Fichaje automático: cuándo vale y cuándo no

La respuesta

La respuesta corta

Un fichaje automático vale si refleja la jornada real, y solo entonces. La ley no prohíbe ningún medio concreto. Lo que pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es un registro diario que incluya «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Un sistema que apunta otra cosa —la hora a la que el móvil se acercó al edificio, la hora de arranque del ordenador o el horario del contrato— puede coincidir muchos días con la jornada, pero no la está midiendo.

La Guía sobre el registro de jornada que publicó el Ministerio de Trabajo en 2019, que se presenta a sí misma como orientativa, lo dice con dos ideas: se admite «cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático» que sirva para el objetivo de la norma, y ese objetivo es conocer «la jornada real realizada por el trabajador». Automatizar no es el problema. El problema es automatizar lo que no toca.

Qué se llama fichaje automático

Con el mismo nombre se venden cosas muy distintas. Conviene separarlas antes de discutir si valen, porque no tienen nada que ver entre sí.

• Por ubicación. El teléfono detecta que entra en un perímetro alrededor del centro de trabajo, lo que se suele llamar geovalla, y ficha la entrada. Al salir del perímetro, ficha la salida.
• Al conectarse a la wifi. El móvil o el portátil se une a la red de la oficina y eso cuenta como entrada.
• Al encender el equipo o iniciar sesión. El arranque del ordenador marca el inicio de la jornada, y el apagado o el cierre de sesión, el final.
• Por horario teórico. Nadie ficha: el programa rellena cada día con el horario del contrato o del cuadrante, y solo se toca cuando alguien avisa de una diferencia.

Las tres primeras detectan un hecho —estar cerca, estar conectado, tener el equipo encendido— y lo traducen en un fichaje. La cuarta no detecta nada. Por eso se tratan por separado más abajo.

Llegar no es empezar a trabajar

El Estatuto tiene una regla anterior al registro que suele pasarse por alto. El artículo 34.5 dice que «el tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo». En su puesto. No en el aparcamiento, ni en la cafetería de enfrente, ni en el vestuario si el convenio no dice otra cosa.

Un fichaje por ubicación marca el momento en que el teléfono cruza una línea imaginaria. Entre ese momento y el de ponerse a trabajar puede haber un café, diez minutos buscando sitio o una conversación en la puerta. Al revés también pasa: quien sale a atender a un cliente a la acera de enfrente puede quedar «fuera» sin haber dejado de trabajar. Y el GPS de un móvil se equivoca decenas de metros entre edificios altos, dentro de una nave o bajo tierra.

Lo mismo con la wifi y con el ordenador. El móvil se conecta a la red en cuanto llega a su alcance, que puede ser el portal. El portátil se enciende antes de colgar el abrigo y a veces se queda con la sesión abierta durante la comida. Ninguna de esas señales es la jornada: son indicios que a veces coinciden con ella.

Por encima de todo esto está el criterio europeo. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en la sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18), dijo que los Estados deben obligar a las empresas a implantar «un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador» (apartado 60). Fiable es la palabra que importa aquí: un sistema que confunde llegar con trabajar no es fiable por mucho que sea automático.

Pasa lo mismo con las pausas. La guía del Ministerio recomienda registrar las pausas, obligatorias o voluntarias, para «eludir la presunción» de que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo efectivo. Un sistema que ficha solo al entrar y al salir del perímetro no ve la hora de comer. Si ese tiempo no es de trabajo en tu empresa, lo explicamos con más calma en la guía de pausas y descanso para comer.

El «fichaje» que rellena el horario teórico no es un registro

Es la versión más cómoda y la que más problemas da. El programa pone de 9:00 a 18:00 todos los días laborables y nadie tiene que hacer nada. El resultado se parece a un registro, se exporta como un registro y se imprime como un registro, pero no registra nada: copia el contrato.

El artículo 34.9 no pide el horario pactado, que ya consta en el contrato y en el calendario laboral. Pide el horario concreto de inicio y fin de cada día. La razón de ser del registro, según la misma guía del Ministerio, es evitar jornadas por encima de lo pactado y asegurar que las horas extra se compensen. Un registro que sale siempre igual al contrato es justo el que no puede enseñar una hora extra, un retraso o una salida anticipada, porque no los mide.

Tampoco arregla nada pedir a la plantilla que avise «si algo no cuadra». Así la carga de probar la jornada pasa a quien trabaja, y la norma pone la obligación de garantizar el registro en la empresa. Si la Inspección compara ese registro con otras pruebas —accesos, correos, ventas del turno—, las diferencias salen solas. Lo contamos en qué mira la Inspección de Trabajo.

El horario teórico sí tiene un uso honesto: servir de referencia para comparar con lo fichado. Saber que alguien tenía que entrar a las 8:00 y ha fichado a las 8:40 es útil. Lo que no puede es sustituir al fichaje.

