Vacaciones, permisos y bajas

Cada persona lo pide desde su móvil (pestaña Ausencias) o desde el panel, con el tipo, las fechas y, si hace falta, el justificante. Le llega a quien tenga puesto como aprobador.

Para qué sirve. Cómo pide cada persona sus vacaciones o un permiso, desde el móvil o desde el panel.

1. En el móvil: pestaña Ausencias y botón Solicitar ausencia.
2. Elige el Tipo, las fechas Desde y Hasta y la Jornada: Completa, Media jornada o Solo unas horas (con su hora de inicio y de fin).
3. Si el tipo pide papel, sale Justificante con Hacer una foto o elegir archivo. Se puede adjuntar después, pero sin él no se puede aprobar.
4. Pulsa Enviar solicitud. Queda en Solicitudes pendientes, desde donde se puede adjuntar el justificante o cancelarla.
5. Desde el panel es igual: Mis ausencias › Mis solicitudes, botón Pedir ausencia, y Solicitar.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 5 de «Pedir vacaciones o un permiso»: Desde el panel, en Mis ausencias › Mis solicitudes. img/manual-pedir-vacaciones-5.webp

Ten en cuenta

• En el móvil, media jornada y «Solo unas horas» son de un solo día.
• Antes de mandarla, la persona ve cuánto le queda de ese tipo este año.
• El preaviso mínimo para pedir vacaciones, si lo pones, avisa pero no impide pedirlas.

Errores típicos

• Pedir un permiso que exige justificante sin adjuntarlo: se puede mandar, pero no se podrá aprobar hasta que esté.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Pedir vacaciones o un permiso». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo apruebo o deniego unas vacaciones? · ¿Dónde pongo los días de vacaciones de cada uno y los tipos de ausencia? · Llevo la empresa y también ficho: ¿dónde están mis fichajes y mis vacaciones?

La persona que tengas puesta como aprobador en tu ficha («Quién le aprueba las solicitudes»). Antes de mandar la solicitud ves a quién le va a llegar. Nadie puede aprobarse a sí mismo. Aprobada, ese día se pone a cero en tus horas previstas: no genera falta.

Las solicitudes esperan en Ausencias › Por responder, con el calendario del equipo al lado. Se aprueban una a una o varias a la vez.

Para qué sirve. Responder a lo que pide tu gente (vacaciones, permisos, médico) mirando antes quién más falta esos días.

1. Ve a Ausencias › Por responder. Con el chip Sin responder ves solo lo pendiente.
2. En cada fila pulsa Aprobar o Denegar. Al aprobar puedes dejar una Nota para quien la pidió; al denegar, Por qué se deniega es obligatorio.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Aprobar o denegar vacaciones y permisos»: Ausencias › Por responder, con «Aprobar» y «Denegar» en cada fila. img/manual-aprobar-vacaciones-1.webp

3. Para varias a la vez: márcalas y pulsa Aprobar N o Denegar N.
4. Antes de aprobar, mira en Ausencias › Calendario del equipo si esos días ya falta alguien.

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 4 de «Aprobar o denegar vacaciones y permisos»: El calendario del equipo: quién falta cada día. img/manual-aprobar-vacaciones-4.webp

Ten en cuenta

• Si el tipo exige justificante y no está, Aprobar sale bloqueado: súbelo tú con Adjuntar justificante en la misma fila (foto o PDF, hasta 6 MB). Denegar se puede siempre.
• En la aprobación en lote, las que no tienen justificante se apartan solas.
• Nadie puede aprobarse a sí mismo. Un encargado ve las de su equipo.

Errores típicos

• Aprobar sin mirar el calendario del equipo: puede que esos días ya falte medio turno.
• «Aprobar» sale gris: ese tipo necesita justificante y aún no está; súbelo tú con «Adjuntar justificante».
• Denegar sin motivo: es obligatorio escribirlo, y le llega a la persona.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Aprobar o denegar vacaciones y permisos». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo pido vacaciones o un permiso desde el móvil? · ¿Dónde pongo los días de vacaciones de cada uno y los tipos de ausencia? · ¿Qué tengo pendiente hoy en el panel?

