Empezar con Ficheo y cambiarse desde otro programa

Un correo y el nombre de la empresa. El alta se hace en crear la cuenta: eliges el sector y el tamaño, y el panel viene ya con lo que suele usar ese tipo de negocio. No hace falta instalar nada ni hablar con nadie.

Toda empresa nueva empieza con 15 días del plan Equipo, sin datos de pago. Al acabar baja sola a Gratis y no se pierde nada de lo que hayas hecho.

Para seguir: Cómo funciona Ficheo, de punta a punta

Sí. En la portada, en precios y en funcionalidades está el botón Probar sin registrarte: prepara una cafetería de ejemplo solo para tu visita —con gente fichando, un olvido y vacaciones esperando— y te mete directamente en su panel. No pide correo ni guarda nada tuyo.

No. Se entra por la dirección web de tu empresa (tuempresa.ficheo.app) y desde el móvil se añade a la pantalla de inicio para que quede como un icono más. No hay aplicación en la App Store ni en Google Play, y no hace falta: los avisos al móvil y el fichaje sin cobertura funcionan igual.

Para seguir: Fichar con el móvil

Lo que tardes en dar de alta a la gente. La parte que lleva tiempo no es el programa: es decidir horarios, días de vacaciones y quién aprueba qué. El panel trae una lista de Primeros pasos que se va tachando sola.

Una lista de lo que hay que dejar listo, en orden, que se va tachando sola: datos fiscales, marca, equipo, horarios, calendario, parámetros y repartir el acceso.

Para qué sirve. Es la lista de lo mínimo para que Ficheo cuente bien las horas desde el primer día. Se tacha sola a medida que lo haces.

1. Abre Primeros pasos.
2. Ve paso a paso con Ir: Completa los datos fiscales, Personaliza tu marca, Da de alta a tu equipo, Asigna horarios, Carga el calendario laboral, Repasa los parámetros de jornada, Haz el primer fichaje y Dile a tu equipo por dónde se ficha.

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Por dónde empezar: los primeros pasos»: Cada paso con su botón «Ir». Lo hecho sale tachado. img/manual-primeros-pasos-1.webp

3. Lo que no se puede medir solo se tacha con Ya lo he mirado.

Ten en cuenta

• Si usas tablet, turnos, ausencias o documentos, salen sus pasos también.

Errores típicos

• Saltarse el calendario laboral: sin festivos, el día de fiesta sale como una falta de todo el mundo.
• Dar de alta a la plantilla sin horario: sin horario no hay horas previstas, y ni retrasos ni horas extra se pueden calcular.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Por dónde empezar: los primeros pasos». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo doy de alta a una persona nueva? · ¿Puedo meter a toda la plantilla de golpe? · ¿Cómo pongo los festivos de mi comunidad y los locales? · ¿Cómo les mando el acceso a mis trabajadores?

En Empresa › Traer datos subes lo que exporta tu programa anterior —personas, fichajes, ausencias y saldos— y Ficheo reconoce las columnas. Antes de escribir nada ves una simulación con los números exactos, y subir dos veces el mismo fichero no duplica nada.

Para qué sirve. No empezar de cero al cambiarte a Ficheo: personas, fichajes, ausencias y saldos de tu programa anterior entran tal cual, sin duplicar nada.

1. Ve a Empresa › Traer datos y empieza por el fichero de personas: lo demás (fichajes, ausencias, saldos) se casa con ellas por DNI, correo, código o nombre.
2. Pulsa Subir un fichero y elige el CSV o el Excel .xlsx que te dio tu programa. Ficheo propone qué es cada columna; si alguna no la ha entendido bien, corrígela en su desplegable.