Automatizaciones del móvil: cómo usarlas bien y cómo no

Buena parte de quien busca «fichar automáticamente» no quiere un sistema de empresa: quiere no olvidarse. Para eso los teléfonos ya traen herramientas. En el iPhone, la app Atajos permite crear automatizaciones que se lanzan al llegar a una ubicación, al conectarse a una red o al tocar una etiqueta NFC. En Android, apps como HTTP Shortcuts, MacroDroid o Tasker hacen algo parecido.

En Ficheo, cada persona puede sacar desde su app, en «Cómo fichar», un enlace personal y montarlo en un atajo. Está explicado paso a paso en fichar con Siri y Atajos. Un aviso que no podemos saltarnos: según el tipo de automatización y la versión de iOS, el iPhone puede pedir confirmación antes de ejecutarla o enseñar una notificación. No prometemos que sea silenciosa, y conviene probarla antes de fiarse.

Cómo usarla bien:

• Como recordatorio. Al llegar al trabajo, el móvil pregunta si quieres fichar la entrada. Decides tú, y fichas cuando empiezas de verdad.
• Con confirmación. La automatización lanza el atajo, pero el fichaje solo sale si lo confirmas. El gesto sigue siendo tuyo.
• Con la voz o con un botón. «Oye Siri, fichar» al ponerte en tu puesto es casi tan cómodo como la automatización y no confunde la puerta con el puesto.
• Con una etiqueta NFC en el puesto, no en la entrada del recinto. Acercar el móvil a la pegatina de tu mesa o de tu taquilla está más cerca de «empezar» que cruzar la calle. Hay más sobre esto en fichar con NFC.

Cómo no usarla:

• Con un perímetro que abarca el aparcamiento, la parada del autobús o el bar de al lado.
• Para la salida, sin confirmar: si te vas a comer fuera, el móvil habrá cerrado tu jornada.
• Montada por la empresa en el teléfono personal de alguien. La automatización es una herramienta de cada persona para no olvidarse; no puede convertirse en una forma de seguirla. Sobre el móvil propio, lee si te pueden obligar a fichar con tu móvil.
• Compartida. El enlace personal ficha como la persona que lo sacó: quien lo tenga en su teléfono ficha por ella. Si en tu empresa eso es un riesgo real, lo explicamos en fichar por otro compañero.

Ubicación, wifi y proporcionalidad

Un fichaje automático por ubicación necesita saber dónde está el teléfono, y eso es un tratamiento de datos. El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos (LOPDGDD) permite a la empresa tratar datos de geolocalización para las funciones de control del artículo 20.3 del Estatuto, pero exige informar antes «de forma expresa, clara e inequívoca» a la plantilla y, en su caso, a sus representantes, de la existencia y características de esos dispositivos.

Informar es el mínimo, no el máximo. Un sistema que consulta la posición de forma continua para detectar cuándo alguien entra y sale de un perímetro trata bastantes más datos que uno que la mide una sola vez en el momento de fichar. La proporcionalidad se juega ahí: cuánto se mide, cuándo y para qué.

En Ficheo la geolocalización y la red de la oficina miden y nunca impiden fichar. La geolocalización, si se enciende, guarda a cuántos metros del centro se fichó la entrada y avisa cuando alguien ficha lejos; entre fichajes no se mide nada, y la decisión la toma una persona mirando el dato. Lo explicamos con detalle en geolocalización de fichajes, y el marco general en control horario y protección de datos.

El motivo de no bloquear es práctico: si el GPS falla en un sótano, quien sí ha venido a trabajar se queda sin poder registrar su jornada, que es justo el agujero que la ley obliga a no tener.

Olvidos y correcciones, con rastro

La promesa del fichaje automático es acabar con los olvidos. No acaba: los cambia de sitio. En vez de «se me olvidó fichar» aparece «el móvil se quedó sin batería», «no tenía la ubicación activada» o «me fichó la salida cuando fui a comer». Cualquier sistema, automático o no, necesita una forma de corregir.

Lo que la guía del Ministerio pide al registro es que dé información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori» y que garantice «la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable» de la jornada una vez registrada. Leído junto con la necesidad de reflejar la jornada real, la conclusión razonable es que corregir está bien siempre que quede escrito qué había, qué se puso, quién lo cambió y cuándo. Lo contamos en olvidos y correcciones de fichaje.

En Ficheo cada fichaje guarda su origen —app, tablet, Telegram, atajo— y el registro lleva historial de cambios: una corrección no borra lo anterior, lo deja a la vista. Se conserva cuatro años y se exporta para la Inspección. Y la jornada es de la persona, no del canal: se puede entrar con un atajo y salir desde la tablet o por Telegram sin que salgan dos jornadas.

Si lo que buscas es que fichar cueste tan poco que no haga falta automatizarlo, mira cómo fichar sin instalar ninguna app, fichar desde el ordenador o el cartel con código QR. Y todas juntas, en las formas de fichar.

Esto es una explicación de la norma, no asesoramiento jurídico. Tu convenio puede concretar el sistema de registro; para un caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.