Personas, accesos, contraseñas y papeles

El alta va en cuatro pasos (quién es, qué hace, su horario y cómo ficha) y termina con el enlace para que entre a fichar.

Para qué sirve. Meter a una persona nueva en la plantilla con su horario y su forma de fichar, y mandarle el acceso para que empiece a fichar.

1. Ve a Personas › Administración y pulsa Dar de alta.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Dar de alta a una persona»: En Personas › Administración, el botón «Dar de alta» está arriba a la derecha. img/manual-dar-de-alta-1.webp

2. Quién es: Nombre y apellidos y, si los tienes, Correo y Teléfono, Departamento, Cargo y Delegación o centro.

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Dar de alta a una persona»: La ventana de alta, por pasos: primero quién es. img/manual-dar-de-alta-2.webp

3. Qué hace: Qué podrá hacer (solo fichar, encargado o gestor), Quién le aprueba las solicitudes, Se incorpora el y el contrato.
4. Su horario: elige una plantilla o Sin horario fijo, o rellena la rejilla.
5. Cómo ficha: marca Y también con la pantalla compartida si va a fichar en la tablet (le crea un PIN).
6. Pulsa Dar de alta. Al terminar sale Mándale su acceso con el enlace para que elija su contraseña.

Ten en cuenta

• Desde el segundo paso puedes pulsar Dar de alta ya y dejar el resto para después.
• El usuario y la contraseña provisional quedan plegados en O dale usuario y contraseña y solo se ven una vez.
• Para meter a mucha gente de golpe, mira «Meter a toda la plantilla de golpe».

Errores típicos

• Poner un correo que no es suyo: el enlace para elegir contraseña le llegaría a otra persona.
• Dejarla sin horario «para luego»: hasta que lo tenga, no se le cuentan horas previstas ni retrasos.
• Darla de alta dos veces porque no ha llegado el correo: búscala en la lista y usa «Repartir el acceso».

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Dar de alta a una persona». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Puedo meter a toda la plantilla de golpe? · ¿Cómo les mando el acceso a mis trabajadores? · ¿Cómo pongo un horario partido de mañana y tarde? · ¿Cómo hago a alguien encargado o gestor?

Cada persona recibe un enlace de un solo uso para elegir su contraseña y empezar a fichar. Se manda por WhatsApp, por correo o impreso; no hace falta que tengan correo.

Para qué sirve. Que cada persona pueda entrar en la app y fichar: le mandas un enlace (WhatsApp, correo o papel) con el que elige su propia contraseña.

1. Ve a Personas › Repartir el acceso. Arriba salen quienes Todavía no han fichado nunca y abajo los que Ya fichan.
2. Pulsa Mandar el acceso a las N para todos los que faltan, Preparar en una sola fila, o marca varias y pulsa Preparar los N enlaces.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Repartir el acceso a la plantilla»: Quienes todavía no han fichado nunca salen arriba, cada uno con su «Preparar». img/manual-repartir-acceso-1.webp

3. En la ventana, para cada persona: Mandar por WhatsApp, Compartir (en el móvil), Copiar el mensaje o Por correo si tiene correo.
4. Si lo prefieres en papel: Ver la hoja para imprimir e Imprimir. Al terminar, Hecho.

Ten en cuenta

• El enlace vale una sola vez y caduca a las dos semanas. Preparar uno nuevo anula el anterior.
• Al abrirlo, la persona elige una contraseña (mínimo 8 caracteres) y el botón Ir a fichar la lleva a la app. Después entra siempre por la dirección de tu empresa (tuempresa.ficheo.app).
• También puedes mandar invitaciones por correo desde Personas › Administración con Invitar por correo.
• Si prefieres contraseñas en vez de enlace: Generar contraseñas nuevas.

Errores típicos

• Mandar el mismo enlace a dos personas: cada enlace es de una sola persona y vale una vez.
• Preparar un enlace nuevo «por si acaso»: anula el anterior, y el que ya tenía deja de funcionar.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Repartir el acceso a la plantilla». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo doy de alta a una persona nueva? · Un trabajador ha olvidado su contraseña o su PIN. ¿Qué hago? · ¿Cómo ficha mi equipo con el móvil?

Sí. El enlace de acceso se genera tenga correo o no, y se le manda por WhatsApp o impreso. Después entra con su teléfono o con su código de usuario de cinco letras, y al terminar de elegir su contraseña la pantalla le dice con qué usuario tiene que volver.

La baja no borra nada: sus fichajes se guardan los cuatro años que pide la ley. Le quita el acceso y el PIN, y se puede deshacer.

Para qué sirve. Sacar a alguien de la plantilla cuando deja la empresa, sin perder su registro de jornada (que hay que guardar cuatro años).

1. Ve a Personas › Administración y pulsa Dar de baja en su fila.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Dar de baja a alguien (y volver a darle de alta)»: «Dar de baja» está al final de la fila de cada persona. img/manual-dar-de-baja-1.webp

2. Lee Antes de confirmar, mira esto y rellena Último día que trabaja, Motivo y, si hace falta, Quién firma ahora las solicitudes de su gente y Quitarla del cuadrante.
3. Pulsa Dar de baja.
4. Para que vuelva: al final de la misma pantalla, en Ya no están, pulsa Volver a dar de alta, pon Vuelve el y confirma.

Ten en cuenta

• No hay forma de borrar a una persona con fichajes: el registro de jornada se guarda cuatro años por ley (art. 34.9 del Estatuto).
• Al volver conserva sus fichajes y su código de usuario, y se le genera una contraseña provisional que se ve una sola vez.

Errores típicos

• Intentar borrarla: no se puede, y no hace falta. Dada de baja deja de contar y no puede entrar.
• Olvidar a quién pasan sus solicitudes si era encargada: la ventana te lo pregunta antes de confirmar.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Dar de baja a alguien (y volver a darle de alta)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo doy de alta a una persona nueva? · ¿Cómo hago a alguien encargado o gestor? · ¿Puedo descargar todos los datos de la empresa?

Hay tres papeles: solo fichar, encargado (ve y gestiona su equipo) y gestor (lleva la empresa entera). Se elige en la ficha de cada persona.

Para qué sirve. Que un responsable de tienda, de turno o de departamento apruebe, corrija y monte el cuadrante de SU gente, sin ver al resto ni tocar la empresa.

1. Ve a Personas › Administración y pulsa Editar en su fila.
2. En Qué podrá hacer elige Entrar al panel, pero viendo solo a su equipo (encargado) o Entrar al panel y llevar la empresa entera (gestor).

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Hacer a alguien encargado o gestor»: En Editar, «Qué podrá hacer» tiene los tres papeles. img/manual-encargados-1.webp

3. Pulsa Guardar cambios. Entra al panel en tuempresa.ficheo.app/panel con su mismo usuario y contraseña de la app.
4. Su equipo es la gente que le tiene puesto en Quién le aprueba las solicitudes: cámbialo en la ficha de cada uno con Editar.

Ten en cuenta

• Un encargado ve horas, fichajes y ausencias de su equipo, aprueba ausencias y horas extra, corrige fichajes y monta el cuadrante.
• No puede cambiar horarios, tocar los ajustes de la empresa, dar de alta o de baja, ni cerrar el mes.
• No hay permisos a medida: son tres papeles.

Errores típicos

• Cambiarle el papel pero no ponérselo como aprobador a su gente: su equipo es quien le tiene en «Quién le aprueba las solicitudes».
• Hacerle gestor para que «vea más»: un gestor lleva la empresa entera, incluidos horarios, altas y cierre de mes.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Hacer a alguien encargado o gestor». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo doy de alta a una persona nueva? · ¿Cómo apruebo o deniego unas vacaciones? · ¿Cómo monto el cuadrante de turnos de la semana? · ¿Puedo obligar a usar la verificación en dos pasos? ¿Y si alguien pierde el móvil?

Tres, y se eligen en la ficha de cada persona: empleado, que solo ficha y ve lo suyo; encargado, que entra al panel y ve a su equipo; y gestor, que lleva la empresa entera y su configuración. Se pueden cambiar cuando quieras. Los encargados son del plan Esencial, y el plan también marca cuántas personas pueden gestionar.

A la gente que le tiene puesto como aprobador, y a quien dependa de esos, hacia abajo. No ve a nadie de fuera de su rama: ni en las horas, ni en las ausencias, ni en los informes. La puerta va al revés de lo habitual —todo prohibido menos lo que está en una lista—, y una prueba automática recorre el panel con la sesión de un encargado exigiendo que no aparezca nadie de fuera de su equipo.