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Traer los datos de tu programa anterior (Bizneo, Factorial, Sesame, A3, Excel…)»: Empresa › Traer datos: se sube un fichero de tu programa anterior y se simula antes de importar. img/manual-traer-datos-1.webp

3. Pulsa Simular. Verás cuántas filas entrarían, cuántas no y por qué. Hasta que no simulas con ese mismo mapeo no se escribe nada.
4. Si cuadra, pulsa Importar. Repite con los fichajes, las ausencias y los saldos.
5. Si te has equivocado, en la lista de lo subido tienes Deshacer esta importación (te pide el motivo, que queda en el historial).
6. ¿Prefieres que lo hagamos nosotros? Pulsa Que lo hagáis vosotros (gratis): los ficheros nos llegan en un ticket y te avisamos al terminar.

Ten en cuenta

• No entra nada de un mes que ya hayas cerrado, ni fechas futuras, ni fichajes de días en los que ya se ha fichado en Ficheo: no se mezclan.
• Lo importado no dispara avisos de olvido ni de fichajes raros, y en el historial de cada persona queda una línea por importación.
• Si metes a alguien con su fecha de incorporación de hace años y no traes sus fichajes, le saldrán días «sin fichar» de antes de empezar con Ficheo: dilo en Empresa › Parámetros › Desde cuándo usáis Ficheo y esos días dejan de contar.

Errores típicos

• Subir los fichajes antes que las personas: primero el fichero de personas, porque lo demás se casa con ellas.
• Importar sin simular: «Simular» te dice qué filas no entran y por qué, sin escribir nada.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Traer los datos de tu programa anterior (Bizneo, Factorial, Sesame, A3, Excel…)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Puedo meter a toda la plantilla de golpe? · ¿Cómo pido ayuda a una persona de Ficheo? · ¿Puedo descargar todos los datos de la empresa?

Para seguir: Cambiarse a Ficheo sin perder nada

Sí, con el mismo importador que sirve para otros programas: en Empresa › Traer datos subes el .xlsx o un CSV, Ficheo propone qué es cada columna y tú corriges lo que no haya entendido. Antes de escribir nada ves una simulación con lo que entraría y lo que no, y por qué.

No entra nada de un mes que ya hayas cerrado, ni fechas futuras, ni días en los que ya se ha fichado en Ficheo: no se mezclan. Subir dos veces el mismo fichero no duplica nada, y una importación se puede deshacer.

Para seguir: Cambiarse a Ficheo sin perder nada

Sí, y no se cobra. En Empresa › Traer datos pulsa Que lo hagáis vosotros (gratis): los ficheros nos llegan en un ticket, lo hacemos con el mismo importador —simulando antes de escribir— y te avisamos al terminar.

Se pega una lista (copiada de Excel o escrita a mano, una persona por línea) y se dan de alta todas a la vez. No se sube un fichero: se pegan las celdas.

Para qué sirve. Dar de alta a toda la plantilla en un minuto copiando la lista de un Excel, en vez de una a una.

1. Ve a Personas › Administración y pulsa Pegar una lista.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Meter a toda la plantilla de golpe»: «Pegar una lista» está en la fila de botones de Personas › Administración. img/manual-alta-en-lote-1.webp

2. En La lista pega un nombre por línea; el correo y el teléfono, si los tienes, separados por coma o tabulador (tal cual salen al copiar de Excel).

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Meter a toda la plantilla de golpe»: Una persona por línea; con «Ver qué he entendido» ves quién entra antes de dar de alta a nadie. img/manual-alta-en-lote-2.webp

3. Si quieres, elige Centro (opcional), Departamento (opcional) y marca Darles un PIN para la tablet.
4. Pulsa Ver qué he entendido: verás Entran y No entran. La fila de títulos se salta sola.
5. Si la empresa aún no tiene horario, te pregunta Entran a las, Salen a las y Qué días.
6. Pulsa Dar de alta a N. Al acabar te prepara los enlaces para mandarlos por WhatsApp, y las claves en papel quedan en O dales código y clave en papel, con Imprimir.

Ten en cuenta

• Todos entran como empleados (solo fichar). A quien vaya a ser encargado, cámbialo después con Editar.
• No hay importación desde un archivo .xlsx o .csv: se copian las celdas y se pegan.

