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La ley
El día a día
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En una startup de veinte personas hay quien entra a las ocho para salir a recoger a los niños y quien rinde a partir de las once. La mitad trabaja desde casa dos o tres días, alguien vive en otra ciudad y viene una semana al mes, y quien está de guardia esta semana duerme con el portátil cerca por si se cae el servicio. Los fundadores trabajan más que nadie y no tienen nómina, hay dos becarios de la universidad y una ronda de inversión que trae auditorías. Nada de eso exime del registro de jornada: solo cambia cómo llevarlo sin que parezca una fábrica.
Ninguno de los tres es el mismo, y ninguno se arregla con la misma pantalla.
Que cada uno organice sus horas es un acuerdo interno muy razonable. Pero el Estatuto pide registrar cada día cuándo se empieza y cuándo se acaba, y «aquí no fichamos, somos flexibles» es exactamente lo que no se puede defender delante de la Inspección, ni en la auditoría de la próxima ronda.
Quien está de guardia no trabaja ocho horas más, pero tiene que estar localizable, y si a las tres de la madrugada salta una alerta, trabaja una hora y media. Esa hora y media es jornada; el resto de la noche, depende de lo que se le exija. Si no se registra lo que se trabajó, ni se paga ni se devuelve.
Los fundadores con mucho capital y cargo de administrador, los becarios de prácticas curriculares, el freelance que hace el diseño: no todos entran en el registro, y meterlos o dejarlos fuera sin pensarlo crea problemas en las dos direcciones.
El registro de jornada no es un papel que se rellena a final de mes: es lo que queda de cada día. Así es una semana corriente en startups.
| Día | Qué pasa en el negocio | Qué queda en el registro |
|---|---|---|
| Lunes | Reunión de equipo a las 10:00 en la oficina. Los que viven fuera se conectan desde casa. | Cada uno ficha desde el móvil, el portátil o el canal de Slack del equipo. Los que se conectan llevan la jornada marcada como a distancia. |
| Martes | Una desarrolladora entra a las 07:30 y sale a las 15:30; otro entra a las 11:00 y sale a las 19:30. | Dos horarios distintos, los dos dentro de lo pactado. El registro guarda la entrada y la salida reales de cada uno. |
| Miércoles | A las 03:10 salta una alerta y el de guardia trabaja hasta las 04:40. | Ficha la intervención desde el móvil. Esa hora y media queda contada como franja nocturna y en su saldo. |
| Jueves | El de guardia entra a las 10:00 en vez de a las 08:00 para descansar. | Ficheo mira si entre las 04:40 y la entrada hay doce horas. Si no, lo avisa con su nombre y el día. |
| Viernes | Los becarios de prácticas curriculares salen a las 14:00, como dice su convenio con la universidad. | Si no tienen contrato laboral, no entran en el registro legal. Si los das de alta para seguir sus horas, conviene saber que no es lo mismo. |
| Sábado | Un despliegue grande se hace en fin de semana para no molestar a los usuarios: dos personas, de 09:00 a 13:00. | Horas de más que salen en el saldo de cada uno y se pueden pedir desde el móvil, cobradas o a la bolsa. |
Dos pantallas, y las dos son las que se abren todas las semanas en este sector.
En una startup la gente vive en el chat del equipo. Se puede fichar escribiendo al bot desde Slack, Teams, Google Chat, Discord, Mattermost, Rocket.Chat, Webex o Telegram, o con un toque en la app, o con Siri. Todo cae en el mismo registro.
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Si necesitas saber cuántas horas se fueron a cada proyecto —un cliente, un desarrollo subvencionado, una línea de producto—, Ficheo deja repartir la jornada al terminarla, cuando ya se sabe cuántas horas son.
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Ficheo no lleva tareas, ni sprints, ni la planificación del producto, ni el sistema de alertas de las guardias, ni las nóminas, ni las participaciones de nadie. No mide productividad ni cuánto tiempo se pasa en cada aplicación, y no lo va a hacer: registra cuándo se empieza y cuándo se acaba. Tampoco decide quién tiene que fichar: los fundadores con control y cargo de administrador, los becarios sin contrato laboral y los freelance no entran en el registro, y si alguno está en tierra de nadie, lo resuelve tu asesoría. La API es de solo lectura y está en el plan Pro.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de final de la jornada de cada persona con contrato, a guardarlo cuatro años y a tenerlo a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Se organiza por convenio, por acuerdo de empresa o, si no hay, por decisión de la empresa previa consulta a los representantes. El horario flexible es compatible: se registra la hora a la que cada uno empezó de verdad. Y si la jornada se reparte de forma irregular a lo largo del año, mira la distribución irregular.
