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La ley
El día a día
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Vienes de Bizneo, Factorial, Sesame, A3innuva Equipo, Woffu, Kenjo o Personio, o lo llevabas en tu propio Excel. Te traes a las personas, los fichajes de los cuatro años que pide la ley, las ausencias y los saldos de vacaciones y de horas. Lo subes tú en un rato o nos mandas los ficheros y lo hacemos nosotros, gratis.
Uno por cosa. Las columnas no tienen que ir en ningún orden ni llamarse de ninguna forma concreta: Ficheo las reconoce y te enseña lo que ha entendido antes de tocar nada.
Nombre, DNI o NIE, correo, teléfono, departamento, centro, puesto, fecha de alta y de baja, jornada semanal y días de vacaciones. Quien ya está en Ficheo no se duplica: se le completan los datos que le falten, sin pisar lo que ya tenga.
Entradas, salidas y pausas con su fecha y su hora, de hasta cuatro años atrás, que es lo que hay que guardar. Vale una fila por día con la entrada y la salida, o una fila por fichaje. Cada uno queda marcado con el programa del que vino.
Vacaciones, bajas y permisos, aprobados y pendientes. Cada tipo del fichero se casa con uno de los tuyos y lo puedes cambiar; el teletrabajo no es una ausencia y no se trae, y las rechazadas tampoco.
Los días de vacaciones gastados o pendientes de este año y la bolsa de horas con la que llega cada persona. Si también te has traído las ausencias, no se cuentan dos veces.
Está en el panel, en Empresa › Traer datos.
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Lo que caiga en un mes que ya has cerrado no entra. Un día que ya tiene fichajes hechos en Ficheo tampoco se mezcla con los del fichero. Y lo importado no dispara avisos de olvidos: son jornadas de hace meses, ya hechas, y avisar hoy de ellas sería ruido.
Ninguno publica cómo se llaman sus columnas, y no hace falta: lo que importa es sacar el informe detallado y no el resumen.
La ficha de empleados se exporta a Excel desde el propio programa. Para los fichajes, saca el informe de control horario del periodo que quieras traer, en Excel: una fila por persona y día con su entrada, su salida y sus pausas es justo lo que Ficheo lee.
Su ayuda describe la «Exportación de control horario - versión completa», con los turnos, el tiempo trabajado y los tramos, en Excel. Esa es la buena: el resumen solo trae totales por persona, y con totales no se puede reconstruir a qué hora entró nadie.
Los informes salen en Empresa › Informes, en PDF, Excel o CSV. Para traerte los fichajes, el de fichajes detallados en Excel o CSV; el PDF no sirve para importar. La ficha de empleados también sale en Excel.
Exporta el informe de fichajes (o registro de jornada) y la relación de trabajadores en Excel. Si sale con el nombre como «APELLIDOS, NOMBRE» y en mayúsculas, como es costumbre en los programas de nómina, Ficheo le da la vuelta y lo deja escrito como una persona.
Sus informes se configuran a medida y salen en .csv o .xlsx. Monta uno con la persona, la fecha y la hora de cada fichaje y si es entrada o salida; si sale una fila por fichaje y no por día, también vale.
Exporta la asistencia y la ficha de empleados en Excel o CSV. Kenjo deja elegir el idioma de las cabeceras: da igual el que salga, Ficheo reconoce las columnas en castellano y en inglés.
Exporta los periodos de asistencia (inicio, fin y pausa en minutos) y la lista de empleados. Personio guarda la pausa como una duración sin hora: Ficheo no se inventa a qué hora fue; la apunta, o la coloca a mitad de jornada marcada como estimada si tú lo eliges.
Si llevabas las horas en una hoja, súbela tal cual en .xlsx o en CSV. Basta con que tenga quién, qué día y a qué hora; lo demás se ajusta en el desplegable de cada columna.
Si prefieres no tocar nada, nos lo pasas y lo dejamos hecho. Así entra la petición:
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Nada. Ni hacerlo tú desde el panel ni que lo hagamos nosotros con tus ficheros.
No se duplica nada. Un fichaje es la misma persona, el mismo tipo y el mismo segundo; una ausencia, la misma persona, el mismo tipo y las mismas fechas; y un saldo se reemplaza, no se suma. Al subirlo otra vez el panel avisa de que ese fichero ya entró, y la simulación dice cuántas filas ya estaban.
No se tocan. Si el registro está cerrado hasta una fecha, lo anterior no entra, y el resumen dice cuántos fichajes se quedaron fuera y de qué fechas. Si los quieres, se reabre el registro (queda apuntado quién y por qué) y se vuelve a importar.
Sí. La hora del fichero se toma como hora de Madrid y se convierte igual que el resto de Ficheo: el turno de 22:00 a 06:00 de la noche en que se atrasa el reloj dura nueve horas. Una salida anterior a la entrada se entiende como turno de noche, y una hora que no existe —la que se salta el reloj en marzo— sale como error de esa fila, no se arregla sola.
Hasta 400 MB en CSV y 60 MB en Excel .xlsx. Cuatro años de fichajes de una plantilla grande caben si se parten por años, que es como los sacan casi todos los programas de todas formas.
Sí. Cada importación se deshace entera desde el mismo sitio, con un motivo que queda en el historial. Se quitan sus fichajes, sus ausencias y sus saldos; a las personas creadas no se las borra, porque puede que ya tengan su acceso.
Nada con los datos. Cada persona entra con su propio enlace, que le llega por correo o se le pasa por mensajería desde Personas › Repartir el acceso; las contraseñas del programa anterior no se traen nunca.
Cuando de la suite modular solo se usa el fichaje.
La comparación de frente, con lo que cada uno hace y no hace.
Lo mismo con el otro gran nombre del fichaje en España.
Crea la cuenta, sube el primer fichero y mira la simulación. Si no te convence lo que va a entrar, no se ha escrito nada.