Errores típicos

• Pegar la fila de títulos de la hoja de cálculo: se salta sola, pero revisa «No entran» por si alguna fila se ha colado.
• Mezclar en una misma columna correos y teléfonos sin separar: cada dato tiene que ir separado por coma o tabulador.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Meter a toda la plantilla de golpe». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo doy de alta a una persona nueva? · ¿Cómo les mando el acceso a mis trabajadores? · Vengo de Bizneo, Factorial, Sesame o A3: ¿puedo traerme los fichajes?

Entonces se ficha en una tablet compartida en la entrada con un PIN por persona (el modo kiosco, en todos los planes: Gratis autoriza una tablet, Esencial hasta tres y desde Equipo, las que hagan falta). También se puede conectar un reloj de pared ZKTeco o compatible, o colgar un cartel con código QR que se escanea con cualquier móvil.

Para seguir: Pantalla de fichaje con PIN · Todas las formas de fichar

Cada empresa tiene la suya: tuempresa.ficheo.app. La exacta está en Primeros pasos, en la tarjeta Por aquí ficha tu equipo, con un botón para copiarla. Quien gestiona entra al panel por la misma dirección, añadiendo /panel al final.

Si alguien no se acuerda de la suya, en ficheo.app/login escribe su correo o su usuario y le lleva a la puerta de su empresa.

Sí. Cada sociedad sigue siendo su propia empresa en Ficheo —cada una es el empleador de su gente—, pero en el plan Pro tu cuenta se enlaza con la de la otra y saltas de una a otra desde el menú de tu cuenta, arriba a la derecha, sin volver a escribir la contraseña. Desde ahí también puedes crear la segunda empresa: nace enlazada y copia la configuración, nunca la gente ni el plan. Sin Pro, cada empresa se lleva con su propio usuario.

No, si lo marcas. En tu ficha, ¿Tiene que fichar? admite «no» con un motivo: titular, autónomo, administrador o alta dirección. Desde ese momento no se te calculan horas previstas, no se te recuerda fichar y no sales como «no ha fichado nunca». Si un día fichas, se guarda igual.

El motivo es obligatorio porque el registro de jornada es de los trabajadores: marcar así a alguien con contrato laboral sería saltarse el registro.

Sí. La app de quien ficha, la puerta de tu empresa y la tablet de la entrada están en castellano, catalán, gallego, euskera e inglés. Cada persona lo elige en la app, en Más › Ajustes › Idioma; si no elige, manda el que la empresa ponga por defecto en Empresa › Parámetros y, si tampoco, el del móvil. En la tablet compartida no manda lo que elija cada uno: manda el de la empresa o el del navegador.

Los avisos al móvil y los correos de acceso también le llegan a cada uno en su idioma.

Cada local es su propia empresa en Ficheo, con su gente y su plan, y la central se une como red en Franquicia. La central ve lo que cada local quiera enseñarle, nunca los datos de una persona del franquiciado, y reparte un código para que cada local nuevo nazca ya configurado. La red no se paga: va en todos los planes.

Inicio junta en una lista lo que necesita una respuesta tuya: quién no ha venido, quién no cerró la jornada, las solicitudes y las correcciones que te han pedido.

Para qué sirve. Empezar el día sabiendo qué hay que hacer, sin recorrer pantalla por pantalla.

1. Abre Inicio. Arriba, Por resolver dice cuántas cosas esperan.

   800 × 520 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Inicio: lo que hay que resolver hoy»: Por resolver: cada aviso con su botón para resolverlo sin salir de Inicio. img/manual-inicio-panel-1.webp

2. Quien entró ayer y no cerró: Cerrarla a su hora pone la salida de su horario; Su ficha si prefieres mirarlo.
3. Las solicitudes: Aprobar o Denegar ahí mismo. Si falta el justificante, sale Adjuntar justificante.
4. Las correcciones que te pide tu gente: Ver y corregir o No procede.
5. Debajo, las cifras del día (en plantilla, dentro ahora, horas de hoy y de la semana). Se ponen al día solas cada minuto.

