El registro de jornada
Qué exige el artículo 34.9, párrafo a párrafo, y qué hay que guardar.
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Primer plano en escorzo de un diccionario de papel grueso abierto sobre una mesa de madera clara, con una libreta y un bolígrafo al lado. Luz lateral suave de ventana, tonos neutros y cálidos, sin caras, sin logotipos de ninguna marca y sin texto legible en las páginas. Deja la mitad izquierda de la imagen despejada y sin elementos importantes: ahí va el titular en blanco.
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Diccionario
Diccionario del control horario: 44 términos en cristiano
Qué significa cada palabra que aparece cuando se habla de fichar, cuáles son sinónimos de verdad y cuáles se confunden. Con el artículo del Estatuto cuando lo hay, y sin adornos.
Con el artículo, no de memoria
44 entradas · 4 bloques
Para qué sirve
Media discusión sobre horarios es un problema de vocabulario
Hay palabras que se usan como si significaran lo mismo y no lo significan. Un cuadrante no es un registro de jornada. Un control de presencia no cumple la ley por sí solo. Una hora de más no es siempre una hora extraordinaria. Y cada una de esas confusiones acaba costando dinero: en una nómina que no cuadra, en un cuadrante que incumple sin que nadie se dé cuenta, o en una inspección donde se enseña el papel equivocado.
Aquí están las cuarenta y cuatro palabras que aparecen de verdad, definidas en una frase y con el artículo al lado cuando lo tiene. Si la palabra que buscas tiene una página entera detrás, el enlace está en su definición.
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Lo que exige la ley
Las palabras que aparecen en el Estatuto, en la inspección y en las multas. Son las que hay que entender bien, porque de estas salen las sanciones.
Registro de jornada
La anotación diaria de la hora de entrada y de salida de cada persona de la plantilla. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde el 12 de mayo de 2019, para toda empresa con personal por cuenta ajena, sin importar el tamaño. No es un contador de horas: es la constancia de cuándo empezó y cuándo terminó la jornada. Qué exige el artículo 34.9.
Fichar
La forma coloquial de decir «dejar constancia de una entrada o una salida en el registro de jornada». No es un término legal: en la norma no aparece la palabra fichar ni una vez. ¿Es obligatorio fichar?.
Jornada laboral
El tiempo de trabajo efectivo. El tope ordinario son cuarenta horas semanales de promedio en cómputo anual y nueve horas diarias salvo que el convenio diga otra cosa. Ojo con «jornada»: una jornada de noche que cruza las doce es una jornada, no dos medias, aunque el calendario cambie de día por el medio. Cuántas horas al día.
Cómputo anual
Que un límite no se mide semana a semana sino sobre el año entero. Por eso una semana de cuarenta y cinco horas no es ilegal por sí sola: lo ilegal es que el promedio del año pase de cuarenta. Las 40 horas de promedio.
Distribución irregular de la jornada
La posibilidad de repartir la jornada de forma desigual a lo largo del año. Tiene sus propias reglas de preaviso y de compensación, y es una de las piezas que peor se usan del Estatuto. Cómo funciona de verdad.
Descanso entre jornadas
Las doce horas mínimas que tienen que pasar entre el final de una jornada y el principio de la siguiente, por el artículo 34.3. No se compra con dinero: no existe pagar por saltárselo. Las 12 horas y el día y medio.
Descanso semanal
El día y medio ininterrumpido a la semana del artículo 37.1, acumulable por periodos de hasta catorce días. De ahí sale la pregunta de cuántos días seguidos se puede trabajar. Cuántos días seguidos.
Hora nocturna
La trabajada entre las 22:00 y las 06:00. Distinto de trabajador nocturno, que es quien hace en ese tramo al menos tres horas de su jornada diaria habitual o un tercio de su jornada anual. Se confunden constantemente y no dan los mismos derechos. Nocturnidad y festivos.
Horas extraordinarias
Las que pasan de la jornada ordinaria pactada. Tope de ochenta al año, con excepciones tasadas. Se anotan aparte de la jornada ordinaria y llevan su propio resumen. El límite de las 80 horas.
Inspección de Trabajo
El organismo que puede pedir el registro. No hay que darle un usuario del sistema ni imprimirlo todo: lo que pide es poder consultarlo. La sanción por no llevarlo va de infracción grave, con horquilla por centro de trabajo. Qué mira y cómo se le entrega.
Conservación de cuatro años
El registro se guarda cuatro años y tiene que estar a disposición de tres: la persona trabajadora, sus representantes legales y la Inspección. El plazo cuenta desde cada anotación, no desde que alguien deja la empresa. Cuánto hay que guardarlo.
