¿WhatsApp o Telegram para fichar en la empresa?

La respuesta

La respuesta corta

Para fichar, Telegram es hoy la opción más sencilla: el bot se crea gratis, no hay verificación, los mensajes no cuestan nada y el bot no llega a ver el número de teléfono de quien le escribe. WhatsApp tiene a su favor que casi todo el mundo lo lleva ya en el móvil, pero una empresa solo puede conectar un bot a WhatsApp a través de la plataforma de Meta para empresas, con un número propio, revisión de Meta y mensajes que Meta cobra en algunos casos.

Los dos pueden servir para llevar el registro de jornada si detrás hay un sistema que guarda cada fichaje; lo legal no depende del canal, y está explicado en ¿es legal fichar por WhatsApp? En Ficheo, fichar por Telegram funciona hoy con @Ficheobot. Fichar por WhatsApp todavía no está disponible y no tiene fecha.

Cómo funciona un fichaje por WhatsApp

WhatsApp tiene dos productos para empresas y conviene no confundirlos. Uno es la aplicación para pequeños negocios, la que se instala en un móvil y responde una persona a mano. Con esa no se puede montar un fichaje: no hay manera de que un programa lea los mensajes y los apunte en un registro. El otro es la plataforma de Meta para empresas, que funciona por API: los mensajes que llegan a un número se pasan a un servidor, y ese servidor contesta. Es la única vía para un bot de fichaje.

Para usarla, la empresa, o el proveedor del programa de fichaje en su nombre, necesita:

• Un número de teléfono propio dado de alta en la plataforma, normalmente uno dedicado solo a eso.
• Una cuenta de empresa en Meta, con el nombre que verá la gente. Meta revisa ese nombre y, para quitar los límites de cuántas conversaciones puede abrir la empresa, pide verificar que la empresa existe.
• Plantillas aprobadas para los mensajes que la empresa quiera mandar por su cuenta, como un recordatorio de que alguien no ha fichado. Cada plantilla pasa por la revisión de Meta antes de poder usarse.

Lo que cuesta. Aquí hay que entender la ventana de atención. Cuando una persona escribe al número, se abre un plazo de 24 horas en el que la empresa puede contestarle libremente. Según la tabla de precios que Meta aplica desde julio de 2025, esas respuestas dentro de la ventana no se cobran; lo que se cobra son los mensajes de plantilla, por mensaje entregado, con precios que cambian según el tipo de mensaje y el país del número. Aplicado al fichaje: que alguien escriba «entrada» y el bot le conteste con la hora no tendría coste con la tabla actual, pero los avisos que mande la empresa sin que la persona haya escrito antes, sí. Meta ha cambiado este modelo más de una vez (antes cobraba por conversación), así que conviene mirar su tabla vigente antes de hacer cuentas.

Cómo funciona un fichaje por Telegram

En Telegram los bots son una pieza de la propia aplicación. Cualquiera puede crear uno hablando con @BotFather, la cuenta oficial de Telegram para eso: se le pone un nombre y Telegram entrega una clave con la que un servidor recibe los mensajes y contesta. No hay verificación de empresa, no hay plantillas que aprobar y Telegram no cobra por los mensajes de los bots.

Hay una regla que marca cómo se usa: un bot no puede escribir primero a alguien que no le ha escrito nunca. La persona tiene que abrir el bot y mandarle un mensaje. A partir de ahí, el bot ya puede contestarle y avisarle cuando haga falta, sin coste.

Hay otra diferencia de fondo. No hace falta que cada empresa tenga su propio bot: un mismo bot puede atender a muchas empresas si sabe a cuál pertenece cada persona. Es lo que hace Ficheo con @Ficheobot, y está explicado, con sus ventajas y sus pegas, en la guía del bot de fichaje.

Qué necesita la persona trabajadora

Con WhatsApp, normalmente nada nuevo: tiene la aplicación, guarda el número de la empresa y le escribe. Es la gran ventaja del canal, y la razón por la que tanta gente lo pide. También funciona desde WhatsApp Web o la aplicación de escritorio, que dependen de la cuenta del móvil.

Con Telegram, tiene que tener una cuenta. Quien no la tenga ha de instalar la aplicación y registrarse con su número, y en una plantilla siempre hay alguien que no quiere otra aplicación más. Después solo tiene que buscar el bot y escribirle. Telegram funciona también en el ordenador, con aplicación de escritorio y versión web, y el bot contesta igual en todas.

En los dos casos hay algo que no cambia: hace falta un teléfono con conexión, y casi siempre es el teléfono personal. La empresa no puede imponerlo, y tiene que haber otra vía para quien no quiera usarlo. Lo explicamos en ¿me pueden obligar a fichar con mi móvil? Si la plantilla trabaja con ordenador, fichar desde el chat de empresa que ya usa, como Teams, Slack o Google Chat, evita el móvil del todo.

