¿Es legal fichar por WhatsApp, Telegram o Teams?

La guía

La respuesta corta

Sí, puede ser legal, siempre que el mensaje acabe en un registro de verdad. La ley no nombra ninguna tecnología: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide un registro diario con la hora de inicio y la de fin de cada persona, que se conserve cuatro años y que esté a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Si WhatsApp, Telegram o Teams son solo la puerta por la que entra el fichaje, y detrás hay un sistema que lo guarda con su hora, su persona y su rastro de cambios, el canal vale tanto como un reloj de pared.

Lo que no es un registro es escribir «ya estoy» en el grupo del trabajo o mandarle una captura al encargado. Eso deja una conversación, no un registro: no está ordenada por persona y día, se puede borrar, vive en el teléfono de cada uno y nadie puede sacar de ahí el documento que pide la Inspección sin copiarlo a mano.

Qué exige la ley

El registro de jornada entró en el Estatuto con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. El artículo 34.9 dice tres cosas que conviene leer despacio, porque ninguna habla del aparato:

• Qué se apunta. «La empresa garantizará el registro diario de jornada», que tiene que incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Día a día y persona a persona.
• Quién decide cómo. El registro se organiza y se documenta por negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla. Cambiar de sistema, también a uno por mensaje, pasa por ese cauce.
• Cuánto tiempo y para quién. La empresa conserva los registros durante cuatro años, y permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El origen de esa redacción está en la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, que pidió a los Estados un sistema objetivo, fiable y accesible para medir la jornada de cada trabajador. Esas tres palabras son la mejor vara para medir cualquier canal. A quién alcanza la obligación, con sus excepciones, está en la guía de si es obligatorio fichar.

Lo que el artículo no dice es con qué se ficha. La guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo, de 2019, lo remata: vale cualquier sistema, en papel o telemático, que dé información fiable y que no se pueda manipular después, ni por la empresa ni por la persona trabajadora. Ahí cabe un chat.

El canal no importa: importa dónde queda

Con esa vara, la pregunta útil deja de ser «¿vale WhatsApp?» y pasa a ser «¿dónde acaba lo que escribo?». Hay dos respuestas posibles, y son muy distintas.

El mensaje llega a un programa. Un bot recibe «entrada», sabe quién la manda, apunta la hora y contesta confirmándola. El fichaje queda en una base de datos, junto a los de la app o la tablet, y cada corrección deja escrito quién, cuándo y qué había antes. El chat es solo un mando a distancia.

El mensaje se queda en el chat. Nadie lo recoge: vive en los teléfonos, mezclado con fotos y cambios de turno. Para tener un registro habría que pasarlo a una hoja cada día, con todos los problemas de un registro de jornada en Excel.

Lo mismo vale para Teams, Slack o Google Chat: un bot conectado a un registro puede cumplir; un «buenos días, entro» en el canal general, no. En Ficheo se ficha hoy por Telegram, Microsoft Teams, Slack, Google Chat y otros chats de empresa, y todos caen en el mismo registro, con cada fichaje marcado con su origen. WhatsApp todavía no está disponible y no tiene fecha.

Un bot con registro frente a avisar en el grupo

El grupo de WhatsApp de la plantilla es lo primero que prueban muchas empresas pequeñas. Como costumbre no tiene nada de malo. Como registro de jornada falla por cinco sitios.

1. La hora no es la de la llegada. Se puede escribir «entré a las ocho» a las diez, o avisar desde el coche antes de aparcar. Y un mensaje se puede editar un rato después de enviarlo.
2. Se borra. Cualquiera puede borrar un mensaje para todos, vaciar el chat o cambiar de teléfono sin copia. Cuatro años son muchos teléfonos.
3. No está ordenado. La Inspección no pide una conversación: pide la jornada de cada persona, día a día. Sacarla de un grupo obliga a copiar a mano, y quien copia se equivoca o redondea.
4. No hay rastro de las correcciones. Si alguien se olvidó de avisar y el encargado lo apunta después, no queda escrito quién lo hizo, cuándo ni por qué.
5. Enseña datos de más. En un grupo cada participante ve el número de teléfono de los demás y a qué hora entra y sale cada compañero, algo que choca con lo que pide la Agencia Española de Protección de Datos para el registro.

Las capturas de pantalla, peor: una imagen se retoca con cualquier aplicación. Los tribunales admiten conversaciones de mensajería como prueba, pero con cautela. La Sala de lo Penal del Tribunal Supremo, en su sentencia 300/2015, de 19 de mayo, advirtió de que se pueden manipular y de que, si se impugnan, quien las aporta tiene que demostrar que son auténticas. Una captura puede ayudar en un juicio; no sirve para llevar el registro de una plantilla.

Cómo se sabe quién ficha

Un registro fiable apunta la hora de una persona concreta. Cada canal lo resuelve de una manera:

• Por el número de teléfono. Es lo natural en WhatsApp. Es cómodo, pero un número no es una persona: los teléfonos se prestan y, cuando se da de baja una línea, con el tiempo la operadora reasigna ese número a otra persona.
• Por un código de alta. La persona vincula su cuenta una sola vez con un código que le da la empresa. Así funciona Ficheo en Telegram: la primera vez se escriben el código de la empresa, de 4 caracteres, y el personal, de 6, que es de un solo uso y caduca a los 30 días. Cinco intentos fallidos obligan a esperar quince minutos, y queda anotado quién emitió cada código.
• Por la plataforma de la empresa. En Teams, Slack o Google Chat se escribe desde la cuenta de trabajo, y la plataforma firma cada petición que manda al bot. Así el bot sabe que el mensaje viene de verdad de ese espacio de trabajo y no de alguien que lo imita desde fuera.

