Horarios, turnos y cuadrante

El horario lleva fecha: eliges desde cuándo rige el nuevo, ves antes cuántas horas cambian mes a mes y queda apuntado quién lo cambió y por qué.

Para qué sirve. Cambiar el horario de alguien desde una fecha sin estropear las horas de los meses anteriores.

1. Ve a Personas › Administración y pulsa Horario en su fila (o, desde su ficha, Cambiar el horario).
2. En Desde cuándo rige elige Desde el mes que viene, Desde el 1 de este mes, Desde hoy o Desde siempre, o escribe una fecha en O el día exacto.

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Cambiar el horario de una persona»: «Desde cuándo rige» y, debajo, lo que va a cambiar mes a mes. img/manual-cambiar-horario-2.webp

3. Si el cambio es solo por un tiempo, pon Hasta el día (opcional): al día siguiente vuelve solo el horario que tiene ahora.
4. En El horario elige un modelo o edita la rejilla. Debajo ves el total A la semana.
5. Revisa Lo que va a cambiar: salen las horas de antes y de después mes a mes, y avisa si se mueve algún mes ya cerrado.
6. Si quieres, escribe Por qué se cambia (opcional) y marca Guardar también como plantilla para ponérselo luego a otras personas.
7. Pulsa Guardar el horario.

Ten en cuenta

• Desde siempre recalcula también los meses pasados, incluidos los cerrados: úsalo solo si el horario estaba mal desde el principio.
• En la misma ventana, y en su ficha, está Sus horarios, con fechas: cada cambio con su fecha, quién lo puso y el motivo.
• Si esa semana tiene turnos en el cuadrante, mandan los turnos y no el horario (ver «Montar el cuadrante de la semana»).
• Solo quien gestiona la empresa puede guardarlo.
• Lo que aún no ha empezado sale como Programado en Sus horarios, con fechas, y se puede Cancelar.

Errores típicos

• Elegir «Desde siempre» para un cambio de ahora: rehace también los meses cerrados.
• Cambiar el horario cuando esa semana manda el cuadrante de turnos: el horario no se notará hasta que no haya turnos.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Cambiar el horario de una persona». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo pongo un horario partido de mañana y tarde? · ¿Cómo pongo el mismo horario a varias personas, o uno de verano? · Puse el mismo horario a todos: ¿puedo darle otro a alguien? · ¿Cómo monto el cuadrante de turnos de la semana?

Cada día del horario admite dos tramos: el segundo es la tarde, y el hueco entre los dos es la pausa para comer. No hay que añadir nada: las dos parejas de casillas ya están.

Para qué sirve. Que Ficheo sepa que la jornada tiene mañana y tarde: así la pausa de comer no cuenta como horas, y las previstas y los retrasos salen bien.

1. Ve a Personas › Administración y, en la fila de la persona, pulsa Ponerle horario (o Horario si ya tiene uno).

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Poner un horario partido (mañana y tarde)»: En la fila de cada persona, «Horario» (o «Ponerle horario» si aún no tiene). img/manual-horario-partido-1.webp

2. Elige el modelo de fábrica L–V partida 9–14 y 16–19 (o L–S 10–14 y 17–20), o una plantilla de tu empresa, que sale primero.

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Poner un horario partido (mañana y tarde)»: Los modelos de fábrica salen arriba; debajo, la rejilla de la semana. img/manual-horario-partido-2.webp

3. Si tus horas son otras, escríbelas en la rejilla: en cada día, la primera pareja de casillas es la mañana (entrada y salida) y la segunda es la tarde (segunda entrada y segunda salida).
4. Elige Desde cuándo rige (de fábrica, desde el mes que viene) y mira en Lo que va a cambiar cómo se mueven sus horas.
5. Pulsa Guardar el horario.

Ten en cuenta

• Para ponérselo a varias personas a la vez: márcalas en la lista de Personas › Administración y pulsa Ponerles un horario, o crea una plantilla en Turnos y horarios › Horarios y asígnala (ver «Crear una plantilla de horario y asignarla a varios»).
• Caben dos tramos por día, no más. La pausa de comer es el hueco entre los dos: no hace falta que la fichen como pausa para que cuadre.
• Un tramo que cruza la medianoche (turno de noche) no cabe en la rejilla de la persona: créalo como plantilla en Turnos y horarios › Horarios, cuyo editor sí lo admite, o usa el cuadrante de turnos.
• Solo quien gestiona la empresa puede guardar horarios. Un encargado ve lo que movería, pero no lo guarda.

