Fichar: el móvil, la tablet, el QR y los mensajes

Un toque. En la pantalla Fichar hay un botón grande que sabe qué te toca: Fichar entrada, y luego Iniciar pausa, Reanudar jornada y Fichar salida. Debajo ves las horas de hoy, las de la semana, tu saldo y los marcajes del día.

No hay que instalar nada de ninguna tienda: se entra en la dirección de tu empresa y se añade a la pantalla de inicio. Un botón para entrar, pausar y salir.

Para qué sirve. Lo que tiene que saber tu gente para fichar desde su móvil, y dónde está la dirección que hay que darles.

1. Cada persona entra en la dirección de tu empresa (tuempresa.ficheo.app) con su correo, teléfono o código de usuario y su contraseña. La primera vez, con el enlace de «Repartir el acceso».
2. Para tenerla como app: en Android, botón Instalar de la tira Ponte Ficheo en el móvil; en iPhone, Compartir y Añadir a pantalla de inicio.
3. En la pantalla Fichar hay un botón grande: Fichar entrada, y luego Iniciar pausa, Reanudar jornada y Fichar salida.
4. La dirección exacta de tu empresa está en Primeros pasos, tarjeta Por aquí ficha tu equipo, con Copiar enlace.

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 4 de «Cómo ficha la plantilla con el móvil»: En Primeros pasos, «Por aquí ficha tu equipo» con la dirección y «Copiar enlace». img/manual-fichar-con-el-movil-4.webp

Ten en cuenta

• Sin cobertura, el fichaje se guarda en el móvil y se manda al volver la señal.
• Hay muchas más formas de fichar (tablet con PIN, QR, NFC, reloj de pared, Telegram, Slack, Teams…): mira Formas de fichar.

Errores típicos

• Mandarles a ficheo.app: cada empresa tiene su propia dirección (tuempresa.ficheo.app).
• Pensar que sin cobertura no se ficha: se guarda en el móvil y se manda al volver la señal.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Cómo ficha la plantilla con el móvil». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo les mando el acceso a mis trabajadores? · ¿De cuántas formas se puede fichar? · ¿Dónde reviso los fichajes que llegaron sin conexión?

Entra en la dirección de tu empresa con el móvil y:

1. En Android, pulsa Instalar en la tira Ponte Ficheo en el móvil.
2. En iPhone, toca Compartir en Safari y luego Añadir a pantalla de inicio.
3. Desde entonces se abre como una app más, sin barra del navegador, y fichas de un toque.

Con tu correo, tu teléfono o tu código de usuario (cinco letras, para quien no tiene correo), y tu contraseña. La primera vez se entra con el enlace que te manda tu empresa, que sirve para elegir la contraseña. Si tu empresa lo permite, también con los botones Google o Microsoft.

Con Iniciar pausa mientras estás trabajando, y Reanudar jornada al volver. El tiempo de pausa no cuenta como trabajado. Si tu horario es partido (mañana y tarde), pregunta en tu empresa si quieren que fiches la salida y la segunda entrada o una pausa: las dos cosas se registran bien.

El fichaje se guarda en el propio móvil con la hora en que pulsaste —no la de llegada— y se manda solo cuando vuelve la conexión. No hay nada que encender. En Android sale aunque la app esté cerrada; en un iPhone sale al volver a abrir la app, porque Safari no deja enviar nada en segundo plano.

Si la app ya se había abierto alguna vez en ese móvil, abre también sin conexión. La tablet con PIN de la entrada hace lo mismo.

Para seguir: Disponibilidad, copias y qué pasa si algo falla

De quince, hoy: la app del móvil, el navegador del ordenador, una tablet compartida con PIN, un cartel con código QR, una pegatina NFC, un reloj de pared, por mensaje desde Telegram, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Webex, Mattermost o Rocket.Chat, y con Siri y Atajos. Todas van en todos los planes; lo único que cuenta el plan es cuántas tablets se pueden autorizar para la de PIN (una en Gratis, hasta tres en Esencial, sin límite desde Equipo). Se configuran en Formas de fichar.

1. Abre Formas de fichar. Cada tarjeta es una forma de fichar, con si está encendida.

   800 × 520 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Elegir cómo ficha tu gente»: Formas de fichar. img/manual-metodos-1.webp

2. Ábrela para ver cómo se monta, paso a paso, y encenderla.
3. Se pueden combinar: cada persona ficha por donde le venga mejor, y todo cuenta igual.

Ten en cuenta

• No hay huella ni cara, a propósito: la AEPD considera desproporcionada la biometría cuando un PIN o una tarjeta hacen lo mismo.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Elegir cómo ficha tu gente». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo ficha mi equipo con el móvil? · ¿Cómo pongo una tablet en la entrada para fichar con PIN? · ¿Se puede fichar por Telegram, Slack, Teams o WhatsApp? · ¿Cómo conecto un reloj de fichar de tarjeta (ZKTeco)? · ¿Cómo funciona fichar con un código QR o una pegatina NFC?

