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Un coworking se mira desde dos lados. Desde dentro, es una empresa pequeña con recepción de ocho a ocho, alguien de comunidad que organiza el desayuno del jueves y la charla de las siete, la limpieza a primera hora y un evento de tarde que acaba a las diez. Desde fuera, es el sitio donde trabaja la gente de otras empresas: el comercial que alquila un puesto fijo en Valencia porque su empresa está en Madrid, o la diseñadora que prefiere no trabajar en la mesa de la cocina. Las dos lecturas tienen registro de jornada, y no se llevan igual.
Ninguno de los tres es el mismo, y ninguno se arregla con la misma pantalla.
De ocho a ocho no lo cubre una persona: hay turno de mañana y de tarde, y los días de evento alguien se queda hasta las diez. Si los turnos se apuntan en una hoja, los días de evento se cuentan a ojo, y a final de mes nadie sabe cuántas horas de más hizo quién.
Si tu empresa alquila un puesto en un coworking para su delegación de Valencia, eso se parece mucho a un centro de trabajo tuyo. Si una persona elige trabajar desde un coworking cerca de su casa en vez de desde casa, eso se parece al trabajo a distancia. La diferencia cambia qué acuerdo hace falta y cómo se apunta cada jornada.
La gente de otras empresas no puede fichar en tu tablet de recepción, y tú no quieres verlos en tu panel. Cada empresa lleva el registro de su propia gente, y su gente ficha desde su móvil o su portátil, esté en el coworking que esté.
El registro de jornada no es un papel que se rellena a final de mes: es lo que queda de cada día. Así es una semana corriente en coworkings.
| Día | Qué pasa en el negocio | Qué queda en el registro |
|---|---|---|
| Lunes | Recepción de mañana de 08:00 a 15:00 y de tarde de 14:00 a 20:00, con una hora de solape para el relevo. | Dos jornadas fichadas en la tablet de recepción con PIN. El solape es jornada de las dos. |
| Martes | La persona de limpieza entra a las 06:30, antes de que llegue nadie, y sale a las 09:30. | Ficha con el cartel QR del cuarto de limpieza: el código identifica el sitio y quien ficha es su sesión del móvil. |
| Miércoles | La de comunidad trabaja desde casa por la mañana preparando el boletín y viene por la tarde. | Si tienes el modo presencial o a distancia encendido, cada jornada lleva el suyo. Se elige al entrar y vale para toda la jornada. |
| Jueves | Charla con networking de 19:00 a 21:30. La de comunidad y la recepción de tarde se quedan hasta las 22:00. | Las dos salidas reales quedan fichadas. Las horas de más salen en el saldo de cada una y se pueden compensar. |
| Viernes | La de comunidad libra la mañana para compensar el jueves. | La bolsa de horas baja lo que se devuelve. Al día siguiente del evento, entre las 22:00 y la entrada hay más de doce horas: Ficheo lo comprueba. |
| Sábado | Alquiler de sala para un taller externo de 10:00 a 14:00. Abre la recepción de tarde. | Sábado fuera de horario: sale como horas de más para quien lo trabaje, y el descanso semanal se mira sobre lo fichado. |
Dos pantallas, y las dos son las que se abren todas las semanas en este sector.
Para las empresas cuya gente trabaja desde un coworking, Ficheo puede apuntar en cada jornada si se hizo en el centro o a distancia. Y si el coworking es la oficina de tu delegación, se da de alta como un centro de trabajo más, con sus festivos locales.
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Recepción de mañana y de tarde, limpieza antes de abrir y la persona de comunidad que se queda en los eventos. Con turnos, la semana de cada una se ve de un vistazo y las tardes largas quedan contadas.
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Ficheo no lleva las reservas de puestos ni de salas, ni el control de acceso de los socios a la puerta, ni la facturación de las cuotas, ni la lista de quién está hoy en el espacio. Los usuarios del coworking que trabajan para otras empresas no entran en tu registro: cada empresa registra a su propia gente. Y no decide si un coworking es centro de trabajo o teletrabajo: eso depende de quién lo elige, quién lo paga y qué dice el acuerdo, y se mira con la asesoría.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide registrar cada día el inicio y el final de la jornada de cada persona con contrato, guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de ella, de sus representantes y de la Inspección. No dice nada de un lugar: obliga igual si se trabaja en la oficina, en casa o en un coworking. Lo que cambia según el sitio es qué otras normas se suman.