Errores típicos

• Fichar la comida como «pausa» y además poner horario partido: basta con lo segundo; el hueco entre tramos ya es la comida.
• Escribir la tarde en la primera pareja de casillas: la primera es la mañana y la segunda la tarde.
• Guardarlo «Desde siempre» sin querer: recalcula los meses pasados, también los cerrados.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Poner un horario partido (mañana y tarde)». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo cambio el horario de una persona? · ¿Cómo pongo el mismo horario a varias personas, o uno de verano? · Puse el mismo horario a todos: ¿puedo darle otro a alguien?

Una plantilla es un horario con nombre (por ejemplo «Tienda partida») que se pone a muchas personas de una vez, con sus temporadas: verano, agosto, Navidad o rebajas.

Para qué sirve. Tener los horarios de la empresa con nombre («Tienda mañana», «Oficina partido») y ponérselos a muchas personas de una vez.

1. Ve a Turnos y horarios › Horarios y pulsa Nueva plantilla (o Desde un modelo, que trae, por ejemplo, Tienda partida).

   1600 × 500 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Crear una plantilla de horario y asignarla a varios»: Turnos y horarios › Horarios: «Nueva plantilla» y «Desde un modelo», arriba a la derecha. img/manual-plantillas-horario-1.webp

2. Ponle Nombre y Color, rellena la Semana normal (dos tramos por día si es partida) y, si quieres, el Margen para entrar (horario flexible).

   600 × 600 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Crear una plantilla de horario y asignarla a varios»: Nombre, color y la semana normal; debajo, las temporadas. img/manual-plantillas-horario-2.webp

3. Si cambia por temporadas, añade Verano · intensiva, Agosto, Navidad, Rebajas u Otra con sus fechas y horas (hasta ocho).
4. Pulsa Crear plantilla.
5. Para ponérsela a la gente, pulsa Asignar en la tarjeta (o abre la pestaña Asignar a personas): elige Qué horario, Desde cuándo rige y A quién.

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 5 de «Crear una plantilla de horario y asignarla a varios»: Cada plantilla dice cuánta gente la tiene y tiene su botón «Asignar». img/manual-plantillas-horario-5.webp

6. Revisa Qué cambia y pulsa Asignar a N personas, y después Asignar.

Ten en cuenta

• Asignar COPIA el horario en cada persona: si después editas la plantilla, no cambia a nadie hasta que pulses Asignársela de nuevo.
• El editor de plantillas sí admite tramos que cruzan la medianoche, y tiene Copiar el lunes a los laborables y Vaciar.
• Un encargado puede mirar las plantillas, pero asignarlas lo hace quien gestiona la empresa.

Errores típicos

• Editar la plantilla y esperar que cambie a la gente: asignar COPIA el horario; tras editarla, asígnala de nuevo.
• Hacer una plantilla de verano aparte y cambiarla a mano cada año: mejor una temporada dentro de la plantilla normal.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Crear una plantilla de horario y asignarla a varios». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: Puse el mismo horario a todos: ¿puedo darle otro a alguien? · ¿Cómo pongo un horario partido de mañana y tarde? · ¿Cómo cambio el horario de una persona?

En la rejilla de la ficha de una persona no cabe un tramo que cruce la medianoche. Créalo como plantilla en Turnos y horarios › Horarios, cuyo editor sí lo admite, y asígnasela; o usa el cuadrante de turnos con un turno de noche.

Las dos cosas. En una plantilla de Turnos y horarios › Horarios, Margen para entrar (horario flexible) da un margen antes de contar un retraso. Y al poner el horario de una persona existe Sin horario fijo; para esas personas, la Tolerancia de retraso se pone en Empresa › Parámetros.

En Parámetros se ponen las horas semanales, la tolerancia de retraso, los descansos mínimos, el tope de horas extra, la franja nocturna y las vacaciones de la empresa.

Para qué sirve. Las reglas con las que Ficheo calcula: jornada, tolerancia, descansos y topes. Cambian números de verdad en los informes.

1. Ve a Empresa › Parámetros.
2. En Jornada: Jornada semanal, Tolerancia de retraso y Jornada sospechosa a partir de.

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Reglas de jornada: horas semanales, tolerancia y descansos»: Empresa › Parámetros. img/manual-parametros-jornada-2.webp

3. Más abajo: Descanso entre jornadas, Descanso seguido a la semana, Tope de jornada ordinaria, Tope de horas extra al año y Se considera trabajo nocturno.
4. Pulsa Guardar cambios: las palancas no se guardan solas.

Ten en cuenta

• La Tolerancia de retraso solo vale para quien no tiene horario. Para los demás, el margen va en la plantilla de Turnos y horarios › Horarios, campo Margen para entrar.
• Lo de las pausas obligatorias (a partir de 6 horas) se mira en Tiempo › Descansos.

