Control horario para empresas de menos de 10 trabajadores

La guía

La respuesta corta

Sí, una empresa de menos de diez trabajadores tiene que registrar la jornada de cada persona contratada, cada día. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 12 de mayo de 2019 por el Real Decreto-ley 8/2019, no distingue por tamaño: obliga desde el primer contrato. El registro tiene que decir a qué hora empieza y a qué hora termina la jornada de cada uno, se conserva cuatro años y debe estar a disposición de la persona, de sus representantes si los hay y de la Inspección de Trabajo.

Lo que no exige es un aparato, un programa concreto ni un gasto. Vale una hoja bien llevada, una tablet en el mostrador o el móvil de cada uno. Lo que no vale es lo que no se puede comprobar: el horario del contrato copiado treinta veces al mes, o una hoja que se rellena el último día de memoria.

Quién ficha y quién no

Ficha toda persona que trabaja por cuenta ajena: indefinidos, temporales, a tiempo parcial, fijos discontinuos cuando están en activo y quien está en prácticas con contrato. A tiempo parcial la obligación es más estricta: registro día a día, total del mes y copia entregada con la nómina (art. 12.4.c). En un negocio pequeño es el caso más común —el refuerzo de los sábados, la persona de la limpieza dos horas al día— y el más olvidado.

No ficha quien no tiene contrato laboral: el autónomo titular, el administrador de la sociedad que solo administra (art. 1.3.c ET), el socio con control efectivo que cotiza como autónomo y, en general, los familiares que conviven con el empresario y trabajan con él (art. 1.3.e), salvo que se demuestre que son asalariados. Los hijos menores de treinta años contratados por un autónomo sí son trabajadores por cuenta ajena. Está explicado caso por caso en quién tiene que fichar en la empresa y en la empresa familiar.

Quién decide cómo se hace

El artículo 34.9 dice que el registro se organiza por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes legales. Con menos de seis personas no puede haber delegado de personal; de seis a diez solo lo hay si la plantilla lo decide por mayoría (art. 62.1 ET). Así que en la mayoría de negocios pequeños decide el empresario, sin consulta formal.

Conviene hacerlo por escrito igualmente: una página que diga cómo se ficha, qué se hace si alguien se olvida y quién puede corregir. Se entrega a cada persona y se informa de qué datos se tratan, como pide la protección de datos. Hay un modelo de comunicado a la plantilla listo para adaptar. Antes, mira tu convenio: algunos ya dicen cómo se lleva el registro en el sector, y entonces manda lo que diga.

Lo que no te toca todavía, y lo que sí

Varias obligaciones que aparecen al buscar «control horario» son de empresas más grandes. Con menos de cincuenta personas no hay que tener plan de igualdad (art. 45.2 de la LO 3/2007), ni canal de denuncias interno (art. 10.1.a de la Ley 2/2023), ni comité de empresa. Con hasta diez trabajadores, además, el empresario puede asumir personalmente la prevención de riesgos si se forma para ello (art. 11 del RD 39/1997), aunque casi todos lo contratan con un servicio ajeno.

Lo que sí toca a todas: el registro retributivo (art. 28.2 ET), el calendario laboral expuesto en el centro (art. 34.6), una política de desconexión digital (art. 88.3 de la LO 3/2018) y llevar las horas extra registradas día a día y entregadas con la nómina (art. 35.5).

Montarlo en una tarde

En una empresa pequeña lo que funciona es lo que no da trabajo. El orden que mejor sale:

• Elige dónde se ficha. Si todos pasan por el mismo sitio, una tablet en el mostrador con un PIN por persona. Si alguno trabaja fuera, el móvil. Las dos cosas a la vez también valen; están comparadas en reloj, tablet o app.
• Da de alta a la gente de una vez, pegando la lista de nombres, con su horario puesto.
• Decide quién corrige los olvidos. Con menos de diez suele ser el dueño. Lo importante es que cada corrección diga quién la hizo y por qué.
• Mira el primer mes entero antes de darlo por bueno: quién se olvida, a qué hora se ficha de verdad, cuánto dura la pausa.

En Ficheo fichar y el registro de jornada guardado cuatro años son gratis y sin límite de personas. Las vacaciones, los turnos y la bolsa de horas están en el plan Esencial, que con cinco personas que fichan todos los meses sale a 59,40 € al año sin IVA (tabla de precios). Con menos de diez, muchas empresas no pasan nunca del plan gratuito.

Si tu negocio tiene su página

Casi todos los negocios de menos de diez personas tienen algo propio que complica el fichaje: el madrugón al mercado de una frutería, la cita que se alarga en una peluquería canina o en un estudio de tatuaje, las sesiones de tarde de un gabinete de psicología, el ordeño de los trescientos sesenta y cinco días en una explotación ganadera o el dueño detrás de la barra en un bar. Cada uno tiene su semana tipo y sus errores frecuentes, y el índice completo está en todos los sectores.

Los tres errores del negocio pequeño

«Como somos pocos, no hace falta». La multa por no registrar la jornada es una infracción grave de la LISOS y no depende del tamaño de la plantilla (las cifras, en sanciones por no fichar). Y el registro protege también a la empresa: sin él, una reclamación de horas extra se discute con la palabra de cada uno.

El horario teórico copiado. Si el registro dice 9:00 a 14:00 los veinte días del mes, no registra nada: registra el contrato. La Inspección lo detecta mirando una sola semana.

El dueño que lo corrige todo sin dejar rastro. Es normal que el dueño arregle los olvidos. Lo que quita valor al registro es que no quede escrito qué había antes, quién lo cambió y por qué. Está en cómo se corrige un olvido.