Tus datos, la seguridad y las copias

En un servidor en París, dentro de la Unión Europea, con un segundo servidor de respaldo en Núremberg (Alemania), de otro proveedor, que recibe cada cambio al momento. Los proveedores están en el encargo de tratamiento.

Para seguir: Disponibilidad, copias y qué pasa si algo falla · Encargo de tratamiento

Cada noche, completa: la base de datos y los archivos subidos. Cada copia se restaura en una base aparte y se cuentan las filas para comprobar que vale; si no cuadra, se marca como fallida. Se guardan las de las últimas 14 noches y una por mes durante un año, y cada una sale cifrada a un segundo proveedor, fuera del centro de datos.

Se sigue fichando: la app abre sin conexión si ya se había abierto antes, guarda el fichaje con la hora del toque y lo manda al volver; la tablet de la entrada hace lo mismo. Lo que no hay durante la caída es panel. Si el programa se cuelga se reinicia solo en uno o dos minutos, y cada incidencia se publica en la página de estado.

Para seguir: Disponibilidad, copias y qué pasa si algo falla

Nos comprometemos a un 99,9 % cada mes, medido cada minuto y publicado en la página de estado. En los planes de pago, si un mes queda por debajo del 99,5 % se devuelve el 10 % de la cuota de ese mes, y por debajo del 99 %, el 25 %.

Para seguir: Disponibilidad y continuidad

En Empresa › Seguridad, «Descargar todo» te da un ZIP con una hoja de cálculo por cada cosa (personas, fichajes, correcciones, ausencias, saldos, cuadrante, festivos…), los documentos y un LEEME. Al lado está el calendario de vacaciones del año listo para imprimir o guardar en PDF.

1. Ve a Empresa › Seguridad y baja hasta Una copia de todo, fuera de Ficheo.
2. Pulsa Descargar todo. El ZIP baja directo al ordenador; los .csv se abren con doble clic en Excel.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Descargar todos los datos de la empresa y el calendario de vacaciones para imprimir»: Empresa › Seguridad: «Una copia de todo, fuera de Ficheo». img/manual-descargar-todo-1.webp

3. Para el calendario, elige el año en Calendario de vacaciones y pulsa Descargar. También está en Ausencias › Calendario del equipo › Imprimible del año.

Ten en cuenta

• Lo descarga solo quien gestiona la empresa, hasta 3 veces al día, y cada descarga queda en el registro de accesos.
• No van en el ZIP, a propósito: el canal de denuncias, lo personal de cada trabajador (su diario y sus préstamos) y las contraseñas.
• Si un día Ficheo no contestara, cada persona sigue viendo en su app la última copia de sus vacaciones.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Descargar todos los datos de la empresa y el calendario de vacaciones para imprimir». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: Vengo de Bizneo, Factorial, Sesame o A3: ¿puedo traerme los fichajes? · ¿Cómo saco el registro y le doy acceso al inspector? · ¿Puedo saber quién ha mirado mis datos?

Sí, desde Mi perfil en la app: un botón descarga todo lo que hay de ti, en un formato para leerlo e imprimirlo y en otro para que lo lea otro programa. Lo que se deja fuera viene explicado dentro del propio archivo. Quien gestiona también puede sacarlo por ti desde tu ficha.

Para seguir: Política de privacidad

Tu empresa, que es la responsable de esos datos, y dentro de ella quien tenga permiso: un encargado solo ve a su equipo. Y cada vez que alguien abre tu ficha queda apuntado.

Sí, en Mi perfil: cada vez que alguien abre tu ficha queda apuntado, y esa lista la ves tú. Se guarda 730 días de fábrica, y cada empresa puede fijarlo entre 180 y 1.460. Quien gestiona ve todos los accesos en Empresa › Registro de accesos.

1. Abre Empresa › Registro de accesos.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Quién ha mirado los datos de quién»: Empresa › Registro de accesos. img/manual-registro-accesos-1.webp

2. Elige De quién para ver quién ha mirado los datos de una persona.
3. Arriba decides cuánto tiempo se guarda (dos años, recomendado).

Ten en cuenta

• Abrir esta pantalla también queda apuntado. De aquí no se puede borrar nada.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Quién ha mirado los datos de quién». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Puedo descargar todos los datos de la empresa? · ¿Puedo obligar a usar la verificación en dos pasos? ¿Y si alguien pierde el móvil? · ¿Cómo saco el registro y le doy acceso al inspector?

Solo para ayudarte y dejando rastro: soporte entra por su propio acceso, nunca con vuestras contraseñas, y cada entrada queda en Empresa › Registro de accesos. No sale en tu plantilla.

Todo viaja cifrado (HTTPS). Además se guardan cifrados los archivos que se suben —nóminas, contratos, justificantes— y el DNI de cada persona, y las copias que salen del servidor van cifradas. Las contraseñas no se guardan: se guarda una huella que no se puede revertir, por eso nadie puede consultarlas.

Los fichajes y el registro, al menos los cuatro años que obliga la ley: ninguna limpieza automática los borra. El historial de cambios de un fichaje, lo que dure el fichaje. El registro de quién ha mirado qué, 730 días de fábrica (entre 180 y 1.460, a elección de la empresa). Y darse de baja de un plan no borra nada.

Para seguir: Disponibilidad y continuidad

A una persona con fichajes no se la puede borrar: el registro de jornada se guarda cuatro años por ley. Se le da de baja, que le quita el acceso y el PIN y no borra nada. Si se dio de alta por error y no tiene fichajes, consúltalo con un ticket.

Sí: el encargo de tratamiento está publicado, con los subencargados que usamos. Tu empresa es la responsable de los datos de su plantilla; Ficheo los trata por encargo suyo.

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Ninguna. Ni propias ni de terceros, ni analítica, ni píxel de seguimiento, y por eso no hay banner. Este buscador tampoco manda a ningún sitio lo que escribes: busca dentro de tu navegador.

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Para que tu programa de nóminas o tu ERP lea los datos de Ficheo (con una clave) o se entere al momento de lo que pasa (con un aviso automático).

1. Abre Empresa › Integraciones y pulsa Crear una clave. Dale un nombre (el del programa) y Crear la clave.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Conectar Ficheo con otro programa (API y avisos)»: Empresa › Integraciones. img/manual-integraciones-1.webp

2. Copia la clave en ese momento: no se vuelve a enseñar. Si se pierde, Retirar y crear otra.
3. Para los avisos automáticos, añade la dirección de tu programa y Probar envío.

Ten en cuenta

• Una clave solo LEE. Para que un programa escriba fichajes hay otra forma: pregúntanos con un ticket.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Conectar Ficheo con otro programa (API y avisos)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

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Para seguir: API y webhooks