Errores típicos

• Cambiar una palanca y salir sin «Guardar cambios»: no se guardan solas.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Reglas de jornada: horas semanales, tolerancia y descansos». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo apruebo horas extra y cómo funciona la bolsa? · ¿Cómo pongo el mismo horario a varias personas, o uno de verano? · ¿Cómo aplico mi convenio colectivo?

Creas tus turnos una vez (nombre, entrada, salida y color) y pintas la semana: una fila por persona, una columna por día. Se copia de una semana a otra y se puede aplicar una rotación.

Para qué sirve. Repartir la semana por turnos y que cada persona lo vea en su móvil. Esa semana, las horas previstas salen del cuadrante y no del horario.

1. Primero, los tipos de turno: en Turnos y horarios › Administración pulsa Nuevo turno, rellena Cómo se llama, Entrada, Salida y Color y pulsa Crear turno. Si no tienes ninguno, Crear los cuatro típicos te los deja hechos.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Montar el cuadrante de la semana»: Turnos y horarios › Administración: los tipos de turno con su hora y su color. img/manual-cuadrante-turnos-1.webp

2. Ve a Turnos y horarios › Cuadrante, elige un turno como pincel y toca las celdas (otro toque la quita). Para muchas a la vez: Marcar varias, toca un nombre (fila) o un día (columna) y pulsa Poner ….

   1200 × 720 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Montar el cuadrante de la semana»: El cuadrante de la semana; «Publicar y avisar» (5) lo manda a los móviles. img/manual-cuadrante-turnos-2.webp

3. Para repetir una semana: Copiar otra semana, elige Copiar la semana del y Sobre, y pulsa Copiar. Sale un Deshacer por si acaso.
4. Para rotaciones: Rotación, elige el patrón (Tres turnos rotativos por semanas, Mañana y tarde alternas, 4x4, 2-2-3 (Panamá)…), a quién y desde cuándo, y pulsa Aplicar.
5. Cuando esté listo, pulsa Publicar y avisar: cada persona lo ve en su móvil.

Ten en cuenta

• Ojo: una semana en la que una persona tiene al menos un turno la manda el cuadrante entera, y sus días sin turno cuentan 0 horas previstas. Lo avisa antes del primer turno.
• Antes de publicar se comprueban las 12 horas entre jornadas y el día y medio seguido de descanso. Avisa, no bloquea.
• No hay reparto automático: la semana la pintas tú y después se copia o se rota.
• El encargado puede montar, copiar, rotar y publicar el cuadrante de su equipo; crear tipos de turno es de quien gestiona la empresa.
• Hay botón PDF para imprimirlo y colgarlo.

Errores típicos

• Poner un solo turno a alguien en una semana: esa semana la manda el cuadrante entera y sus días sin turno cuentan 0 horas previstas.
• Olvidar «Publicar y avisar»: hasta que no publicas, tu gente no ve nada.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Montar el cuadrante de la semana». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo cambio un turno con un compañero? · ¿Puedo ver si me quedo corto de gente en alguna franja? · ¿Cómo pongo el mismo horario a varias personas, o uno de verano?

Sí, y conviene saberlo antes de usarlo. Si una persona tiene turnos asignados una semana, sus horas previstas —contra las que se miden su saldo, su bolsa y sus horas extra— salen del cuadrante y no del horario de su ficha. Va por semana: con un solo turno, esa semana la manda el cuadrante entera y los días sin turno valen cero. Quien no usa cuadrante no ve cambiar ni un minuto.

Antes de publicarlo se comprueban las doce horas de descanso entre jornadas, el día y medio seguido a la semana y el tope de jornada ordinaria, con la persona y el turno que habría que cambiar. Se publica igual: avisa, no bloquea, porque quien monta el cuadrante sabe cosas que el programa no sabe.

Para seguir: Descanso entre jornadas

No. No hay un optimizador que reparta los turnos, ni disponibilidad ni preferencias: la semana la pintas tú, y después se copia a otras semanas o, desde el plan Equipo, se aplica una rotación (tres turnos rotativos, mañana y tarde alternas, 4x4, 2-2-3…).

Sí, en Turnos y horarios › Cobertura: enseña cuánta gente hay cubriendo cada franja de cada día y señala los huecos. Cuenta con el cuadrante si esa semana está planificada y, si no, con el horario de cada ficha, y ya descuenta los festivos y las ausencias aprobadas. Es la pregunta que conviene hacerse antes de aprobar unas vacaciones.

1. Abre Turnos y horarios › Cobertura y elige la semana con las flechas.
2. