Cómo organizar las vacaciones del equipo

La guía

La respuesta corta

Las fechas se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador, conforme a la planificación anual que prevea el convenio, y cada persona tiene que conocer las suyas al menos dos meses antes de empezar a disfrutarlas (artículo 38 del Estatuto). Si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social por un procedimiento rápido.

Lo que dice la ley

• Duración: lo que diga el convenio o el contrato, y nunca menos de treinta días naturales al año (artículo 38.1).
• No se cambian por dinero: las vacaciones no se pueden sustituir por una compensación económica, salvo los días que queden sin disfrutar al terminar el contrato.
• Quién decide: la fecha se fija de común acuerdo, según la planificación anual del convenio (artículo 38.2). El calendario de vacaciones se fija en cada empresa.
• Con tiempo: cada persona conoce sus fechas al menos dos meses antes (artículo 38.3).
• Si coinciden con una baja: la persona tiene derecho a disfrutarlas en otro momento, también terminado el año natural, dentro de ciertos límites (artículo 38.3).

Cómo planificarlas

Lo que funciona en la práctica es un calendario de vacaciones por equipo, hecho a principio de año: se abre un plazo para pedir, se revisa la cobertura de cada semana y se contesta antes de una fecha fija. Las empresas que esperan a que cada uno pida cuando quiera acaban decidiendo por orden de llegada, que es la forma más rápida de que alguien se sienta tratado injustamente.

Muchos convenios fijan criterios: turnos rotativos de preferencia, prioridad para quien tiene hijos en edad escolar en verano, periodos de cierre. Si tu convenio los tiene, mandan sobre cualquier norma interna.

Cuando dos piden lo mismo

Antes de aprobar unas vacaciones, la pregunta es siempre la misma: si esta persona falta esos días, ¿queda alguien en su turno? Para responderla hay que mirar a la vez el cuadrante, las vacaciones ya aprobadas, las bajas y los festivos. Hacerlo de memoria con el calendario de la pared funciona hasta el día que coinciden una baja y un puente.

Si dos personas piden la misma semana y no caben las dos, el criterio debe ser conocido y el mismo para todos: el que diga el convenio, el que se pacte o, si no hay, uno que la empresa explique por escrito y rote cada año.

Bajas, despedidas y días que sobran

Las vacaciones se generan aunque la persona no haya trabajado el año entero: a razón de dos días y medio naturales por mes, si son treinta al año. Quien se va a mitad de año cobra los días no disfrutados en su liquidación. Y los días que no se disfrutan dentro del año, salvo baja o lo que diga el convenio, en general se pierden: conviene avisar antes de que pase.

Ver la cobertura antes de aprobar

En Ficheo las vacaciones se piden desde el móvil y, antes de aprobarlas, quien decide ve quién más falta esos días en el mismo equipo. La pantalla de cobertura enseña, hora a hora y día a día, cuánta gente cubre cada franja descontando las ausencias aprobadas y los festivos. Un aviso salta si se solapan vacaciones en un mismo equipo, y otro si alguien va a perder días sin disfrutar. El saldo de días de cada persona se descuenta solo, y los que se arrastran al año siguiente se ven aparte. La gestión de vacaciones está en el plan Esencial, desde 0,99 euros por empleado activo y mes facturado al año.

Esto es una explicación de la norma, no asesoramiento jurídico. Revisa siempre lo que diga tu convenio.