No puede cambiar el horario de nadie (afecta a las horas de todo el año), aprobar un cambio de fichaje que él mismo pidió, cerrar ni reabrir el mes, sacar el registro de jornada de toda la plantilla, dar de alta o de baja, ni tocar el catálogo de turnos: solo pinta el cuadrante de su rama. Tampoco abre tickets de soporte, aunque sí usa el manual y el asistente.

No. Son tres papeles, no una matriz de casillas: si necesitas que alguien vea las ausencias pero no las horas, hoy no se puede. Nombrar encargados es del plan Esencial, y cuántas personas pueden gestionar (gestores y encargados, juntos) depende del plan: 1 en Gratis, hasta 3 en Esencial, hasta 10 en Equipo e ilimitadas en Pro.

Por la dirección de tu empresa con /panel al final (tuempresa.ficheo.app/panel), con el mismo usuario y la misma contraseña que usas para fichar.

Los departamentos agrupan a la gente; los centros (tiendas, oficinas, naves) además llevan sus festivos locales y su zona para la geolocalización.

Para qué sirve. Ordenar la plantilla para filtrar informes y calendarios, y para que cada centro tenga sus festivos locales y su zona de fichaje.

1. Departamentos: en Personas › Departamentos pulsa Crear departamento, escribe Cómo se llama y pulsa Crear.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Departamentos y centros de trabajo»: Personas › Departamentos, con sus subdepartamentos y quién hay en cada uno. img/manual-departamentos-centros-1.webp

2. Para mover gente: en Personas › Administración márcalas, pulsa Mover de departamento, elige A qué departamento y pulsa Mover N.
3. Centros: en Empresa › Centros pulsa Crear centro, escribe Cómo se llama y pulsa Crear.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 3 de «Departamentos y centros de trabajo»: Empresa › Centros: cada centro con su gente y su zona. img/manual-departamentos-centros-3.webp

4. A cada persona se le pone su centro en Delegación o centro al editar su ficha.

Ten en cuenta

• Un departamento o un centro solo se borra cuando no tiene a nadie dentro.
• Con más de un centro, cada festivo se puede marcar como de toda la empresa o de un centro concreto.

Errores típicos

• Crear un centro por cada departamento: el centro es el SITIO (tienda, obrador), el departamento es el equipo.
• Intentar borrar un departamento con gente dentro: muévela antes a otro.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Departamentos y centros de trabajo». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo pongo los festivos de mi comunidad y los locales? · ¿Cómo enciendo la geolocalización al fichar? · ¿Qué informes hay?

Sí. Das de alta tus centros en Empresa › Centros, pones a cada persona en el suyo y marcas cada festivo como de toda la empresa o de un centro: las pantallas de una persona miran el calendario de su centro. Cuántos centros caben depende del plan: 1 en Gratis, hasta 2 en Esencial, hasta 5 en Equipo e ilimitados en Pro. El horario y quién aprueba siguen siendo de cada persona, no del centro.

Sí, en Personas › Organigrama, y no se dibuja a mano: sale de quién aprueba a quién. Si nadie tiene responsable puesto, se arma por departamentos y la pantalla lo dice.

Las contraseñas no se pueden consultar, solo cambiar. Lo más cómodo es mandarle un enlace nuevo para que elija otra; si tiene correo, puede recuperarla él solo.

Para qué sirve. Devolverle el acceso a quien no puede entrar, sin que nadie llegue a ver su contraseña.

1. Si tiene correo en su ficha: que pulse ¿Olvidaste tu contraseña? en la puerta de tu empresa; le llega un enlace que caduca en 15 minutos.
2. Si no: ve a Personas › Repartir el acceso, pulsa Preparar en su fila y mándale el enlace por WhatsApp. Elegirá una contraseña nueva.
3. O desde su ficha, Nueva contraseña: se ve una sola vez y cierra sus sesiones abiertas.
4. El PIN de la tablet: en Pantalla de fichaje › Identificadores, Cambiar en su fila. El PIN nuevo sale una sola vez en Este es su PIN.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 4 de «Un trabajador ha olvidado su contraseña o su PIN»: Pantalla de fichaje › Identificadores: el PIN de cada persona se cambia en su fila. img/manual-contrasena-olvidada-4.webp

Ten en cuenta

• Nadie, ni de tu empresa ni de Ficheo, puede ver una contraseña: solo sustituirla.

