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La ley
El día a día
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El conserje abre la puerta del garaje a las siete, saca los cubos, recoge paquetes, riega el jardín y atiende al vecino que no encuentra la llave. En muchas fincas vive en la portería, así que la frontera entre estar trabajando y estar en casa la marca el convenio, no la puerta. Su empleador no es el administrador de fincas: es la comunidad, con un presidente que cambia cada año y que casi nunca sabe que tiene que llevar un registro de jornada. Cuando el conserje se va de vacaciones entra un suplente un mes, y la limpieza del portal la hace una persona dos mañanas a la semana.
Ninguno de los tres es el mismo, y ninguno se arregla con la misma pantalla.
La obligación de llevar el registro es de la comunidad, que es quien contrata. El presidente entrante no hereda una carpeta ordenada, y el administrador de fincas lleva veinte comunidades con su papel cada una. Si el registro vive en una libreta en la portería, en la primera reclamación nadie sabe dónde está.
Al conserje con vivienda le llaman a las diez de la noche porque no cierra la puerta del garaje. Qué es jornada, qué es tiempo de disponibilidad y cómo se compensa lo marca el convenio de empleados de fincas urbanas de su provincia y lo que se haya pactado. El registro tiene que reflejar lo que de verdad se trabaja, no el horario del cartel.
El conserje titular coge sus treinta días y entra otra persona a cubrirle. Son unas semanas de contrato, a menudo a tiempo parcial, y ese registro también hay que guardarlo cuatro años aunque el suplente no vuelva nunca.
El registro de jornada no es un papel que se rellena a final de mes: es lo que queda de cada día. Así es una semana corriente en comunidades de propietarios.
| Día | Qué pasa en el negocio | Qué queda en el registro |
|---|---|---|
| Lunes | El conserje abre a las siete y media, saca los cubos y cierra a la una; vuelve de cinco a ocho. | Dos tramos fichados desde su móvil en la portería; el día es la suma de los dos y la pausa del mediodía no cuenta. |
| Martes | La limpiadora del portal hace escaleras y ascensor de ocho a once. | Ficha con su móvil o con el cartel QR del cuarto de limpieza; al ser tiempo parcial, el mes sale totalizado para darle copia con la nómina. |
| Miércoles | Avería del ascensor: el conserje se queda hasta las nueve esperando al técnico. | La salida real queda fichada y la hora de más sale en su saldo, sin que nadie la apunte aparte. |
| Jueves | A las once de la noche un vecino llama porque la puerta del garaje no cierra; el conserje baja veinte minutos. | Si esa salida es trabajo según su convenio y lo pactado, se ficha como un tramo más; el registro guarda la hora real, de noche. |
| Viernes | La limpiadora vuelve de ocho a once y hace también el patio. | Segundo día de la semana registrado; el total del mes se ve contra lo que dice su contrato. |
| Sábado | El conserje solo trabaja por la mañana según su contrato, hasta la una. | Queda registrado; la vigilancia de descansos mira que tenga su día y medio a la semana. |
| Domingo | Libra; la portería está cerrada aunque él siga viviendo en la finca. | Ningún fichaje: vivir en la portería no es jornada. |
Dos pantallas, y las dos son las que se abren todas las semanas en este sector.
El conserje ficha con su móvil, con un toque, sin instalar nada de una tienda de aplicaciones. Una tablet en el portal se la puede llevar cualquiera; un cartel QR dentro de la portería o del cuarto de limpieza deja escrito en qué finca se fichó.
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Cada comunidad es su propio empleador, con su registro y su plantilla. El administrador de fincas puede tener las comunidades que lleva enlazadas a su acceso y saltar de una a otra desde el móvil, sin mezclar a nadie.
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Ficheo no lleva cuotas, recibos, derramas, actas, juntas, presupuestos ni incidencias de la finca, y no se conecta con ningún programa de administración de fincas. No calcula el salario del conserje ni valora la vivienda como parte de su retribución: eso es nómina y lo dice su convenio. Tampoco lleva un registro aparte de tiempo de disponibilidad: aquí se ficha lo que se trabaja, y qué parte de estar localizable cuenta como jornada lo decide el convenio de tu provincia y lo pactado. La empresa de limpieza externa que manda a alguien al portal lleva el registro de su gente; la comunidad no.
Cuando la comunidad contrata a un conserje, a un portero o a una limpiadora, es su empleadora y le toca el registro diario del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: hora de inicio y de final de cada jornada, guardado cuatro años, a disposición de la persona, de sus representantes y de la Inspección. Que lo gestione un administrador de fincas no traslada la obligación: la comunidad responde.
