persona: el de la empresa, de cuatro caracteres, y el personal, de seis. Se pueden mandar por correo o sacar para dar en mano a quien no tiene correo. Queda anotado quién emitió cada código.

Lo que hay que saber para no llevarse sorpresas:

• El código personal es de un solo uso y caduca a los 30 días. Si alguien lo deja pasar, se le emite otro.
• Cinco intentos fallidos dejan esa conversación quince minutos en espera. Si alguien escribe mal el código varias veces, que espere y lo vuelva a intentar con calma.
• Quien ya tiene la app de Ficheo también puede sacar desde ella un código de seis cifras que dura diez minutos, útil para vincularse en el momento sin esperar a nadie.
• Si alguien pierde el móvil o cambia de cuenta, desde Personas se desconecta y se le manda un código nuevo. Un código que ha salido por error se puede anular.

Si todavía no tienes a la plantilla dada de alta en Ficheo, empieza por ahí: dar de alta a la plantilla y cómo empezar.

6 · El primer día

Manda los códigos un par de días antes y deja a alguien localizable la primera hora de cada turno. Las dudas típicas:

• «No me contesta.» Casi siempre es que falta vincularse con los dos códigos, o que en Teams se ha escrito en un chat privado en vez de mencionar a @Ficheo en el canal.
• «¿Tengo que escribir exactamente "entrada"?» No. Entiende frases normales, sin tildes y en minúsculas: «ya estoy», «a comer», «me voy». Ojo con que «me voy» cierra la jornada y «me voy a comer» empieza una pausa.
• «¿Cómo sé que ha fichado?» Porque contesta con la hora apuntada. Si no hay respuesta, no se ha apuntado. Con «estado» dice cuánto llevas hoy.
• «He entrado por la tablet, ¿puedo salir por Telegram?» Sí, la jornada es la misma.

7 · Olvidos y correcciones

Habrá olvidos, sobre todo la primera semana. Lo que importa es cómo se corrigen: el registro tiene que reflejar la jornada real y, a la vez, no poder reescribirse sin dejar rastro. La guía del Ministerio de Trabajo habla de un registro que garantice «la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable» de la jornada.

En Ficheo el registro lleva historial de cambios: una corrección deja a la vista qué había antes, qué se puso, quién lo cambió y cuándo, y cada fichaje guarda su origen. El registro se conserva cuatro años y se exporta para la Inspección. Cómo organizar las correcciones, en olvidos y correcciones de fichaje. Y si te preocupa que alguien fiche por otra persona, lee fichar por otro compañero.

8 · El primer mes: qué revisar

Al final de la primera semana y otra vez al final del mes, abre «Fichar por mensaje» → Personas. Ahí se ve de un vistazo:

• Quién está conectado y por qué canal. Te dice si el canal elegido era el bueno.
• Quién tiene un código sin usar. Suele ser alguien que no ha entendido el comunicado o que prefiere otra vía. Pregunta antes de volver a mandar el código.
• Quién no tiene nada. O ficha por otra vía, o se ha quedado fuera. Lo segundo hay que arreglarlo ya.

Luego mira el registro: quién necesita correcciones a menudo. Si son siempre las mismas personas, suele ser un problema de encaje, no de disciplina: quizá le va mejor la tablet que el móvil.

¿Y por WhatsApp?

Es la pregunta que más llega, y la respuesta es corta: hoy no se puede fichar por WhatsApp con Ficheo, y no hay fecha. Tampoco por llamada. Si la plantilla ya se coordina por mensajería en el móvil, lo más parecido que funciona hoy es Telegram. La comparación está en WhatsApp o Telegram para fichar, y lo que dice la norma en si es legal fichar por WhatsApp.

Esto explica la norma y cómo organizarse; no es asesoramiento jurídico. Para tu caso concreto, mira tu convenio y consulta con tu asesoría laboral.