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El día a día
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El despacho abre por la mañana con el teléfono sonando: una gotera en el cuarto, un ascensor parado, un vecino que pregunta por la derrama. Por la tarde se preparan convocatorias y actas, y dos o tres noches por semana hay junta de propietarios a las siete y media, que con suerte acaba a las nueve y media y sin suerte a las once. Entre medias, visitas a las fincas con el técnico del seguro, el portal que hay que pintar, el presupuesto de la fachada. Y el sábado alguien coge el teléfono de urgencias porque se ha roto la bajante del tercero.
Ninguno de los tres es el mismo, y ninguno se arregla con la misma pantalla.
Una junta convocada a las siete y media en segunda convocatoria, con un punto de derramas en el orden del día, no acaba cuando dice el horario del despacho. Si al día siguiente se entra a las nueve, entre la salida y la entrada hay diez horas, y el descanso de doce del Estatuto se ha roto sin que nadie lo vea.
La visita a la finca con el perito, la reunión con el presidente en su portal, la revisión de la obra del tejado. Quien sale del despacho a las diez y vuelve a las dos tiene que poder fichar fuera, y la ruta entre fincas dentro de la jornada es trabajo.
Hay comunidades que consumen el triple de horas que otras por sus juntas, sus obras y sus conflictos. Si no se sabe cuántas horas se van en cada una, no se sabe cuál sale a cuenta, y renegociar los honorarios es hablar a ojo.
El registro de jornada no es un papel que se rellena a final de mes: es lo que queda de cada día. Así es una semana corriente en administradores de fincas.
| Día | Qué pasa en el negocio | Qué queda en el registro |
|---|---|---|
| Lunes | Despacho de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00. Mucho teléfono por las incidencias del fin de semana. | Tres jornadas partidas fichadas en el ordenador del puesto o el móvil. El administrador colegiado, si es autónomo, no entra. |
| Martes | Junta de una comunidad grande de 19:30 a 22:40. Va la oficial que lleva esa finca. | Ficha la salida real desde el móvil, en el portal. El tramo de 22:00 a 22:40 sale como nocturno. |
| Miércoles | La oficial de la junta entra a las 09:00, como todos los días. | Entre las 22:40 y las 09:00 hay diez horas y veinte minutos. Ficheo avisa del descanso de doce horas que no se cumplió, con su nombre y el día. |
| Jueves | Visita a dos fincas con el técnico del seguro, de 10:00 a 13:30. | Ficha al salir del despacho y al volver. Si tienes la imputación encendida, reparte esas horas a las dos comunidades al acabar el día. |
| Viernes | Otra junta, esta vez de 18:00 a 19:30, más corta. Tarde de actas. | Jornada con tres tramos. El total del día es la suma de los tres. |
| Sábado | Rotura de una bajante a las 11:00. Quien tiene el teléfono de urgencias llama al fontanero y va a la finca. | La intervención se ficha desde el móvil. Sale como horas en día no laborable para esa persona y en su saldo. |
Dos pantallas, y las dos son las que se abren todas las semanas en este sector.
Ficheo mira sobre lo fichado si entre una jornada y la siguiente pasan doce horas, y lo dice con la persona y el día. En un despacho de fincas es el aviso que más salta, y el que conviene ver antes de que se repita cada semana.
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Al terminar la jornada, cada persona reparte sus horas entre las comunidades en las que ha trabajado: la junta, la visita, la tarde de actas. Así se ve qué fincas consumen más horas de las que pagan.
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Ficheo no lleva la contabilidad de las comunidades, ni los recibos, ni las convocatorias ni las actas, ni el registro de incidencias, ni la relación con los proveedores. Tampoco lleva el registro de jornada de los conserjes y porteros de las fincas: su empleadora suele ser la propia comunidad, que es otra empresa con su propio registro, aunque el despacho lo gestione. Y el administrador colegiado que ejerce como autónomo no entra en el registro de su despacho. Cuenta horas, no honorarios.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide registrar cada día el inicio y el final de la jornada de cada persona con contrato, guardarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. En un despacho de fincas la jornada no acaba en la puerta: acaba al salir de la última junta, y eso es lo que tiene que decir el registro. Lo contamos en qué es el registro de jornada.