El número de teléfono y la privacidad

Aquí está la diferencia que más pesa cuando se piensa en protección de datos.

En WhatsApp, el número es la identidad. La empresa, o su proveedor, recibe cada mensaje junto con el número de teléfono de quien lo manda. No hay forma de fichar por WhatsApp sin que la empresa vea el número personal. Muchas empresas ya lo tienen en la ficha de cada persona, pero no todas, y no todo el mundo quiere que ese número acabe en un sistema más.

En Telegram, el bot no ve el número. Lo que le llega es un identificador numérico de la cuenta, el nombre que la persona tenga puesto y, si lo tiene, su nombre de usuario. El número solo le llegaría si la persona pulsa a propósito el botón de compartir su contacto, y un bot de fichaje no necesita pedirlo. Además, si la persona cambia de número dentro de Telegram, su cuenta sigue siendo la misma.

En los dos casos, los mensajes pasan por los servidores de la aplicación, que tiene su propia política de privacidad, y por el servidor del programa de fichaje, que tiene que leer el mensaje para apuntar la hora. Todo eso hay que contarlo en la información que se da a la plantilla, como explica la guía de control horario y protección de datos.

Identificación y seguridad

La pregunta de fondo es la misma en los dos canales: cuando llega un «entrada», ¿cómo se sabe de quién es?

Identificar por el número, que es lo que invita a hacer WhatsApp, es cómodo porque no requiere ningún alta: se apunta el número en la ficha y listo. Pero un número de teléfono no es una persona. Se presta, se comparte y, cuando alguien da de baja su línea, con el tiempo la operadora se lo asigna a otro. Un sistema serio suele añadir un alta con código también en WhatsApp, y entonces pierde parte de su comodidad.

Identificar por un alta con código, que es como funciona Ficheo en Telegram, vincula la cuenta de la persona con su ficha una sola vez. La primera vez escribe el código de su empresa, de 4 caracteres, y su código personal, de 6, que le manda quien gestiona desde el panel por correo o se lo da en mano. El código personal es de un solo uso y caduca a los 30 días. Si alguien prueba códigos, cinco intentos fallidos dejan esa conversación quince minutos en espera. Queda anotado quién emitió cada código, y si alguien pierde el móvil, quien gestiona lo desconecta en el panel y le manda otro.

Ni un canal ni otro evitan que una persona coja el móvil de otra y fiche por ella. Eso es fichar por otro compañero, y donde sea un problema real conviene combinar el mensaje con una vía en el sitio de trabajo, como una tablet con PIN o un cartel con código QR.

Qué ofrece hoy Ficheo

Telegram, sí. Hay un único bot para todas las empresas, @Ficheobot, así que la empresa no crea ni instala nada: basta con emitir los códigos desde el panel. Entiende «entrada», «pausa», «vuelvo», «salida», «estado» para saber cuánto llevas hoy, «vacaciones» para los días que te quedan, «festivos», «turno» y «ayuda», y también frases normales como «ya estoy», «café», «me voy a comer», que es una pausa, o «me voy». Contesta siempre con la hora apuntada.

La jornada es de la persona, no del canal: se puede entrar por Telegram y salir por la app o por Slack, y cada fichaje guarda su origen. Todo entra en el mismo registro, con historial de cambios, conservado cuatro años y con exportación para la Inspección. Está incluido en todos los planes, también en el Gratis.

WhatsApp, todavía no. No está disponible en ninguna cuenta y no ponemos fecha. Tampoco la llamada de teléfono. Si tu plantilla necesita fichar sin instalar nada, mira las formas de fichar que funcionan hoy o la guía de fichar sin instalar aplicaciones.

Cómo decidir

Si solo pudieras elegir uno, estas preguntas suelen dejarlo claro:

• ¿Cuánta gente de tu plantilla ya usa Telegram? Si es poca y no quiere instalar nada, Telegram será un canal para unos cuantos, no para todos.
• ¿Te importa no recoger números de teléfono personales? Si es así, Telegram te lo pone más fácil.
• ¿Quieres mandar recordatorios desde la empresa? En Telegram no cuestan nada; en WhatsApp son mensajes de plantilla y Meta los cobra.
• ¿Quién va a montar y mantener el canal? Un bot de Telegram lo tiene cualquiera en una tarde. WhatsApp exige número propio, cuenta en Meta y revisiones, y casi siempre un proveedor.
• ¿Trabaja la gente con ordenador? Entonces quizá ninguno de los dos: el chat de empresa que ya tenéis abierto todo el día es más cómodo.

Y en cualquier caso: que sea una vía más, no la única. Cómo presentarlo a la plantilla y por dónde empezar está en la guía para implantar el fichaje por mensaje.