Bot de fichaje: qué es, cómo funciona y qué pedirle

La respuesta

Qué es un bot de fichaje

Un bot de fichaje es un programa conectado a una aplicación de mensajería o a un chat de empresa que convierte un mensaje en un fichaje. Le escribes «entrada», o «ya estoy», y te contesta con la hora que ha quedado apuntada en el registro de jornada. No hay que abrir otra aplicación ni recordar una contraseña: se ficha desde el sitio donde ya se está escribiendo.

Lo que diferencia un bot útil de uno que solo lo parece no se ve en el chat. Se ve detrás: si los fichajes van a un registro que se conserva cuatro años, si se sabe con seguridad quién ha escrito, si cada corrección deja rastro y si se puede sacar el documento que pide la Inspección. Un bot que solo responde «apuntado» y guarda los mensajes en una conversación no es un registro de jornada, por mucho que lo parezca. Por qué, con el artículo 34.9 del Estatuto delante, está en ¿es legal fichar por WhatsApp?

Qué pasa cuando le escribes

Por dentro, un bot de fichaje hace siempre los mismos cinco pasos, y en cada uno hay algo que mirar:

1. La plataforma le pasa el mensaje. Telegram, Slack o Teams mandan lo que has escrito al servidor del bot. Las plataformas serias firman ese envío, para que el servidor pueda comprobar que viene de ellas y no de alguien que las imita.
2. El bot averigua quién eres. Por la cuenta desde la que escribes, que en algún momento se vinculó con tu ficha de la empresa.
3. Entiende qué quieres. Entrada, pausa, vuelta, salida o una consulta. Un buen bot entiende frases normales, no solo órdenes exactas.
4. Lo apunta en el registro, con la hora, la persona y el canal por el que llegó.
5. Te contesta con la hora apuntada, para que veas en el momento lo que ha quedado escrito y puedas avisar si algo no cuadra.

Los pasos uno y dos son los que separan un bot de juguete de uno que sirve para llevar el registro de una plantilla.

Un bot para todas las empresas o uno propio

En aplicaciones abiertas como Telegram hay dos maneras de montar un bot de fichaje.

Un bot propio para cada empresa. La empresa crea su bot, con su nombre y su foto, y conecta su clave con el programa de fichaje. La ventaja es la imagen: la plantilla le escribe a «el bot de la empresa». Las pegas son prácticas: alguien tiene que crearlo, guardar la clave con cuidado y cambiarla si se filtra, porque con esa clave cualquiera podría hacerse pasar por el bot.

Un bot único para todas las empresas. Hay un solo bot y sabe de qué empresa es cada persona por cómo se dio de alta. La empresa no crea ni instala nada, y las mejoras llegan a todas a la vez. La pega es que el nombre del bot es el del proveedor, no el de la empresa. Así funciona Ficheo en Telegram, con @Ficheobot.

En los chats de empresa, como Slack, Microsoft Teams o Google Chat, la cuestión cambia: el bot siempre se conecta una vez al espacio de trabajo de cada empresa, porque son espacios cerrados. Lo que se configura es la conexión, no un bot nuevo desde cero.

Cómo sabe quién le escribe

Es la parte más importante, y la que menos se pregunta. Hay tres maneras habituales:

• Por el número de teléfono. Es lo propio de WhatsApp. No requiere alta, pero un número no es una persona: se presta, se comparte y acaba reasignándose a otra persona cuando se da de baja una línea.
• Por un alta con código. La persona vincula su cuenta una vez con un código que le entrega la empresa. En Ficheo son dos: el de la empresa, de 4 caracteres, y el personal, de 6, que quien gestiona manda desde el panel por correo o da en mano. El personal es de un solo uso y caduca a los 30 días; después ya no se vuelve a pedir. Cinco intentos fallidos dejan esa conversación quince minutos en espera, y queda anotado quién emitió cada código.
• Por un enlace personal. No es un bot, pero cumple la misma función: un enlace secreto que solo tiene esa persona. Es lo que usa Ficheo con Siri y los Atajos del iPhone: el enlace se enseña una sola vez, en la base de datos solo se guarda su huella, sacar otro invalida el anterior y quien gestiona puede cortarlo.

Y hay que preguntar siempre por el día malo: si alguien pierde el móvil, ¿se puede desconectar su cuenta en el momento? En Ficheo, quien gestiona la desconecta desde el panel y le manda otro código.

Las órdenes habituales

Un bot de fichaje necesita pocas órdenes, pero tiene que entenderlas dichas de muchas maneras. Nadie escribe «registrar inicio de jornada» a las siete de la mañana. Estas son las de Ficheo, que cubren lo que se suele pedir:

• entrada: abre la jornada. También vale «ya estoy».
• pausa: empieza un descanso. También «café» o «me voy a comer».
• vuelvo: termina el descanso.
• salida: cierra la jornada. También «me voy».
• estado: cuánto llevas trabajado hoy.
• vacaciones: los días que te quedan.
• festivos y turno: los próximos festivos y lo que tienes puesto en el cuadrante.
• ayuda: la lista de lo que entiende.