Convenio colectivo
El acuerdo del sector o de la empresa. Manda sobre el Estatuto siempre que mejore los mínimos, nunca para empeorarlos. Muchas cifras que la gente da por generales —la jornada anual, el plus de nocturnidad, los permisos— salen de aquí y cambian según el convenio. Qué manda el convenio.
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La misma cosa con otro nombre
Estas palabras se usan como si fueran distintas y casi siempre nombran lo mismo. Aquí está cuál es la diferencia real, cuando la hay, y cuándo no hay ninguna.
Control horario
El nombre comercial de todo esto: el conjunto de fichar, guardar el registro y sacar los papeles que pide la ley. No es un término legal; el legal es registro de jornada. En la práctica se usan como sinónimos y no pasa nada. Todo lo que hace un control horario.
Control de presencia
Saber quién está dentro ahora mismo. Es una foto del momento, no un histórico. Un control horario suele traerlo; un control de presencia por sí solo no cumple el artículo 34.9, porque no guarda el registro. Quién está dentro ahora.
Control de asistencia
Sinónimo de control de presencia en casi todos los usos. Se oye más en enseñanza y en administraciones públicas. Cuidado: contar si alguien ha venido o no es una cosa; registrar a qué hora entró y salió es otra, y es la que obliga la ley. La diferencia, en la práctica.
App de fichaje
La aplicación de móvil con la que se ficha. En Ficheo no hay app en las tiendas: es una aplicación web que se guarda en la pantalla de inicio y funciona igual, también sin cobertura, guardando el fichaje con la hora real y enviándolo cuando vuelve la red. Fichar desde el móvil.
Aplicación para fichar
Lo mismo que app de fichaje. Lo importante no es si es aplicación nativa o web, sino qué hora se guarda cuando no hay red: la de cuando se pulsó el botón, o la de cuando el teléfono consiguió conectarse. Esa diferencia es la que se ve en una inspección. Qué hora se guarda sin red.
Software de control horario
El programa que hace el registro. La palabra no dice nada sobre si cumple: hay hojas de cálculo llamadas software y hay programas que no guardan el histórico. Lo que decide es si conserva cuatro años, si deja rastro de las correcciones y si se puede entregar sin dar acceso al sistema. Las doce preguntas que hacer.
Reloj de fichar
El aparato de pared de toda la vida. Hoy suele ser un terminal que lee tarjeta o PIN. No hace falta para cumplir: la ley no obliga a ningún soporte concreto. Si ya tienes uno instalado, se puede conectar sin tirarlo. Terminales y relojes.
Parte de horas
El papel o la hoja donde se apuntan las horas del día, muy usado en obra y en servicios. Como registro de jornada vale si recoge entrada y salida y se conserva, pero al ser editable es el punto débil de una inspección: no hay forma de demostrar cuándo se escribió. Por qué el Excel se rompe.
Hoja de fichaje
Otro nombre del parte de horas, más común en comercio y en oficinas. Mismo problema: una hoja rellenada a final de mes no es un registro diario, y eso es lo primero que se mira. La plantilla, si vas a empezar así.
Sistema de fichaje
El conjunto de cómo ficha la gente: móvil, tablet, cartel QR, terminal, ordenador. Casi ninguna empresa usa uno solo, y no hace falta: se pueden mezclar y el registro sale igual. Todas las formas de fichar.
Kiosco
Una tablet u ordenador compartido en la entrada, donde cada persona ficha con su PIN. Es la forma habitual cuando no todo el mundo lleva móvil al puesto. El kiosco de tablet.
Cuadrante
La planificación de quién trabaja cuándo. También se le llama planilla, horario o turnos. No es el registro: el cuadrante es lo previsto y el registro es lo que pasó de verdad. Confundirlos es el error más caro de todos. El cuadrante de turnos.
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Las que salen en la gestión
Palabras que no están en el Estatuto pero aparecen todos los meses en cuanto se lleva personal.
Empleado activo
La unidad con la que se cobra en Ficheo: la persona que ha fichado al menos una vez ese mes. Quien está de baja larga, quien todavía no ha empezado o quien ya no está no cuenta. Conviene preguntarlo a cualquier proveedor, porque cobrar por alta o por uso cambia mucho la factura de un negocio de temporada. Cómo se cobra.
Bolsa de horas
El saldo acumulado de lo trabajado frente a lo previsto: horas de más y horas de menos, de la persona. No es lo mismo que horas extra: una hora de más solo es extraordinaria si pasa de la jornada ordinaria pactada. Bolsa de horas y horas extra.