Errores típicos

• Pedirle la contraseña para «comprobarla»: nadie puede verla, ni tú ni Ficheo. Solo se sustituye.
• Generarle una contraseña nueva cuando tiene correo: con «¿Olvidaste tu contraseña?» la elige él y no tienes que mandársela.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Un trabajador ha olvidado su contraseña o su PIN». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo les mando el acceso a mis trabajadores? · ¿Cómo pongo una tablet en la entrada para fichar con PIN? · ¿Cómo activo la verificación en dos pasos?

Sí, si tu empresa tiene tu correo: en la puerta de tu empresa pulsa ¿Olvidaste tu contraseña?, escribe tu correo y te llega un enlace que te mete dentro; caduca en 15 minutos y vale una vez. Si no tienes correo en Ficheo, pide a quien gestiona tu empresa un enlace nuevo: te lo manda por WhatsApp y eliges otra. Nadie, ni de tu empresa ni de Ficheo, puede ver tu contraseña: solo sustituirla.

En la app, Más › Ajustes: escribe la contraseña de ahora y la nueva (mínimo 8 caracteres). Al cambiarla se cierran tus sesiones abiertas en otros aparatos, menos la del móvil desde el que la cambias.

Casi nunca: la sesión se alarga mientras la uses. Si pasas un mes sin abrir la app, te pedirá entrar otra vez. Si cambias tu contraseña, se cierran las sesiones de los demás aparatos.

Sí, en todos los planes: la puerta de tu empresa, el panel y la app tienen los botones Google y Microsoft. No crean cuentas: el correo de Google o Microsoft tiene que ser el que está en tu ficha de Ficheo. La empresa puede exigir que sea de su dominio.

Si tu empresa tiene Microsoft Entra ID, Okta, Google Workspace, OneLogin, JumpCloud o ADFS, la gente puede entrar en Ficheo con su cuenta de siempre. Se monta en Empresa › Seguridad en cuatro pasos y va en el plan Pro.

1. Ve a Empresa › Seguridad y, en Entrar con la cuenta de la empresa (SSO), pulsa Empezar. Hasta que lo actives no cambia nada: se sigue entrando como siempre.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Entrar con la cuenta de la empresa (SAML): cómo funciona y cómo se activa»: Empresa › Seguridad › Entrar con la cuenta de la empresa (SSO). img/manual-sso-saml-1.webp

2. 1 · Copia esto en tu directorio: el Identificador (Entity ID) y la URL de respuesta (ACS). Cada directorio los pide con su nombre; abajo hay una guía para Entra ID, otra para Okta y otra para Google.
3. 2 · Los datos de tu directorio: pega la URL de metadatos, sube el fichero XML, o escribe a mano el identificador, la URL de inicio de sesión y el certificado. Pulsa Guardar.
4. 3 · Pruébalo: pulsa Probar la conexión. Se abre tu directorio en otra ventana; entra con tu cuenta. Ficheo te dice qué ha llegado (correo, nombre, grupos) y quién es esa persona en Ficheo. No se abre ninguna sesión.
5. 4 · Actívalo con el interruptor. Desde ese momento sale Entrar con tu cuenta de empresa en la página de tu empresa, en el panel y en la app.
6. Si quieres que SOLO se entre por el directorio, marca Solo con la cuenta de la empresa, elige el administrador de rescate y pulsa Guardar. Dejan de valer la contraseña de Ficheo, Google, Microsoft y el enlace por correo, y se cierran las sesiones abiertas de otra forma.

Ten en cuenta

• El directorio tiene que mandar el correo de la persona (como NameID o como atributo «email»), y ese correo tiene que estar en su ficha de Ficheo. Si enciendes Dar de alta al entrar, quien llegue con un correo de vuestro dominio y no esté se crea como empleado.
• El administrador de rescate es el único que sigue entrando con su contraseña de Ficheo cuando todo es «solo con la cuenta de la empresa». Es para el día que el directorio falle o caduque su certificado: desde ahí se puede apagar. Que tenga la verificación en dos pasos.
• Cambiar el directorio o su certificado obliga a probar otra vez y apaga el inicio de sesión corporativo hasta entonces. Si guardaste la URL de metadatos, el certificado nuevo se recoge solo.
• En Opciones puedes poner los dominios de la empresa (quien escriba su correo en ficheo.app/login va directo a vuestro directorio), que entrar por el directorio no pida el código de dos pasos (solo si vuestro directorio ya pide MFA) y reglas de grupos → papel o departamento.
• Si la empresa deja el plan Pro, el inicio de sesión corporativo deja de usarse y se vuelve a entrar con contraseña o con el enlace por correo. Nadie se queda fuera.
• Cada entrada por el directorio y cada cambio de esta configuración quedan en Empresa › Accesos. Salir del directorio no cierra la sesión de Ficheo (no hay cierre de sesión único).