Fíjate en un detalle: «me voy» y «me voy a comer» empiezan igual y significan cosas opuestas. Un bot que no distinga entre las dos cerrará jornadas a mediodía, y alguien tendrá que corregirlas a mano. Es una buena prueba para hacer en cualquier demostración.

En qué canales puede vivir

Un bot de fichaje puede vivir en casi cualquier sitio donde se escriba. Lo que cambia de uno a otro es quién ve la respuesta y cómo se comprueba que el mensaje es auténtico. Así funciona en cada canal de Ficheo:

• Telegram: se le escribe a @Ficheobot por privado.
• Slack: con la orden /fichar. La respuesta solo la ve quien ficha. Slack firma cada petición y se rechazan las que tienen más de cinco minutos.
• Microsoft Teams: se menciona a @Ficheo en un canal del equipo, así que el equipo ve el fichaje; por mensaje privado no funciona. Teams firma cada petición.
• Google Chat: cada petición llega con un token firmado por Google.
• Discord: con /fichar; la respuesta solo la ve quien ficha, y la petición va firmada.
• Webex: responde por privado, con la petición firmada.
• Mattermost: con /fichar, y la respuesta solo la ve quien ficha.
• Rocket.Chat: escribiendo «fichar entrada».

WhatsApp también puede tener bots, a través de la plataforma de Meta para empresas, pero en Ficheo todavía no está disponible y no tiene fecha. Las diferencias con Telegram están en WhatsApp o Telegram para fichar. Si tu empresa trabaja con Microsoft 365 o Google Workspace, hay una guía para el control horario dentro de esas herramientas.

Diez preguntas antes de elegir uno

Sirven para cualquier bot de fichaje, sea de quien sea. Hazlas antes de contratar, y pide que te lo enseñen funcionando, no que te lo cuenten.

1. ¿Hay un registro de jornada detrás, o solo un chat? Los fichajes tienen que acabar en un sitio que se conserve cuatro años, independiente de la conversación. Si se borra el chat, no se puede perder nada.
2. ¿Qué hora apunta y cuándo me la enseña? Tiene que contestar con la hora que ha quedado registrada, no con un «recibido».
3. ¿Cómo sabe quién soy la primera vez, y después? Número de teléfono, código de alta o cuenta de empresa. Pide que te expliquen qué impide que otra persona se dé de alta en tu nombre.
4. ¿Qué frena a quien prueba códigos hasta acertar? Un límite de intentos, una espera y códigos que caducan y que solo sirven una vez.
5. ¿Qué pasa si pierdo el móvil? Tiene que poder desconectarse esa cuenta en el momento, sin esperar a soporte.
6. ¿Se puede corregir un fichaje, y queda rastro? Toda corrección debe dejar quién la hizo, cuándo y qué había antes. Sin eso, el registro no es fiable.
7. ¿Saca el registro para la Inspección? De una persona o de toda la plantilla, por meses, en un documento legible y sin copiar nada a mano.
8. ¿Qué datos guarda y quién los trata? Qué se apunta de cada fichaje, quién es el encargado del tratamiento, qué contrato se firma y qué hay que contarle a la plantilla. La guía de control horario y protección de datos te sirve de lista.
9. ¿Cómo comprueba que el mensaje viene de la plataforma? La respuesta buena habla de firmas: cada petición de Slack, Teams, Discord, Google Chat o Webex llega firmada, y el servidor rechaza la que no cuadra.
10. ¿Convive con las demás formas de fichar? Una persona tiene que poder entrar por el chat y salir desde la app o la tablet, y que salga una sola jornada. La jornada es de la persona, no del canal.

Lo que un bot no resuelve

Un bot es cómodo, pero no es la respuesta para todo, y conviene decirlo antes de montarlo.

• El móvil prestado. Si alguien escribe desde el teléfono de otra persona, el bot apunta a la dueña del teléfono. Eso es fichar por otro compañero, y donde sea un riesgo real hay que combinar el bot con una vía en el sitio: una tablet con PIN, un cartel con código QR, que puede cambiar cada 30 segundos en una pantalla, o una pegatina NFC.
• El móvil personal. Fichar por mensaje no puede ser obligatorio desde el teléfono propio. Tiene que haber otra vía, como explica ¿me pueden obligar a fichar con mi móvil?
• La falta de cobertura. Un mensaje necesita conexión. Donde no la hay, la app del móvil de Ficheo guarda el fichaje sin conexión.
• Fichar solo. Un bot apunta lo que se le dice; no ficha por su cuenta. Las opciones que registran sin que la persona haga nada tienen sus propios límites, contados en fichaje automático.

Por eso lo razonable es tratar el bot como una forma más de fichar, pensada para quien trabaja fuera, se mueve entre centros o se pasa el día dentro de un chat. En Ficheo va incluido en todos los planes, también en el Gratis, y convive con las demás formas de fichar en el mismo registro.