Modelo de comunicado
El texto para contárselo a la plantilla.
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Sala de reuniones pequeña de una empresa con una mesa redonda, cuatro sillas, una libreta abierta sin texto legible y una jarra de agua, con luz de mañana. Sin personas, sin caras, sin logotipos y sin texto legible. La mitad izquierda del encuadre debe quedar despejada y uniforme, porque encima va el titular en blanco.
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Guías
Cómo implantar el control horario en tu empresa
Implantar el registro de jornada no es instalar un programa: es decidir cuatro o cinco cosas antes, consultarlas con quien corresponda, explicarlas a la plantilla y revisar el primer mes. Las empresas que tienen problemas con el registro casi nunca los tienen por la herramienta, sino por algo que no se decidió al principio: dónde se ficha, qué pasa con la pausa del café o quién corrige un olvido.
Con el artículo, no de memoria
Actualizado a octubre de 2026
La guía
La respuesta corta
El orden es: decidir, consultar, contar y arrancar. El artículo 34.9 del Estatuto obliga a registrar cada día el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona, y dice cómo se organiza: por negociación colectiva o acuerdo de empresa y, si no lo hay, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Esa consulta es el paso que más se olvida.
Lo que hay que decidir antes
Cinco preguntas, y conviene tenerlas escritas:
- Dónde se ficha. En la puerta del centro, en el vestuario o en el puesto. Decide si el tiempo de cambiarse queda dentro o fuera, y es la primera fuente de conflictos.
- Con qué se ficha. Móvil, tablet compartida, ordenador, terminal de pared, cartel QR. Puede haber varias formas a la vez, según el puesto.
- Qué pausas se fichan. La comida, sí si no es tiempo de trabajo; la del bocadillo de quince minutos, depende de si tu convenio la considera trabajo efectivo (artículo 34.4).
- Quién corrige un olvido y cómo queda constancia. Un registro que se puede tocar sin dejar rastro no vale como prueba.
- Quién ve qué. Si los encargados van a ver las horas de su equipo, y de nadie más.
Con quién hay que hablarlo
Si tu convenio regula el registro, manda el convenio. Si no, puedes pactarlo con la representación de la plantilla en un acuerdo de empresa. Y si no hay acuerdo, lo decides tú, pero después de consultarlo con los representantes legales: el comité de empresa o los delegados de personal. Consultar no es pedir permiso: es informar con tiempo, escuchar y dejar constancia de que se hizo.
Si tu empresa no tiene representantes, no hay a quién consultar, y el registro lo organizas tú. Lo recomendable es dejar igualmente por escrito las reglas y entregárselas a la plantilla.
Protección de datos: lo que hay que contar
El registro trata datos personales, y la plantilla tiene derecho a saber qué se guarda, para qué y cuánto tiempo (artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos). La base es el cumplimiento de una obligación legal, así que no hace falta pedir consentimiento, pero sí informar.
Tres cosas piden especial cuidado. La geolocalización: el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 exige informar de forma expresa, clara e inequívoca antes de usarla. La huella y el reconocimiento facial: la guía de la AEPD de noviembre de 2023 los considera datos de categoría especial y, para fichar, casi nunca pasan el juicio de necesidad. Y los dispositivos personales: si se ficha con el móvil de cada uno, conviene decir qué hace la app y qué no.
El arranque
Con lo anterior decidido, el arranque es corto: se da de alta a la plantilla, se le hace llegar a cada persona su forma de entrar, y se les cuenta en un comunicado breve qué cambia, desde cuándo y a quién preguntar. Hay un modelo de comunicado que se puede adaptar.
No hace falta un periodo de prueba largo. Lo que sí ayuda es arrancar un lunes y no a mitad de mes, para que el primer mes cerrado sea entero.
El primer mes
Las tres primeras semanas salen olvidos: gente que no ficha la salida, que ficha dos veces la entrada o que se deja la pausa abierta. Es normal. Lo que no conviene es corregirlos a final de mes de memoria. Revisa las jornadas sin cerrar cada pocos días, corrige con la hora real y deja que quede el rastro de quién corrigió qué.
Al cerrar el primer mes, saca el registro de cada persona y míralo como lo miraría un inspector: ¿están todas las entradas y salidas?, ¿cuadran las horas con las de la nómina?, ¿se entiende cada corrección? El registro se guarda cuatro años y tiene que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección. No llevarlo es una infracción grave, con multa de 751 a 7.500 euros.
Con Ficheo, fichar y el registro legal son 0 euros, sin límite de personas, y el alta se hace el mismo día.
Esto es una explicación de la norma, no asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu asesoría.
De un vistazo
La tabla que se imprime
| Paso | Qué se hace | Referencia |
|---|---|---|
| 1 · Decidir | Dónde y con qué se ficha, pausas, olvidos, quién ve qué | art. 34.9 ET |
| 2 · Consultar | Con el comité o los delegados, si los hay | art. 34.9 ET |
| 3 · Informar de los datos | Qué se guarda, para qué y cuánto tiempo | art. 13 RGPD |
| 4 · Geolocalización, si se usa | Informar antes, de forma expresa | art. 90 LOPDGDD |
| 5 · Arrancar | Alta, acceso de cada persona y comunicado | — |
| 6 · Revisar el primer mes | Olvidos, correcciones con rastro, cierre | art. 34.9 ET |
| 7 · Guardar | Cuatro años, a disposición de quien lo pida | art. 34.9 ET |
Esto no es asesoramiento jurídico
Es lo que dicen la norma y su artículo. Tu convenio puede mejorar varios de estos números, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Preguntas
Lo que se pregunta después de leer esto
¿Necesito el permiso del comité para implantar el registro?
No es un permiso: es una consulta. Si no hay convenio ni acuerdo que lo regule, la empresa lo organiza por su cuenta después de consultarlo con la representación legal de la plantilla, como dice el artículo 34.9 del Estatuto.
¿Hay que pedir consentimiento a cada trabajador?
No para el registro en sí: es una obligación legal. Sí hay que informar de qué datos se tratan, para qué y durante cuánto tiempo. La geolocalización requiere además información expresa previa.
¿Cuánto se tarda en implantar?
Decidir y consultar es lo que más lleva. El alta en el programa y el reparto de accesos se hacen en un día. Lo prudente es arrancar a principio de mes y revisar las primeras semanas con más atención.
¿Qué hago con los olvidos del primer mes?
Corregirlos con la hora real cuanto antes, dejando constancia de quién corrigió y cuándo. Corregirlos de memoria a fin de mes resta valor al registro.
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