Para seguir: Todas las formas de fichar

Por Telegram, Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Webex, Mattermost y Rocket.Chat, sí, en todos los planes. En Telegram se le escribe a @Ficheobot; los demás los conecta cada empresa. Cada persona se vincula una vez con los códigos que le da quien gestiona, en Fichar por mensaje.

Por WhatsApp y con una llamada, todavía no: están construidas y falta conectarlas, así que hoy no funcionan en ninguna cuenta.

1. Abre Fichar por mensaje. Arriba está el Código de tu empresa y cuánta gente está conectada.
2. Para todos los que faltan, Mandar códigos a quien falta.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Fichar por Telegram, Slack, Teams o WhatsApp»: Fichar por mensaje: el código de la empresa y el de cada persona. img/manual-fichar-por-mensaje-1.webp

3. Para una sola persona, Generar código en su fila. La persona escribe al bot el código de la empresa seguido del suyo, solo la primera vez.
4. Slack, Teams y los demás se conectan en la pestaña Canales; en Qué se puede pedir está todo lo que entiende el bot.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Fichar por Telegram, Slack, Teams o WhatsApp». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿De cuántas formas se puede fichar? · ¿Cómo les mando el acceso a mis trabajadores?

Para seguir: Fichar por Telegram · Fichar por Slack · Fichar por Microsoft Teams

Sí. En la app, Más › Cómo fichar › Siri y Atajos te da un enlace personal para ponerlo en un atajo del iPhone («Oye Siri, fichar»), en un botón de la pantalla de inicio o en una automatización que fiche al llegar al trabajo. En Android funciona igual con apps de atajos. No necesita códigos: el enlace es solo tuyo.

Para seguir: Fichar con Siri y Atajos

Una tablet compartida en la que cada persona ficha con su PIN. Se abre una dirección en el navegador de la tablet y se autoriza para que nadie la use desde otro sitio.

Para qué sirve. Que la gente fiche en una tablet en la entrada con un PIN, sin usar su móvil.

1. Ve a Pantalla de fichaje › Estado: en La dirección de tu pantalla tienes la dirección (tuempresa.ficheo.app/kiosco) con Copiar y Abrir. Ábrela en la tablet.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Fichar con una tablet en la entrada (kiosco)»: Pantalla de fichaje › Estado: la dirección de tu pantalla, con Copiar y Abrir. img/manual-kiosco-tablet-1.webp

2. Da un PIN a cada persona en Pantalla de fichaje › Identificadores: elige 4, 5 o 6 cifras y pulsa Generar en cada fila. Cada PIN se ve una sola vez.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Fichar con una tablet en la entrada (kiosco)»: Identificadores: el PIN de cada persona. img/manual-kiosco-tablet-2.webp

3. Autoriza la tablet en Pantalla de fichaje › Tablets autorizadas: escribe el Nombre de la tablet y pulsa Autorizar esta tablet (con el panel abierto en ella) o Autorizar otra tablet (te da un código QR de un solo uso).

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 3 de «Fichar con una tablet en la entrada (kiosco)»: Tablets autorizadas: solo esas pueden abrir el kiosco. img/manual-kiosco-tablet-3.webp

4. Enciende Solo en tablets autorizadas y, si quieres, Y solo desde la red del local.

Ten en cuenta

• Para salir del kiosco en la tablet, mantén pulsado el pie de la pantalla 3 segundos.
• Si el kiosco está apagado, se enciende en Formas de fichar › Tablet en la entrada.
• No hay huella ni reconocimiento facial, por decisión: la AEPD considera desproporcionada la biometría cuando un PIN hace lo mismo.

Errores típicos

• Dejar la tablet sin autorizar: cualquiera con la dirección podría abrir el kiosco en otro aparato.
• Apuntar los PIN en un papel colgado al lado: cada PIN es de una persona y ficha por ella.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Fichar con una tablet en la entrada (kiosco)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: Un trabajador ha olvidado su contraseña o su PIN. ¿Qué hago? · ¿De cuántas formas se puede fichar? · ¿Cómo funciona fichar con un código QR o una pegatina NFC?

Para seguir: Pantalla de fichaje con PIN

Manteniendo pulsado el pie de la pantalla 3 segundos: no hay botón a la vista a propósito, para que nadie la cierre sin querer. También vale quitar /kiosco de la dirección en el navegador de la tablet.

Imprimes un cartel con un código QR (o pegas una pegatina NFC) en el sitio, y cada persona lo escanea con su móvil para fichar. El código dice dónde se ficha, no quién: quien ficha sigue siendo la sesión de cada uno. Se crean en Terminales › Carteles QR y NFC.

Si te preocupa que alguien fotografíe el cartel y fiche desde casa, hay un QR que cambia cada 30 segundos y se enseña en una pantalla de la entrada.

1. Abre Terminales › Carteles QR y NFC y pulsa Crear un cartel. Ponle el nombre del sitio.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Carteles QR y NFC en la entrada»: Terminales › Carteles QR y NFC. img/manual-carteles-qr-1.webp

2. Imprímelo con Ver e imprimir y pégalo en la entrada.
3. Si quieres que solo valga dentro del local, en Terminales › La red de la empresa añade la red (wifi) de la empresa.