El artículo 34.3 del Estatuto exige al menos doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, y limita la jornada ordinaria a nueve horas diarias salvo que el convenio o un acuerdo repartan el tiempo de otra forma. Una junta que acaba a las once y una entrada a las nueve no lo cumplen. La solución no está en el programa sino en organizar las entradas del día siguiente.
La plantilla de un despacho de administración de fincas suele ir con el convenio de oficinas y despachos de su provincia, aunque conviene comprobarlo, porque en algún sitio puede haber otro. Ahí están la jornada anual, el horario de verano y los permisos. No damos cifras porque cambian por provincia y año: mira el tuyo en el boletín o en REGCON, y en convenio de oficinas y despachos.
Las horas extraordinarias tienen un tope de ochenta al año según el artículo 35.2 del Estatuto, sin contar las que se compensan con descanso en los cuatro meses siguientes, y el artículo 35.5 pide registrarlas día a día y totalizarlas. En un despacho con juntas varias noches por semana, el tope se acerca más de lo que parece. Más en el límite legal de horas extra.
Es lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y las normas que se citan. Tu convenio puede cambiar varios de estos puntos, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Ninguno es mala fe. Son costumbres del oficio que, el día que alguien reclama o llega una inspección, dejan el registro sin valor.
El horario del despacho no es el de la junta. Si el registro dice la hora del cartel, las horas de la noche desaparecen y el descanso roto no se ve.
Son diez horas de descanso, no doce. Pasa todas las semanas en muchos despachos y es lo primero que salta cuando se mira el registro con atención.
El conserje trabaja para la comunidad, no para el despacho. Meterlo en el registro del despacho mezcla dos empresas y deja a la comunidad sin el suyo.
Si la ficha empieza y acaba en el despacho, la mañana de visitas queda como un hueco. Se ficha desde el móvil al salir, y el tiempo entre fincas es jornada.
Sin ese dato, la comunidad de los conflictos parece igual de rentable que la tranquila. Con las horas repartidas, se ve.
Sí. Ir a una junta por encargo del despacho es trabajo, sea a la hora que sea. Se ficha la salida real desde el móvil, y si pasan de la jornada pactada salen como horas de más en el saldo de esa persona.
Organizar su entrada del día siguiente para que pasen doce horas, como pide el artículo 34.3 del Estatuto. Ficheo avisa sobre lo fichado con la persona y el día, así que se ve enseguida qué juntas lo están rompiendo.
Sí, pero en el registro de su empleadora, que suele ser la comunidad, no en el del despacho. Si la comunidad lo lleva con Ficheo, es otra empresa dentro de la cuenta, y su registro va aparte.
Sí, encendiendo la imputación de horas, que está en el plan Equipo. Al terminar el día cada persona reparte sus horas entre las comunidades, y a fin de mes se ve el total por finca.
No, si ejerces como autónomo o eres el titular del despacho. El registro de jornada es para las personas con contrato de trabajo. Si eres socio de una sociedad, mira quién ficha cuando hay socios.
En las noches y en la calle. Una asesoría tiene picos de trabajo por los plazos de los impuestos, pero el día acaba en el despacho; un despacho de fincas tiene juntas de noche, visitas y urgencias. El registro es el mismo, lo que cambia es dónde se rompe.
Todos los oficios, cada uno con su problema propio y lo que Ficheo no resuelve en él.
Picos de plazos fiscales, jornada intensiva y horas de más en temporada.
Técnicos que van de finca en finca con urgencias y guardias.
Oficina, clientes y horas por proyecto.
Control horario para agencias de marketing: horario flexible, semanas de entrega y horas por cliente.
Ver el casoControl horario para empresas de software: equipo híbrido, horario flexible y guardias de soporte.
Ver el casoConsultores en casa del cliente, teletrabajo y horas por proyecto.
Ver el casoSe crea la cuenta y se ficha el mismo día. Fichar y el registro de jornada que exige la ley no cuestan nada.