Errores típicos

• Pensar que «Tenía que haber entrado» es una falta: es un aviso; puede que esté de vacaciones sin apuntar o que fiche tarde.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Inicio: lo que hay que resolver hoy». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo cierro las jornadas que se quedaron abiertas? · ¿Cómo apruebo o deniego unas vacaciones? · ¿Cómo veo quién está trabajando ahora mismo? · ¿Cómo corrijo, añado o borro un fichaje?

El buscador de arriba encuentra personas (y abre su ficha) y pantallas del panel por su nombre.

1. Pulsa Buscar personas o pantallas arriba (o Ctrl K; en Mac, ⌘ K). En el móvil, la lupa de arriba a la izquierda.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Buscar a una persona o una pantalla»: El buscador, en la barra de arriba. img/manual-buscar-1.webp

2. Escribe parte de un nombre («ana fus») o de una pantalla («festivos», «nóminas»).
3. Elige con las flechas y Intro, o tócalo.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Buscar a una persona o una pantalla». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Qué tengo pendiente hoy en el panel? · ¿Puedo llevar el panel desde el móvil?

Quien gestiona también es parte de la plantilla: en Mi espacio ves tu día, tus fichajes, tu horario y pides tus ausencias.

1. Abre Mi día (en el menú, Mi día): cómo llevas el día y la semana, y tus solicitudes.
2. Para pedir tus vacaciones o un permiso, Pedir ausencia. Te las aprueba otro gestor: nadie puede aprobarse a sí mismo.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Tus propios fichajes y ausencias (Mi espacio)»: Mi día, con «Ver mis fichajes» y «Pedir ausencia». img/manual-mi-espacio-1.webp

3. Para ver o pedir una corrección de tus horas, Ver mis fichajes.

Ten en cuenta

• Si no fichas (por ejemplo, eres la dueña), en tu ficha marca que no tienes jornada: dejarás de salir «debiendo horas».

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Tus propios fichajes y ausencias (Mi espacio)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo pido vacaciones o un permiso desde el móvil? · ¿Cómo ficha mi equipo con el móvil?

En el teléfono el panel es una app: barra abajo con lo de cada día y «Más» con todo lo demás.

1. Entra en tuempresa.ficheo.app/panel desde el móvil. Para tenerlo como app: en iPhone, Compartir › Añadir a pantalla de inicio; en Android, Instalar.
2. Abajo tienes Inicio, Ahora, Ausencias y Personas; en Más está todo el menú.
3. Arriba a la izquierda, buscar y avisos; a la derecha, la ayuda y tu cuenta (empresas, tema, contraseña, salir).
4. Tira hacia abajo en la portada de cada pestaña para actualizar.

Ten en cuenta

• El panel instalado se llama «Ficheo Panel» para no confundirlo con la app de fichar.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «El panel en el móvil». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo encuentro una persona o una pantalla en el panel? · ¿Qué tengo pendiente hoy en el panel?

El logo y el color salen en el panel y en la app de tu gente. Los datos fiscales se usan en las facturas y para deducir tu comunidad autónoma.

Para qué sirve. Que la app de tu gente y el panel lleven tu logo y tu color, y que los papeles salgan con tus datos fiscales.

1. Ve a Empresa › Datos y marca.
2. En Logo y color: Subir logo (PNG, JPG, WEBP o SVG, hasta 2 MB, mejor apaisado) y Color corporativo con Guardar color.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Logo, color y datos fiscales de la empresa»: Empresa › Datos y marca. img/manual-logo-color-2.webp

3. En Datos fiscales: razón social, CIF/NIF, dirección, código postal, ciudad, provincia y teléfono, y Guardar cambios.

Ten en cuenta

• El nombre de la empresa no se cambia desde aquí: pídelo con un ticket de soporte.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Logo, color y datos fiscales de la empresa». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

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