Cómo fichar desde el ordenador en el trabajo

La respuesta corta

Dos maneras, y ninguna vigila la pantalla

Se ficha desde el ordenador de dos maneras: en el navegador o en el chat del trabajo. En el navegador, entrando en la dirección de tu empresa, se abre la misma aplicación que en el móvil, con su botón de fichar y el contador del día. En el chat, escribiendo «entrada» o «salida» a Ficheo en Microsoft Teams, Slack, Google Chat, Webex, Mattermost, Rocket.Chat o Discord. En ninguno de los dos casos hay que instalar nada, y ninguno necesita saber qué haces con el ordenador: solo apunta la hora en la que dices que empiezas y la hora en la que dices que terminas.

Eso último importa, porque cuando se busca «fichar por ordenador» aparecen también programas que registran la actividad del equipo, hacen capturas de pantalla o cuentan pulsaciones. Eso no es fichar, no es lo que pide la ley y tiene problemas serios de protección de datos. Lo explicamos más abajo.

Desde el navegador

La aplicación del trabajador de Ficheo funciona en el navegador del ordenador. Se entra en la dirección de tu empresa y aparece la misma pantalla que en el móvil, más ancha: un botón grande para fichar la entrada, la pausa, la vuelta y la salida, y lo que llevas hoy. Sirve cualquier ordenador con navegador, de oficina o de casa, sin instalar ningún programa.

Tiene modo sin conexión: si en el momento de fichar se ha caído la wifi o la VPN, guarda la hora en la que pulsaste y la manda cuando vuelve la conexión. La hora que cuenta es la del toque, no la de cuando llegó al servidor.

Si tu empresa lo activa, la aplicación puede anotar la ubicación o si estás en la red de la oficina. Las dos cosas solo miden y dejan constancia: nunca impiden fichar. Y de la red de la oficina no se guarda la dirección IP. Si tienes curiosidad por cómo funciona la ubicación, está en geolocalización de fichajes.

Es la forma más sencilla para puestos fijos con ordenador: el navegador ya está abierto a primera hora. Si en tu empresa hay además gente sin ordenador, fichan desde el móvil, una tablet compartida con PIN, un cartel QR, una pegatina NFC o un terminal de pared, y todo va al mismo registro. Las opciones sin instalar nada están juntas en fichar sin instalar apps.

Desde el chat de escritorio

Si pasas el día con el chat del trabajo abierto, puedes fichar sin cambiar de ventana. Ficheo funciona hoy en estos chats de escritorio, cada uno a su manera:

• Microsoft Teams: se menciona a «@Ficheo» en un canal del equipo, por ejemplo «@Ficheo entrada». Por chat privado no funciona, así que lo normal es tener un canal solo para fichar. Lo conecta quien administra el equipo con un webhook saliente, sin Azure ni tienda de Teams. Más en fichar por Microsoft Teams.
• Slack: se escribe «/fichar entrada» y la respuesta solo la ve quien ficha. Más en fichar por Slack.
• Google Chat: se le escribe a Ficheo por mensaje directo o se le menciona en un espacio. La app la crea la empresa en su propio proyecto de Google Cloud. Más en fichar por Google Chat.
• Webex: se le escribe al bot de la empresa, que contesta siempre por privado.
• Mattermost: la orden «/fichar entrada», con respuesta que solo ve quien ficha.
• Rocket.Chat: se escribe «fichar entrada» y Ficheo contesta con la hora.
• Discord: la orden «/fichar entrada», con respuesta que solo ve quien ficha.

La primera vez, en cualquiera de ellos, escribes el código de tu empresa, de 4 caracteres, y tu código personal, de 6, que te manda quien gestiona desde el panel por correo o en mano. El personal es de un solo uso y caduca a los 30 días; cinco intentos fallidos dejan la conversación quince minutos en espera. A partir de ahí basta con «entrada», «pausa», «vuelvo» o «salida», o con frases normales como «me voy a comer». También entiende «estado», «vacaciones», «festivos», «turno» y «ayuda». Y siempre contesta con la hora apuntada, para que no haya dudas de qué se ha registrado.

Fichar por mensaje va incluido en todos los planes, también en el Gratis. Por WhatsApp y por llamada todavía no se puede, y no hay fecha.

¿Y con un atajo en el Mac?

Es una pregunta razonable, y la respuesta honesta es que no lo hemos documentado. Lo que sí está documentado es fichar con Siri y Atajos en el iPhone: cada persona saca un enlace personal desde su app de Ficheo y crea un atajo que manda la orden a ese enlace, de modo que basta con decir «Oye Siri, fichar» o tocar un icono.