Ten en cuenta

• El cartel dice DÓNDE, no QUIÉN: una foto del QR no sirve para fichar por otro, porque se ficha con la sesión de quien lo escanea.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Carteles QR y NFC en la entrada». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿De cuántas formas se puede fichar? · ¿Cómo pongo una tablet en la entrada para fichar con PIN? · ¿Cómo enciendo la geolocalización al fichar?

Si tu empresa lo tiene encendido (en Empresa › Parámetros), encima del botón de fichar salen dos opciones: En el centro y Desde casa. Se elige una vez y se recuerda; se guarda con la entrada y vale para toda la jornada. Sale en el registro y en dos columnas del cierre de mes, que es lo que pide la ley de trabajo a distancia.

Solo si tu empresa enciende la geolocalización, que viene apagada, y solo en el instante de fichar la entrada: se apunta a cuántos metros del centro estabas. No hay seguimiento en segundo plano ni con la app cerrada. Y no impide fichar a nadie, nunca: si el móvil no da la posición en unos segundos, ficha sin ella.

Para seguir: Control horario con geolocalización

Viene apagada. Encendida, apunta a cuántos metros del centro se fichó la entrada. Nunca impide fichar, y no sigue a nadie fuera del fichaje.

Para qué sirve. Saber si alguien ha fichado lejos de su centro, sin impedirle fichar.

1. Enciende el módulo Geolocalización en Módulos.
2. En Empresa › Centros pulsa Poner la zona en cada centro: marca ¿Dónde está el centro? (o Estoy aquí), elige el Radio (200 m de fábrica) y pulsa Guardar.
3. Si quieres que te avise, enciende Fichajes lejos del centro en Empresa › Avisos.

Ten en cuenta

• No bloquea nunca: si alguien ficha lejos, queda apuntado y, si lo has pedido, te avisa.
• La posición se pide solo al fichar la entrada; si el móvil no responde en unos segundos, ficha sin ella.

Errores típicos

• Poner un radio muy pequeño: el GPS del móvil dentro de un edificio puede desviarse 100 m o más.
• Esperar que bloquee el fichaje: no lo hace nunca; solo lo apunta y, si quieres, avisa.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Geolocalización al fichar». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo creo departamentos y centros de trabajo? · ¿Cómo publico un aviso para toda la plantilla? · ¿Qué son los módulos y cómo se encienden o se apagan?

Sí, declarando la red de la empresa en Terminales › La red de la empresa. Igual que la geolocalización, mide pero no impide: cada fichaje dice si salió de esa red. La IP no se guarda, solo qué red encajó. Lo único que sí se puede cerrar a la red del local es la tablet de la entrada (Y solo desde la red del local, en Pantalla de fichaje › Tablets autorizadas).

Sí. Si a la hora de entrar no has fichado, te llega un aviso al móvil una sola vez, pasado el margen que tenga puesto tu empresa, y solo si hoy te tocaba trabajar. Lo enciende quien gestiona en Empresa › Avisos. Llega aunque la app esté cerrada, siempre que hayas permitido las notificaciones; en un iPhone, además, Ficheo tiene que estar añadida a la pantalla de inicio.

No. Un segundo toque seguido se ignora, y si repites la misma acción a los pocos segundos se da por buena la primera. Si aun así ves un marcaje que sobra, avísalo desde Marcajes › Avisar de un fallo en tus horas y lo quita quien gestiona, con rastro.

No. Cada fichaje va con tu sesión o con tu PIN, y queda a tu nombre. Fichar por otra persona es un incumplimiento serio para los dos.

Para seguir: Fichar por otro compañero: qué riesgo tiene

En la app. En Fichar tienes las horas de hoy, las de la semana, tu saldo y los marcajes del día; en Marcajes, el historial con el origen de cada fichaje y tu semana día a día; y en Calendario, el mes con lo trabajado, los festivos y las ausencias.

El saldo compara lo que has fichado con lo que te tocaba según tu horario o tu cuadrante. Un día con horario, sin fichajes y sin ninguna ausencia aprobada resta; un festivo o unas vacaciones aprobadas ponen ese día a cero. Si ves un día que no cuadra —un olvido, unas vacaciones que no salen—, avísalo desde Marcajes › Avisar de un fallo en tus horas.

Un reloj de tarjeta de la puerta (ZKTeco y compatibles) puede mandar sus fichajes a Ficheo, o puedes subir el fichero que exporta.

1. Abre Terminales › Estado y pulsa Dar de alta un terminal. Te da la dirección que hay que poner en el aparato.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Relojes de tarjeta (terminales)»: Terminales › Estado. img/manual-terminales-1.webp

2. En Quién es quién, di qué número de usuario del reloj es cada persona.
3. Si tu reloj no puede conectarse, en Importar fichero sube lo que exporta: primero Ver qué va a pasar, después Importar.

Ten en cuenta

• La huella no sale del aparato: a Ficheo llega un número de usuario, no la huella.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Relojes de tarjeta (terminales)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿De cuántas formas se puede fichar? · ¿Cómo funciona fichar con un código QR o una pegatina NFC?

Para seguir: Terminales de fichaje