¿Hay que entregar el registro de jornada a los representantes?

La guía

La respuesta corta

La obligación del artículo 34.9 es de puesta a disposición, no de entrega. Su texto dice que la empresa conservará los registros durante cuatro años y que estos permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. No dice «entregará copia». Esa diferencia de dos palabras es la que genera casi todos los conflictos.

Qué significa «a disposición»

La guía del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social sobre el registro de jornada, de mayo de 2019, interpreta la expresión en dos frases que conviene conocer literalmente.

La primera: estar a disposición significa estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesible desde el mismo de forma inmediata. Es decir, no vale tenerlo en una oficina central a cuatrocientos kilómetros ni «podemos mandártelo la semana que viene». Si el registro es digital, tiene que poder abrirse ahí mismo.

La segunda: esa puesta a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni a la persona trabajadora individual ni a los representantes legales, sin perjuicio de facilitar la consulta.

Dos matices honestos sobre esa guía. Uno: no es una norma. Es un criterio interpretativo del Ministerio, útil porque orienta a la Inspección, pero los juzgados no están vinculados por ella. Dos: dice «salvo pacto expreso en contrario», y ese pacto es perfectamente posible. El segundo párrafo del propio artículo 34.9 remite la organización y documentación del registro a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con la representación legal. Ahí es donde se pacta la entrega periódica, y muchos convenios ya la recogen. Mira el convenio antes de discutir el Estatuto.

Lo que sí hay que entregar siempre

Hay tres obligaciones de entrega que no dependen de ningún pacto, y son las que más se olvidan.

1. El resumen de horas extraordinarias, a la persona trabajadora. El artículo 35.5 del Estatuto dice que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada persona se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el parte correspondiente. Aquí sí hay copia y sí hay entrega.

2. Ese mismo resumen, a los representantes, cada mes. La disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, establece que los representantes de los trabajadores tienen derecho a ser informados mensualmente por la empresa de las horas extraordinarias realizadas, cualquiera que sea su forma de compensación, recibiendo a tal efecto copia de los resúmenes del artículo 35.5. Es una obligación mensual, automática y sin petición previa.

3. El resumen mensual de los contratos a tiempo parcial. El artículo 12.4.c del Estatuto obliga a registrar la jornada día a día, totalizarla mensualmente y entregar a la persona, junto con el recibo de salarios, copia del resumen de todas las horas realizadas en el mes, ordinarias y complementarias. La empresa debe conservar esos resúmenes mensuales un mínimo de cuatro años. Y hay una consecuencia dura si no se cumple: el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.

Cada cuánto y en qué formato

Para el registro del 34.9, la ley no fija periodicidad ni soporte. Puede ser papel o digital. Lo que sí se le exige, y esto viene tanto de la guía del Ministerio como del criterio de la Inspección, es que sea fiable, que no se pueda alterar después sin dejar rastro y que sea accesible desde el centro de trabajo de forma inmediata.

La periodicidad se pacta donde dice el segundo párrafo del 34.9: convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación. En la práctica, lo que funciona es esto:

• Mensual para el resumen de horas extraordinarias a los representantes, porque ahí sí lo manda la disposición adicional tercera del RD 1561/1995.
• Mensual para el resumen de los contratos a tiempo parcial, con la nómina.
• Consulta permanente para el registro diario, con acceso desde el centro de trabajo.
• Formato legible y exportable. Un archivo cerrado que solo abre el programa de la empresa no es una puesta a disposición razonable.

En Ficheo el registro legal del artículo 34.9 sale en PDF y en CSV por centro, por persona y por mes, con el resumen mensual que se firma y el historial de quién cambió cada fichaje, cuándo y por qué. Lo que se entrega a la Inspección es el mismo documento que ve la plantilla. Y hay un enlace de solo lectura, con caducidad, pensado para una actuación inspectora. Fichar y el registro de jornada son 0 €, sin límite de empleados.

Qué pasa si la empresa se niega

Hay cuatro caminos, y no se excluyen entre sí.

• Pedirlo por escrito y dejar constancia de la fecha. Sin eso, lo demás se complica.
• Denunciar ante la Inspección de Trabajo. No llevar el registro, o no tenerlo a disposición, es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 a 7.500 euros (artículo 40.1.b). Si lo que se transgrede es el derecho de información y consulta de los representantes, el tipo aplicable es el artículo 7.7, también grave.
• Negarse ante el propio inspector sale más caro. Las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones inspectoras son obstrucción a la labor inspectora, calificada con carácter general como grave por el artículo 50.1 de la LISOS, y muy grave en los supuestos del artículo 50.4, donde la horquilla llega a 225.018 euros.
• Demanda de conflicto colectivo por la vía del artículo 153 de la Ley 36/2011, reguladora de la jurisdicción social, cuando lo que se discute afecta a un grupo genérico de personas trabajadoras.

La vía del RGPD para tus propios datos

Esto vale solo para tus propios fichajes, no para los de la plantilla. Tus registros horarios son datos personales, así que el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/679 te da derecho a obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento. El plazo de respuesta es de un mes desde la solicitud (artículo 12.3), prorrogable en dos meses más si la petición es compleja, avisándote dentro del primer mes. Si no contestan, cabe reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos por la vía del artículo 77.

Esa vía no sirve para que el comité obtenga el registro de toda la plantilla: los datos de terceros no se entregan por el artículo 15, que es un derecho individual. Para lo colectivo, el camino es el 34.9, el convenio y, si hace falta, la Inspección.

Esto es una explicación de la norma, no asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu asesoría o con la representación legal de la plantilla.