La jornada, los descansos, el régimen del conserje con vivienda y cómo se trata el tiempo en que está localizable los regula el convenio de empleados de fincas urbanas, que se negocia por provincia o por comunidad autónoma y cambia de un sitio a otro. Búscalo en el boletín oficial de tu provincia o en REGCON y pregúntalo a tu asesoría: aquí no se dan sus cifras porque no son las mismas en Sevilla que en Bilbao.
Estar localizable en la portería no es necesariamente tiempo de trabajo, pero bajar a abrir el garaje a las once de la noche sí suele serlo. Dónde está la raya depende de lo que diga el convenio, de lo que se haya pactado y de cuánto limite de verdad la vida de la persona. Lo explicamos con más calma en guardias y tiempo de disponibilidad.
La limpieza del portal y muchas suplencias son contratos a tiempo parcial. Para ellos el artículo 12.4.c del Estatuto pide registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar copia del resumen junto con la nómina. Y entre una jornada y la siguiente tiene que haber al menos doce horas, artículo 34.3, también para el conserje que vive en la finca.
Es lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan. Tu convenio puede cambiar varios de estos puntos, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Ninguno es mala fe. Son costumbres del oficio que, el día que alguien reclama o llega una inspección, dejan el registro sin valor.
El administrador gestiona, pero la empleadora es la comunidad. Si nadie ha decidido cómo se registra la jornada, en una inspección la que responde es la comunidad, con su presidente al frente.
El conserje que se queda hasta las nueve esperando al técnico del ascensor ha trabajado esas horas. Si el registro copia el horario de la puerta, no sirve para lo que existe: saber cuánto se trabaja de verdad.
El error contrario. Vivir en la finca no convierte cada hora en jornada. Mezclarlo infla el registro y abre una discusión que el convenio ya tiene resuelta.
Un mes de contrato también es jornada registrable. Si el suplente apunta sus horas en un papel que se pierde, son cuatro años de obligación de guardar algo que no existe.
Una tablet a la vista en un portal desaparece o la usa quien no debe. El móvil del conserje, o un cartel QR dentro de la portería, deja el mismo registro sin dejar un aparato en la calle.
La comunidad, porque es la empleadora. El administrador puede gestionarlo en su nombre y tener todas las comunidades que lleva en una sola cuenta, pero la obligación del artículo 34.9 es de quien contrata.
No. Ficha lo que trabaja: sus tramos de mañana y tarde y las salidas fuera de horario que según su convenio sean trabajo. Vivir en la finca no es jornada, y qué parte de estar localizable cuenta lo decide el convenio de fincas urbanas de tu provincia.
No. El conserje ficha con su móvil, y si no quiere usar el suyo, se puede poner una tablet con PIN dentro de la portería. Fichar y guardar el registro cuatro años es gratis y sin límite de personas.
Nada, si le basta con fichar y el registro legal: el plan Gratis no tiene límite de plantilla. Si quiere bolsa de horas, vacaciones o plantillas de horario, el plan Esencial cuesta 0,99 € por empleado activo y mes facturado al año, sin IVA; con un conserje es un euro al mes.
Ficha esas dos mañanas igual que el conserje. Si su contrato es a tiempo parcial, el mes sale totalizado del mismo registro para darle la copia con la nómina, como pide el artículo 12.4.c del Estatuto.
Sí, si se le da acceso como responsable de esa comunidad. Ve el registro de su finca y nada de otras comunidades del mismo administrador.
Se le da de alta para esas semanas y ficha desde su móvil. Al acabar, la baja guiada le retira el acceso y su registro se queda guardado los cuatro años, aunque no vuelva.
Todos los oficios, cada uno con su problema propio y lo que Ficheo no resuelve en él.
Cuándo estar localizable es jornada y cuándo no, con la prudencia que el tema pide.
Si la limpieza del portal la hace una empresa externa, el registro lo lleva ella.
Quién ficha y quién no.
El hijo que trabaja en la tienda, la mujer que lleva las cuentas y dos empleados de fuera.
Ver el casoSocios trabajadores con jornada de estatutos y asalariados con registro obligatorio, en la misma nave.
Ver el casoBrigada, limpieza, polideportivo y oficinas, cada uno en un sitio.
Ver el casoSe crea la cuenta y se ficha el mismo día. Fichar y el registro de jornada que exige la ley no cuestan nada.