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Entrar con la cuenta de la empresa (SAML): cómo funciona y cómo se activa». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo conecto Microsoft Entra ID (Azure AD) por SAML y SCIM? · ¿Cómo conecto Okta por SAML y SCIM? · ¿Cómo conecto Google Workspace por SAML? · ¿Puedo obligar a usar la verificación en dos pasos? ¿Y si alguien pierde el móvil?

Para seguir: Inicio de sesión único (SSO)

Se crea una aplicación empresarial propia en Entra ID, se le dan los datos de Ficheo y se trae aquí su URL de metadatos. Con el aprovisionamiento automático, Entra da de alta y de baja a la gente en Ficheo.

1. En el centro de administración de Microsoft Entra: Aplicaciones empresariales › Nueva aplicación › Crear su propia aplicación. Ponle de nombre «Ficheo», marca «Integrar cualquier otra aplicación que no se encuentre en la galería» y crea.
2. En la aplicación, Inicio de sesión único › SAML. En Configuración básica de SAML › Editar pega el Identificador (Entity ID) y la URL de respuesta (ACS) que enseña Ficheo en Empresa › Seguridad. La URL de inicio de sesión es opcional (es la de «Dirección para empezar»). Guarda.
3. En Atributos y notificaciones, comprueba que emailaddress sale de user.mail y que tus usuarios tienen el correo puesto. Si quieres grupos, Agregar una notificación de grupo: llegan como identificadores (Object ID).
4. En Certificados SAML, copia la Dirección URL de metadatos de federación de aplicación y pégala en Ficheo, en URL de metadatos. Guarda.
5. En Usuarios y grupos, asigna la aplicación a quien tenga que entrar. Quien no la tenga asignada no podrá.
6. Vuelve a Ficheo y pulsa Probar la conexión. Si sale bien, actívalo.
7. Para las altas y bajas: genera un token en Empresa › Seguridad (Altas y bajas automáticas). En Entra, Aprovisionamiento › Introducción, modo Automático. En Credenciales de administrador: URL de inquilino = la URL del servicio SCIM de Ficheo, Token secreto = el token. Probar conexión, guarda y pon el estado del aprovisionamiento en Activado.

Ten en cuenta

• Las asignaciones de atributos que trae Entra de serie valen: userPrincipalName → userName, mail → correo, el estado de la cuenta → active, department → departamento.
• Entra no da de alta al momento: hace una pasada cada 40 minutos más o menos. Para probar a una persona concreta, usa «Aprovisionar a petición».
• Cuando Entra deja de tener a alguien asignado, en Ficheo se le da de baja: sus fichajes se conservan. Si lo vuelven a asignar, vuelve la misma persona con su historial.
• Si en las reglas de grupos quieres usar un grupo de Entra, copia su Object ID: es lo que manda Entra, no el nombre.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Conectar Microsoft Entra ID (Azure AD) por SAML y SCIM». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Podemos entrar con la cuenta de la empresa (Entra ID, Okta, Google Workspace)? · ¿Cómo conecto Okta por SAML y SCIM? · ¿Cómo conecto Google Workspace por SAML?

Se crea una integración SAML 2.0 en Okta con los datos de Ficheo y se trae aquí su URL de metadatos. Encendiendo SCIM en la misma aplicación, Okta da de alta, cambia y da de baja a la gente en Ficheo.