Sí, tipo por tipo (Hace falta justificante). Si el tipo lo pide y no hay documento, la solicitud se puede mandar, pero no se puede aprobar hasta que se adjunte: lo sube la persona desde Solicitudes pendientes o quien aprueba, en la misma fila, con Adjuntar justificante (foto o PDF). Denegar se puede siempre.

Como una ausencia más, con el tipo de baja que toque: la empresa trae de fábrica Baja médica, Baja médica enfermedad común, enfermedad profesional, accidente laboral y accidente no laboral, y todas piden justificante. La pide la persona desde su app o la apunta quien gestiona desde el panel. Ficheo no se conecta con la Seguridad Social: el parte se adjunta como justificante.

No a las tres. Un parte de baja se apunta como una ausencia. No calcula finiquitos ni vacaciones no disfrutadas en euros: Ficheo cuenta días y horas, no dinero. Y cada persona tiene un aprobador, no una escalera de tres.

Sí. Al pedir la ausencia, en Jornada eliges Completa, Media jornada o Solo unas horas (con la hora de inicio y la de fin). Media jornada y unas horas son de un solo día. Los tipos que la empresa cuenta en horas descuentan horas, no días.

En la app, pestaña Ausencias: el bloque Días al año de vacaciones dice los Totales, los Usados y los Restantes. Al pedir una ausencia también ves cuánto te queda de ese tipo este año.

Mientras está pendiente, sí: en Ausencias › Solicitudes pendientes, la cruz de su fila la cancela. Si ya está aprobada, pídeselo a quien te la aprobó.

Cada empresa pone sus tipos (vacaciones, asuntos propios, médico…), con tope al año, si van en días u horas, si piden justificante y si descuentan de vacaciones. Los días de vacaciones se ponen en Parámetros.

Para qué sirve. Adaptar las ausencias a tu convenio: cómo se llaman, cuántas hay al año y cuáles piden justificante.

1. Ve a Ausencias › Administración y, en Tipos de ausencia, pulsa Nuevo tipo.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Tipos de ausencia y días de vacaciones al año»: Ausencias › Administración: los tipos con su tope y si piden justificante. img/manual-tipos-ausencia-1.webp

2. Rellena Cómo se llama, Color en el calendario, Se cuenta en (días u horas), Máximo al año y, si quieres, Máximo cada vez y Aclaración; marca Hace falta justificante o Descuenta de vacaciones si toca. Pulsa Crear.

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Tipos de ausencia y días de vacaciones al año»: La ventana de un tipo nuevo. img/manual-tipos-ausencia-2.webp

3. Los días de vacaciones de la empresa: en Empresa › Parámetros, bloque Vacaciones y ausencias, campo Vacaciones al año y Contar solo días laborables. Pulsa Guardar cambios.
4. Si una persona tiene otros días, ponlos en su ficha (Editar, campo Días de vacaciones al año). En blanco, valen los de la empresa.

Ten en cuenta

• Los tipos no se borran: se apagan (y se vuelven a Encender), para no romper lo que ya se pidió con ellos.
• Repartir las vacaciones por el tiempo de alta prorratea los días de quien entra a mitad de año. Viene apagado.
• El saldo de una persona se ve en su ficha (Vacaciones que le quedan).

Errores típicos

• Borrar un tipo que ya se ha usado: no se borra, se apaga, para no romper lo que se pidió con él.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Tipos de ausencia y días de vacaciones al año». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo apruebo o deniego unas vacaciones? · ¿Se pierden las vacaciones que no se gastan en el año? · ¿Cómo aplico mi convenio colectivo?

Los pones tú, en Ausencias › Administración. La primera vez se siembran unos treinta sacados del Estatuto y de los convenios —matrimonio, fallecimiento, hospitalización, traslado, lactancia, deber inexcusable, examen, visita al médico, las bajas— para que no haya que escribirlos. Los tipos no se borran, se apagan: borrarlos dejaría ausencias antiguas sin nombre.