Horas previstas
Lo que esa persona tenía que trabajar en un periodo, según su contrato y el cuadrante. Es la mitad de la que se olvida todo el mundo: sin previstas no hay saldo, y si se calculan de ocho maneras distintas salen ocho saldos distintos. Cuando manda el cuadrante.
Cierre de mes
La operación de dar por bueno el mes y sacar lo que necesita la gestoría: horas trabajadas, nocturnas y festivos separados, y aviso de las jornadas que se quedaron abiertas. El cierre para la gestoría.
Jornada abierta
La que tiene entrada y no tiene salida, casi siempre porque alguien se fue sin fichar. Hay que cerrarla antes del cierre de mes, y la corrección debe dejar rastro de quién la hizo y qué había antes. Olvidos y correcciones.
Trazabilidad
Que cada cambio en un fichaje quede escrito: quién lo tocó, cuándo, qué valor había y cuál puso. Sin esto, un registro corregido no vale como prueba, y con esto sí, aunque se haya corregido. El registro que se entrega.
Cobertura de turnos
Comprobar que no queda ningún turno sin nadie asignado. Un cuadrante puede ser perfectamente legal y tener un sábado vacío: son dos comprobaciones distintas. Ver los huecos antes.
Arrastre de vacaciones
Los días que no se han disfrutado dentro del año y pasan, o no, al siguiente. Depende del motivo por el que se quedaron sin coger, y no es lo mismo una baja médica que no haber encontrado el hueco. Qué pasa con los días que sobran.
Vacaciones proporcionales
Los días que corresponden a quien no ha trabajado el año entero. Se calculan por el tiempo trabajado, y el reparto habitual es de dos días y medio por mes completo. La tabla mes a mes.
Centro de trabajo
Cada sitio físico donde hay plantilla. Importa más de lo que parece: los festivos locales son distintos en cada uno, y la horquilla de las sanciones se aplica por centro. Varios centros.
Geolocalización
Guardar dónde se fichó. Se puede, con condiciones: hay que informar antes, tiene que ser proporcionada y no puede impedir fichar. Lo que sí se puede hacer es medir y avisar de que el fichaje se hizo lejos del centro. Qué se puede y qué no.
Canal de denuncias
El buzón interno obligatorio para empresas de cincuenta personas o más por la Ley 2/2023. Tiene sus propios plazos y su propia confidencialidad: es el único sitio donde ser administrador de la empresa no basta para entrar. El canal de la Ley 2/2023.
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Las técnicas, en cristiano
Aparecen cuando se compara producto con producto y casi nunca se explican. Aquí no hace falta ser informático para entenderlas.
QR rotatorio
Un cartel con un código que cambia cada treinta segundos. Sirve para que no valga hacerle una foto y fichar desde casa: el código de la foto caduca antes de llegar al sofá. El cartel QR y el NFC.
NFC
La tecnología de acercar el móvil a una pegatina. Se usa igual que el QR pero sin abrir la cámara: se toca la pegatina de la entrada y listo. Cómo se ficha con NFC.
API
La puerta para que otro programa lea o escriba los datos sin que nadie copie nada a mano. Sirve para que un ERP, un programa de nóminas o una hoja automática se lleven los fichajes solos. La API y los avisos.
Webhook
Un aviso que el sistema manda a otro programa en cuanto pasa algo, en vez de que el otro pregunte cada cinco minutos. Lo importante de un webhook es que venga firmado y que reintente si el otro lado estaba caído. Avisos firmados y reintentos.
Fichaje sin cobertura
Poder fichar sin red. La pregunta que decide no es si se puede, sino qué hora se guarda: la del momento en que se pulsó, o la de cuando el móvil recuperó la conexión. Si es la segunda, el registro miente. Qué pasa sin cobertura.
Biometría
Fichar con la huella o con la cara. La guía de la AEPD de noviembre de 2023 dejó ese tratamiento con un encaje muy estrecho para control de presencia. Ficheo no la hace, por decisión, y eso descarta a Ficheo si tu proyecto pasa por huella. Lo que dijo la AEPD.
Enlace para la Inspección
Una dirección de solo lectura que caduca, para entregar el registro sin crear un usuario ni dar acceso al panel. Resuelve la parte práctica de «ponlo a disposición». Cómo se entrega.
Multiempresa
Que un mismo sistema lleve varias empresas separadas de verdad, cada una con su dirección y sus datos aislados. Interesa a asesorías y a grupos con varias sociedades. Centros y empresas.