La aplicación Atajos también existe en macOS, así que técnicamente parece posible montar algo parecido en un Mac siguiendo la receta del iPhone. Pero no lo hemos probado ni lo damos por hecho: si lo intentas, compruébalo varias veces antes de fiarte, y recuerda que ese enlace es personal y no se comparte. Para el ordenador, el navegador y el chat son las vías que sí te podemos asegurar.

Fichar al encender el equipo: lo que no se debe hacer

Una idea que sale mucho: «que fiche solo cuando se enciende el ordenador y desfiche cuando se apaga». Tiene dos problemas.

El primero es que no mide la jornada. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada. Encender el portátil no es empezar a trabajar, ni dejarlo encendido es seguir trabajando: hay quien arranca el equipo y se va a una reunión, y quien lo cierra a las seis y sigue atendiendo llamadas. Un registro basado en si el equipo está encendido o activo mide el equipo, no la jornada, y en una reclamación de horas lo va a discutir cualquiera de las dos partes. Lo que sí se puede automatizar y lo que no, en fichaje automático.

El segundo es lo que suele venir con esa idea: programas que hacen capturas de pantalla, registran las aplicaciones abiertas, cuentan pulsaciones o encienden la cámara para «comprobar» que la persona está. Eso ya no es registrar la jornada, es vigilar la actividad, y tiene sus propias reglas:

• El artículo 20.3 del Estatuto permite a la empresa adoptar medidas de vigilancia y control, pero guardando la consideración debida a la dignidad de la persona.
• El artículo 5.1.c) del RGPD exige minimización: tratar solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Para saber a qué hora empieza alguien, una captura de su pantalla sobra.
• El artículo 87 de la Ley Orgánica 3/2018 protege la intimidad en el uso de los dispositivos digitales que pone la empresa: solo se puede acceder a sus contenidos para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y la integridad de los equipos, y exige criterios de uso fijados con participación de la representación legal e informados a la plantilla. El artículo 88 reconoce el derecho a la desconexión digital, y el 89 pone límites a la videovigilancia y a la grabación de sonido en el trabajo.
• Los tribunales, desde la sentencia del Tribunal Constitucional 186/2000, examinan estas medidas con el triple juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad: si sirve para el fin, si no hay una forma menos invasiva de conseguirlo y si compensa lo que se invade.

Para cumplir el 34.9 hay una forma mucho menos invasiva: que la persona fiche. Ficheo hace solo eso. No mira la pantalla, no registra la actividad del ordenador y no usa huella ni reconocimiento facial. Lo que se puede tratar y lo que no está en control horario y protección de datos.

Si teletrabajas

Quien trabaja desde casa ficha igual que en la oficina, y además tiene un artículo propio. El artículo 14 de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, dice que el sistema de registro del 34.9 debe reflejar fielmente el tiempo que la persona dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, e incluir, entre otros, el momento de inicio y de finalización de la jornada.

La misma ley pone límites al control. Su artículo 17 exige que el control mediante medios telemáticos respete la intimidad y la protección de datos con criterios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, y prohíbe a la empresa exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora. Por eso el ordenador de casa conviene que sea el de la empresa, y por eso fichar en el navegador, sin instalar nada, encaja bien. Además, el artículo 7 obliga a que el acuerdo de trabajo a distancia recoja por escrito los medios de control empresarial de la actividad.

Lo tienes todo, con el umbral del 30 % y la comparación con el trabajo presencial, en registro de jornada en teletrabajo. Y si te piden usar tu propio teléfono para fichar, lee si te pueden obligar a fichar con tu móvil.

Qué queda registrado

Cada vez que fichas desde el ordenador queda apuntado lo mismo que desde cualquier otro sitio:

• La hora de la entrada, la pausa, la vuelta o la salida, que es la que te devuelve la respuesta.
• El origen del fichaje: si vino del navegador, de Teams, de Slack o de otro canal.
• La ubicación o la red de la oficina, solo si tu empresa lo ha activado, y siempre como dato informativo: nunca bloquea el fichaje, y la IP no se guarda.
• El historial de cambios: si alguien corrige un fichaje, queda qué había antes, qué hay ahora, quién lo cambió y cuándo.

La jornada es tuya, no del canal: puedes fichar la entrada en el navegador del portátil y la salida desde el móvil al irte, y sale una sola jornada. Todo entra en el mismo registro, que se conserva cuatro años y se exporta para la Inspección de Trabajo, que puede recibir un acceso de solo lectura con fecha de caducidad. Si quieres saber qué puedes consultar tú de tus fichajes, está en puedo ver mis propios fichajes, y el resto de maneras, en todas las formas de fichar.