Puede, pero viene apagado: Repartir las vacaciones por el tiempo de alta, en Empresa › Parámetros. Encendido, el tope se multiplica por la parte del año que esa persona está de alta. Nace apagado porque encenderlo le baja los días a todo el que entró a mitad de año, y eso tiene que decidirlo alguien.

Para seguir: Vacaciones proporcionales

Nada se mueve solo: se enciende el arrastre en Parámetros y, al cerrar el año, eliges cuántos días se le pasan a cada persona.

Para qué sirve. Pasar al año siguiente los días de vacaciones que alguien no llegó a gastar, con fecha límite para usarlos.

1. En Empresa › Parámetros, bloque Vacaciones y ausencias, enciende Pasar al año siguiente los días que sobran y elige Los días arrastrados valen hasta (de fábrica, el 31 de marzo). Guardar cambios.
2. Ve a Ausencias › Administración, sección Cierre de año, y elige el Año que se cierra.
3. Revisa la tabla (Le tocaban, Gastó, Le sobran) y corrige Se le pasan si hace falta.
4. Marca a las personas y pulsa Pasar los días de N; confirma con Pasar los días.

Ten en cuenta

• Poniendo 0 se quita un arrastre ya hecho.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Pasar al año siguiente las vacaciones que sobran». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

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Los nacionales y los de tu comunidad autónoma se cargan con un botón; los locales (los dos de tu ayuntamiento) se añaden a mano, y si tienes varios centros, cada uno con los suyos.

Para qué sirve. Que los festivos no salgan como faltas y las horas previstas del mes sean las de verdad.

1. Ve a Empresa › Calendario (en el menú, Calendario).
2. En Elige comunidad… escoge la tuya y pulsa Poner sus festivos (o Cambiar). Si no eliges, se deduce del código postal de tus datos fiscales.

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Poner los festivos de tu comunidad y los locales»: Empresa › Calendario: la comunidad, sus festivos y «Añadir festivo». img/manual-festivos-2.webp

3. Pulsa Poner los de tu comunidad para cargar los nacionales y autonómicos del año. Solo añade los que falten.
4. Para los locales: Añadir festivo, escribe el Día y el Nombre y pulsa Añadir.
5. Si tienes más de un centro, al añadirlo elige en ¿A quién le toca? si es de toda la empresa o solo de un centro.

Ten en cuenta

• Cambiar de comunidad pone los nuevos de mañana en adelante: lo que añadiste tú y los días pasados no se tocan.
• Un festivo se quita con la ✕ de su día.
• Los domingos cuentan como festivo en el cierre de mes aunque no estén en el calendario.

Errores típicos

• No poner los locales: el día de fiesta de tu ciudad saldría como un día de trabajo sin fichar.
• Poner el festivo de una tienda para toda la empresa: con varios centros, elige a quién le toca.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Poner los festivos de tu comunidad y los locales». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

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Sí: los solapes de vacaciones son uno de los avisos de la campana. Y antes de aprobar, Ausencias › Calendario del equipo enseña quién falta cada día. No impide aprobar: quien aprueba sabe si ese día se puede.

Sí. En Ausencias › Calendario del equipo, Imprimible del año saca un mes por hoja con quién está fuera cada día, lo pendiente rayado y la lista por persona. Se imprime o se guarda como PDF desde el navegador. Un encargado lo saca de su equipo.

Sí. La app guarda la última copia de tus vacaciones y ausencias aprobadas y te la enseña sin conexión, con la fecha en que se descargó, para que no confundas lo de ayer con lo de hoy.

Pedir y aprobar vacaciones, bajas y permisos es del plan Esencial (0,99 € por empleado activo y mes, al año). El calendario de festivos sí está en Gratis, y las ausencias que ya estuvieran registradas se conservan y siguen contando aunque bajes de plan. Durante los 15 días de prueba se puede usar todo.

Para seguir: Precios