El tiempo que se interviene en una guardia es tiempo de trabajo. El tiempo en que solo se está localizable puede serlo o no, según lo que se exija: cuánto tarda uno en tener que responder, si puede hacer vida normal. Los tribunales lo miran caso por caso, y tu convenio o tu acuerdo pueden regularlo. Lo explicamos en guardias y tiempo de disponibilidad; aquí lo importante es que la intervención quede fichada.
El artículo 1.3.c del Estatuto deja fuera la actividad de quien solo es consejero o administrador. Un fundador con un paquete grande de la sociedad y cargo de administrador normalmente no tiene un contrato de trabajo y no ficha. Un cofundador con poca participación y sueldo, sin cargo, puede ser un trabajador más. Depende del capital, del cargo y de cómo trabaja: está en ¿tiene que fichar el socio o administrador?
Las prácticas curriculares de un convenio con la universidad no son un contrato de trabajo, y el contrato formativo sí lo es. Lo contamos en becarios y prácticas. Y si una parte del equipo trabaja desde casa de forma regular —la Ley 10/2021 pone el listón en el treinta por ciento de la jornada en tres meses—, hace falta acuerdo de trabajo a distancia por escrito, además del registro.
Es lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan. Tu convenio puede cambiar varios de estos puntos, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Ninguno es mala fe. Son costumbres del oficio que, el día que alguien reclama o llega una inspección, dejan el registro sin valor.
Confiar en la gente está bien, y el registro no lo contradice. Lo que no se puede es no tenerlo: es una infracción grave aunque nadie haga una hora de más. Y en una auditoría de inversión, un hueco así sale.
La hora y media de las tres de la madrugada es jornada, nocturna además. Si no se ficha, ni se paga ni se devuelve, y el descanso del día siguiente se rompe sin que nadie lo vea.
Meter a un administrador con el control de la sociedad en el registro legal no le da ningún derecho y confunde el documento. Si quiere ver sus horas, puede usar la app, pero conviene que esté claro que no es lo mismo.
El registro dice cuándo se trabaja, no cuánto rinde nadie. Mirar las horas como si fueran resultados lleva a que la gente fiche por quedar bien, y entonces el dato deja de valer para lo que la ley pide.
Tener a la mitad del equipo en remoto de forma regular sin acuerdo por escrito es un problema aparte del registro. Fichar bien no lo arregla.
Sí. El registro de jornada obliga a cualquier empresa con personas contratadas, tenga diez o mil, y el horario flexible no lo cambia: se registra la hora a la que cada uno empezó y acabó de verdad. Fichar se puede hacer desde el chat del equipo sin abrir nada más.
Depende de su participación, de su cargo y de cómo trabajan. Un administrador que controla la sociedad normalmente no tiene contrato de trabajo y no entra en el registro. Un cofundador con poco capital y nómina puede ser un trabajador más. Está explicado en ¿tiene que fichar el socio?
Depende de qué tengan. Si están en prácticas curriculares por un convenio con la universidad, no hay contrato laboral y no entran en el registro legal. Si tienen un contrato formativo, son plantilla y fichan como los demás.
Se ficha cada intervención desde el móvil: la entrada cuando se empieza a trabajar y la salida al terminar. Ficheo cuenta las horas nocturnas aparte y vigila el descanso del día siguiente. Si el tiempo de solo estar localizable cuenta o no, lo dice tu convenio o tu acuerdo.
Sí. También desde Teams, Google Chat, Discord, Mattermost, Rocket.Chat, Webex o Telegram, y con Siri en el iPhone. Está incluido en todos los planes, también en el gratuito.
Sí, de solo lectura, en el plan Pro: claves que eligen qué pueden leer y cuándo caducan, y webhooks firmados que avisan al fichar y al resolver una ausencia. No se escribe en el registro desde fuera.
En el tipo de empresa, no en el producto. Aquí hablamos de equipos jóvenes y pequeños, con fundadores, becarios y mucho remoto; en empresas de software está el día a día de un equipo técnico ya asentado, con clientes y proyectos.
Todos los oficios, cada uno con su problema propio y lo que Ficheo no resuelve en él.
Equipos técnicos con clientes, proyectos y horas imputadas.
Cuándo el tiempo localizable cuenta como jornada y cuándo no.
Oficina, clientes y horas por proyecto.
Mostrador con jornada partida, guardias para viajeros con problemas, ferias y temporada alta.
Ver el casoJuntas de propietarios hasta las diez de la noche, visitas a fincas y urgencias en fin de semana.
Ver el casoControl horario para agencias de marketing: horario flexible, semanas de entrega y horas por cliente.
Ver el casoSe crea la cuenta y se ficha el mismo día. Fichar y el registro de jornada que exige la ley no cuestan nada.