1. En la consola de administración de Okta: Applications › Applications › Create App Integration, elige SAML 2.0 y ponle de nombre «Ficheo».
2. En Configure SAML: Single sign-on URL = la URL de respuesta (ACS) de Ficheo, con «Use this for Recipient URL and Destination URL» marcado; Audience URI (SP Entity ID) = el Identificador (Entity ID) de Ficheo; Name ID format = EmailAddress; Application username = Email.
3. En Attribute Statements añade email = user.email (y si quieres firstName = user.firstName, lastName = user.lastName). En Group Attribute Statements, groups con el filtro que quieras.
4. Termina, ve a la pestaña Sign On, copia la Metadata URL y pégala en Ficheo, en URL de metadatos. Guarda.
5. En Assignments, asigna la aplicación a las personas o grupos que vayan a entrar.
6. En Ficheo, Probar la conexión, y si sale bien, actívalo.
7. Para SCIM: en Okta, en la pestaña General › App Settings › Edit, marca SCIM como modo de aprovisionamiento. En la pestaña Provisioning › Integration: SCIM connector base URL = la URL del servicio SCIM de Ficheo, Unique identifier field for users = userName, acciones Push New Users, Push Profile Updates y Push Groups, Authentication Mode = HTTP Header, y pega el token de Ficheo. Test Connector Configuration y guarda.
8. En Provisioning › To App, enciende Create Users, Update User Attributes y Deactivate Users.

Ten en cuenta

• Con Push Groups, cada grupo que empujes a Ficheo es un departamento, y quien esté en él pasa a ese departamento.
• Desactivar a alguien en Okta lo da de baja en Ficheo sin borrar nada.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Conectar Okta por SAML y SCIM». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Podemos entrar con la cuenta de la empresa (Entra ID, Okta, Google Workspace)? · ¿Cómo conecto Microsoft Entra ID (Azure AD) por SAML y SCIM? · ¿Cómo conecto Google Workspace por SAML?

Se crea una aplicación SAML personalizada en la consola de administración de Google, se descargan sus metadatos y se suben aquí. Google Workspace no manda altas por SCIM a aplicaciones propias.

1. En la consola de administración de Google: Aplicaciones › Aplicaciones web y móviles › Añadir aplicación › Añadir aplicación SAML personalizada. Ponle de nombre «Ficheo».
2. En Detalles del proveedor de identidades de Google, pulsa Descargar metadatos. En Ficheo, Empresa › Seguridad, elige Subir el XML, sube ese fichero y guarda.
3. En Detalles del proveedor de servicios: URL de ACS = la URL de respuesta (ACS) de Ficheo, ID de entidad = el Identificador (Entity ID) de Ficheo, Formato de ID de nombre = EMAIL, ID de nombre = Información básica › Correo electrónico principal.
4. En Asignación de atributos añade Correo electrónico principal → email (y si quieres Nombre → firstName, Apellidos → lastName, Departamento → department, y Pertenencia a grupos → groups).
5. Al terminar, en Acceso de usuarios, ponlo ACTIVADO para toda la organización o para las unidades que vayan a entrar. Google puede tardar un rato en aplicarlo.
6. En Ficheo, Probar la conexión, y si sale bien, actívalo.

Ten en cuenta

• Google Workspace no tiene SCIM para aplicaciones propias. Para no meter a la plantilla a mano, enciende Dar de alta al entrar con el dominio de la empresa, o usa Personas › Pegar una lista.
• Si lo que quieres es solo que cada uno pueda entrar con su cuenta de Google, sin montar nada, eso ya existe: es el botón «Google» de siempre, en todos los planes.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Conectar Google Workspace por SAML». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Podemos entrar con la cuenta de la empresa (Entra ID, Okta, Google Workspace)? · ¿Cómo conecto Microsoft Entra ID (Azure AD) por SAML y SCIM? · ¿Cómo conecto Okta por SAML y SCIM?

Además de la contraseña, al entrar al panel se pide un código de 6 cifras que cambia cada 30 segundos en una app del móvil (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…). Si alguien se entera de tu contraseña, sin tu móvil no entra.

Para qué sirve. Que, aunque alguien sepa tu contraseña, no pueda entrar en el panel sin el código de tu móvil.