De un vistazo
Cinco parejas que todo el mundo mezcla
No son sinónimos. Estas cinco confusiones son las que más caras salen, y las cinco se resuelven leyendo la columna de la derecha.
| Esto | Es | Y esto otro | Es | Por qué importa |
|---|---|---|---|---|
| Cuadrante | Lo previsto: quién tenía que trabajar cuándo. | Registro de jornada | Lo que pasó: a qué hora entró y salió cada uno. | Un cuadrante no cumple el artículo 34.9. La ley pide lo que pasó, no lo que estaba planeado. |
| Control de presencia | Quién está dentro ahora mismo. | Control horario | El histórico completo, guardado cuatro años. | Una pantalla de presencia sin histórico deja la obligación sin cumplir. |
| Hora nocturna | Cualquier hora trabajada entre las 22:00 y las 06:00. | Trabajador nocturno | Quien hace ahí tres horas de su jornada diaria habitual o un tercio de la anual. | Hacer una hora nocturna suelta no convierte a nadie en trabajador nocturno, y los derechos no son los mismos. |
| Horas de más | Cualquier hora por encima de lo previsto ese día. | Horas extraordinarias | Las que pasan de la jornada ordinaria pactada. | Se confunden en cuanto hay jornada irregular, y de ahí salen saldos que no cuadran con la nómina. |
| Fichar | Dejar constancia de una entrada o una salida. | Control de accesos | Abrir o no abrir una puerta. | Un torno puede registrar pasos y no servir como registro de jornada, y al revés. |
Esto no es asesoramiento jurídico
Es lo que dicen la norma y su artículo, con la referencia al lado para que puedas ir a leerlo. Tu convenio colectivo puede mejorar varios de estos mínimos, y para tu caso concreto pregunta a tu asesoría laboral.
Preguntas
Lo que se pregunta después de leer esto
¿«Control horario» y «registro de jornada» son lo mismo?
En la práctica se usan como sinónimos, pero solo uno es un término legal. El Estatuto de los Trabajadores habla de registro de jornada en su artículo 34.9; «control horario» es el nombre comercial del conjunto: fichar, guardar ese registro y sacar los papeles que pide la ley. Si estás leyendo una norma o una acta de inspección, la palabra que buscas es registro de jornada.
¿Vale un control de presencia para cumplir la ley?
Por sí solo, no. Un control de presencia dice quién está dentro ahora mismo, que es una foto del momento. El artículo 34.9 pide la anotación diaria de la hora de entrada y de salida, conservada cuatro años y a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes y de la Inspección. Sin histórico, no hay registro.
¿Hace falta una app instalada para fichar?
No. La ley no obliga a ningún soporte concreto: se puede fichar desde el móvil, desde una tablet compartida con PIN en la entrada, desde un cartel QR, desde el ordenador o desde un terminal de pared. Ficheo es una aplicación web que se guarda en la pantalla de inicio; no hay aplicación en las tiendas.
¿Un parte de horas en papel o en Excel es legal?
Puede serlo, porque la norma no exige un soporte. El problema es probatorio: una hoja editable no permite demostrar cuándo se escribió, y una rellenada a final de mes no es un registro diario, que es lo primero que se mira. Sirve para empezar y se queda corta en cuanto hay turnos, varios centros o una reclamación.
¿Qué es un «empleado activo» y por qué importa el término?
En Ficheo es la persona que ha fichado al menos una vez ese mes, y es la unidad con la que se cobra: quien está de baja larga, quien todavía no ha empezado o quien ya no está no cuenta. Importa porque hay proveedores que cobran por persona dada de alta, fiche o no. En un negocio de temporada esa diferencia es pagar la plantilla de agosto los doce meses o pagarla en agosto.
¿Fichar con huella es legal en España?
La guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 dejó el tratamiento biométrico para control de presencia con un encaje muy estrecho, hasta el punto de que en la práctica casi nunca se sostiene. Ficheo no hace biometría, por decisión. Si tu proyecto pasa por huella o por reconocimiento facial, Ficheo no es tu producto.
Si has llegado buscando una palabra suelta
Probablemente lo que quieres es la respuesta larga. Está en las treinta guías, cada una con el artículo del Estatuto al lado, o en las preguntas frecuentes, que tienen buscador.
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Cómo elegir
Doce preguntas para hacerle a cualquier proveedor, contestadas sin esconder nada.
Ficheo en datos
Precios, formas de fichar, artículos de la ley y lo que no hace.
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El registro que exige la ley, sin coste
Fichar, el registro de los cuatro años y la carpeta para la Inspección van a 0 €, con dos personas o con doscientas.