Ningún canal resuelve el móvil prestado. Si una compañera escribe «entrada» desde el teléfono de otra, se apunta la entrada de la dueña. Eso es fichar por otro compañero, y tiene consecuencias. Donde sea un riesgo real, conviene combinar el mensaje con una tablet con PIN o un cartel QR en el sitio de trabajo. La geolocalización de los fichajes ayuda a ver lo raro; en Ficheo mide y avisa, pero nunca impide fichar.

Lo que no conviene es irse al extremo contrario: la guía de la AEPD de noviembre de 2023 sobre sistemas biométricos descarta usar la huella o el rostro para controlar la jornada. Ficheo no usa ni una ni otro.

El móvil personal

Casi todo el que ficha por WhatsApp o Telegram lo hace desde su propio teléfono. La empresa no puede obligar a usar el móvil particular: la obligación de registrar es suya, y con ella va la de poner los medios. Fichar por mensaje se puede ofrecer como una opción más, pero quien no quiera usar su teléfono, o no tenga esa aplicación, necesita otra vía: el ordenador de trabajo, una tablet compartida, un terminal o un teléfono de empresa.

En los chats hay un matiz añadido: usar WhatsApp o Telegram supone tener cuenta en otra empresa, con sus propias condiciones. Una razón más para que sea voluntario. Los artículos que lo sostienen están en ¿me pueden obligar a fichar con mi móvil personal?

Protección de datos: qué hay que informar

Registrar la jornada es una obligación legal, así que la base del tratamiento es el artículo 6.1.c) del RGPD y no hace falta pedir consentimiento. Lo que sí hace falta es informar, y el canal cambia lo que hay que contar. El artículo 13 del RGPD, que el artículo 11 de la LOPDGDD permite dar por capas, obliga a explicar como mínimo:

• quién es el responsable y para qué se usan los datos: controlar la jornada, nada más;
• qué se recoge: la hora de cada fichaje, el canal y, si se usa, la ubicación;
• quién más interviene: el proveedor del programa de fichaje, con el contrato del artículo 28 del RGPD, y la aplicación de mensajería;
• si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo (capítulo V del RGPD);
• cuánto se guardan, empezando por los cuatro años del 34.9, y cómo se ejercen los derechos.

La guía de la AEPD sobre la protección de datos en las relaciones laborales añade dos límites que encajan de lleno con los chats: los datos del registro no se pueden usar para fines distintos del control de la jornada, y el registro no puede ser accesible públicamente ni estar a la vista. Un grupo donde todos ven cuándo entra y sale cada uno choca con lo segundo. Hay más en control horario y protección de datos y en cuánto tiempo hay que guardar los registros.

Qué puede pedir la Inspección

La Inspección no pregunta por el canal: pregunta por el registro. Lo que mira coincide con lo que fijó la propia Inspección en su Criterio Técnico 101/2019:

• Que exista y esté a mano. Los registros tienen que estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. «Ya lo busco en el móvil del encargado» no lo es.
• Que recoja la jornada real, con la hora de inicio y la de fin de cada persona y cada día, y no un horario teórico repetido semana tras semana.
• Que sea fiable, es decir, que no se pueda alterar después sin que se note.
• Que respete la protección de datos.

No llevar el registro, o no tenerlo a disposición, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros. Está contado con detalle en las guías sobre la Inspección de Trabajo y el control horario y sobre las sanciones por no fichar.

La prueba sencilla antes de dar por bueno un canal: pedirle al sistema el registro de un mes, de una persona o de toda la plantilla, sin copiar nada a mano. Si sale, da igual por dónde entraron los fichajes. En Ficheo esa exportación sale del mismo registro que alimentan todos los canales.

En qué punto está el registro digital

Mucha gente llega a esta pregunta porque ha leído que el fichaje «va a ser digital obligatorio». Lo que hay, a mediados de septiembre de 2026, es esto:

• El Consejo de Ministros autorizó el 30 de septiembre de 2025 la tramitación urgente de un real decreto de registro de jornada digital, que salió a audiencia pública en octubre de 2025.
• El Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen desfavorable.
• En julio de 2026 el Gobierno aplazó su aprobación a septiembre. El 9 de septiembre, la ministra de Trabajo dijo que se aprobará «con carácter inmediato» en cuanto se incorporen los cambios jurídicos que pidió el Consejo de Estado.
• No está aprobado ni publicado en el BOE. No hay fecha de entrada en vigor ni plazo de adaptación.

Mientras tanto manda el artículo 34.9 tal como está, sin soporte obligatorio. El borrador iba hacia un registro digital y consultable a distancia, pero la versión final puede ser distinta. Un fichaje por mensaje que acaba en un registro con historial de cambios va en esa dirección; un grupo de WhatsApp, no. Las fechas del expediente están en la guía de la ley de registro horario de 2026.