1. Pulsa tu nombre arriba a la derecha (en el móvil, tus iniciales) y elige Verificación en dos pasos.

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Verificación en dos pasos: entrar con un código del móvil»: En el menú de tu cuenta, arriba a la derecha. img/manual-dos-pasos-1.webp

2. Pulsa Activarla, escanea el código QR con tu app de verificación y escribe el código de 6 cifras que te enseña. Si no puedes escanear, abre ¿No puedes escanear? Escribe la clave a mano.
3. Guarda los 10 códigos de recuperación con Descargar o Imprimir: cada uno te deja entrar una vez si pierdes el móvil. Pulsa Ya los he guardado.
4. A partir de ahí, al entrar te pedirá el código. Marca Recordar este dispositivo 30 días en un ordenador o móvil que no compartas y no te lo volverá a pedir en él durante un mes.
5. Para desactivarla, en la misma ventana: Desactivarla, con tu contraseña y un código.

Ten en cuenta

• Se pide entres por donde entres: con contraseña, con Google o Microsoft, con el enlace por correo o al cambiar de empresa.
• Los dispositivos recordados se olvidan solos al cambiar tu contraseña o al desactivarla.
• Por ahora es para quien gestiona el panel (administradores y encargados); la app de fichar no la pide.

Errores típicos

• No guardar los códigos de recuperación: si pierdes el móvil, son la única forma de entrar sin pedir ayuda a otro gestor.
• Marcar «Recordar este dispositivo» en un ordenador compartido.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Verificación en dos pasos: entrar con un código del móvil». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Puedo obligar a usar la verificación en dos pasos? ¿Y si alguien pierde el móvil? · Un trabajador ha olvidado su contraseña o su PIN. ¿Qué hago?

En Empresa › Seguridad puedes exigirla a todos los administradores y, si quieres, a los encargados. Quien no la tenga, al entrar tendrá que activarla antes de nada.

1. Ve a Empresa › Seguridad. Arriba del todo está Verificación en dos pasos, con cuántos la tienen ya activada.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Hacer obligatoria la verificación en dos pasos (y quitársela a quien pierde el móvil)»: Empresa › Seguridad: cuántos la tienen y si es obligatoria. img/manual-dos-pasos-empresa-1.webp

2. Enciende Obligatoria para quien gestiona. Si quieres, también Y también para los encargados.
3. Entrar con Google o Microsoft no pide el código solo conviene encenderlo si vuestras cuentas de Google o Microsoft ya tienen su propia verificación en dos pasos.
4. Si alguien pierde el móvil y los códigos de recuperación: abre su ficha y pulsa Quitar verificación en dos pasos. Entrará con su contraseña y, si es obligatoria, se le pedirá activarla otra vez.

Ten en cuenta

• Quitarla queda apuntado a tu nombre en Empresa › Accesos, a esa persona le sale en su app y, si tiene correo, se le avisa.
• Soporte de Ficheo nunca entra con vuestras contraseñas: entra por su propio acceso y queda apuntado en Accesos.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Hacer obligatoria la verificación en dos pasos (y quitársela a quien pierde el móvil)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo activo la verificación en dos pasos? · ¿Cómo hago a alguien encargado o gestor? · ¿Puedo saber quién ha mirado mis datos?

La ficha reúne todo de una persona: horario, contrato, horas del mes, saldo, vacaciones que le quedan, bolsa de horas y su calendario día a día.

Para qué sirve. Contestar a «¿cuántas horas llevo?» o «¿cuántas vacaciones me quedan?» sin abrir cinco pantallas.

1. En Personas › Administración pulsa Ver ficha en su fila (en el móvil, toca su nombre), o búscala arriba por el nombre.
2. Arriba, su horario, jornada, contrato y antigüedad; debajo, las cifras del mes: trabajadas, previstas, saldo, días con déficit, retrasos, puntualidad, bolsa y vacaciones.

   800 × 520 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «La ficha de una persona: su mes, sus saldos y sus datos»: La ficha: datos arriba, cifras del mes y el calendario. img/manual-ficha-persona-1.webp

3. En Su mes, cada día con lo que trabajó: toca un día para abrirlo y corregirlo.
4. Arriba a la derecha: Editar, Cambiar el horario, Nueva contraseña y Sus datos (RGPD).

Ten en cuenta

• Abrir la ficha de una persona queda apuntado en el registro de accesos (lo pide el RGPD).

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «La ficha de una persona: su mes, sus saldos y sus datos». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo corrijo, añado o borro un fichaje? · ¿Cómo cambio el horario de una persona? · ¿Puedo saber quién ha mirado mis datos? · Un trabajador ha olvidado su contraseña o su PIN. ¿Qué hago?