La Ley 10/2021 llama trabajo a distancia al que se hace en el domicilio de la persona o en el lugar que ella elija, y la aplica cuando es regular: el treinta por ciento de la jornada en un periodo de tres meses. Una persona que elige un coworking en lugar de su casa encaja ahí, y entonces hace falta acuerdo por escrito y un registro que recoja ese tiempo. Si es la empresa la que contrata el puesto como su oficina, se parece más a un centro de trabajo. Cómo encaja tu caso, pregúntalo a tu asesoría.
El artículo 34.3 del Estatuto pide doce horas entre el final de una jornada y el principio de la siguiente, y nueve horas ordinarias diarias como máximo salvo que el convenio o un acuerdo digan otra cosa. Una charla que acaba a las diez y una apertura a las ocho de la mañana siguiente son diez horas: no cabe. Ficheo lo mira sobre lo fichado y sobre el cuadrante antes de publicarlo.
Recepción, comunidad y administración suelen ir con el convenio de oficinas y despachos de la provincia, y la limpieza puede ir con el suyo si está subcontratada. No lo damos por supuesto: mira el que aplique a tu actividad en el boletín de tu provincia o en REGCON. Más en convenio de oficinas y despachos.
Es lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan. Tu convenio puede cambiar varios de estos puntos, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Ninguno es mala fe. Son costumbres del oficio que, el día que alguien reclama o llega una inspección, dejan el registro sin valor.
La tablet de recepción es para tu plantilla. Si fichan ahí usuarios de otras empresas, tu registro se llena de gente que no es tuya y el suyo se queda vacío.
Si la empresa alquila el puesto para su delegación, no es teletrabajo: es su sitio de trabajo. Mezclarlo con el acuerdo de trabajo a distancia lleva a pagar o a pactar lo que no toca.
La charla del jueves hasta las diez es la tarde con más horas de la semana y la que nunca está en el horario. Si no se ficha la salida real, esas horas no existen.
Una empresa con gente en coworkings de tres ciudades tiene festivos locales distintos en cada una. Con un calendario común, a unos se les perdona un día que no era suyo y a otros se les reclama uno que sí lo era.
Con turnos de recepción mal hechos, quien cierra un evento a las diez abre al día siguiente. Son menos de doce horas de descanso y el cuadrante lo avisa antes de publicarlo.
No. Cada empresa registra la jornada de su propia gente. Tus usuarios fichan, si les toca, en el sistema de la empresa para la que trabajan; en tu registro solo está tu plantilla: recepción, comunidad, limpieza propia y administración.
Desde su móvil o su portátil, o desde Slack, Teams o Telegram si lo tenéis abierto todo el día. Si el coworking es vuestra oficina allí, se da de alta como un centro, con sus festivos locales; si es un sitio elegido por la persona para trabajar a distancia, se marca la jornada como a distancia.
Depende. Si la persona lo elige en lugar de su casa, encaja en el trabajo a distancia de la Ley 10/2021 y hace falta acuerdo si es regular. Si la empresa lo contrata como su oficina, se parece más a un centro de trabajo. Cada caso lo mira tu asesoría.
Sí, si enciendes la geolocalización y das de alta el coworking como centro: Ficheo apunta a cuántos metros de ese centro se fichó. No impide fichar nunca, y antes de encenderla hay que informar a la plantilla.
Con la salida real fichada. La diferencia con el horario sale en el saldo de cada persona, que puede pedir esas horas desde el móvil para cobrarlas o para la bolsa de horas, según lo que tengáis pactado.
Fichar, el registro legal, la tablet de recepción y un centro de trabajo son gratis, sin límite de plantilla. Con varios centros y el cuadrante de turnos hace falta un plan de pago: Esencial llega a dos centros y Equipo a cinco. Los números, en precios.
Todos los oficios, cada uno con su problema propio y lo que Ficheo no resuelve en él.
El registro en una oficina con horario flexible y gente que entra y sale.
Cada sede con su calendario de festivos, en una sola cuenta.
Oficina, clientes y horas por proyecto.
Horario flexible, equipo en remoto, guardias y fundadores que no fichan.
Ver el casoMostrador con jornada partida, guardias para viajeros con problemas, ferias y temporada alta.
Ver el casoJuntas de propietarios hasta las diez de la noche, visitas a fincas y urgencias en fin de semana.
Ver el casoSe crea la cuenta y se ficha el mismo día. Fichar y el registro de jornada que exige la ley no cuestan nada.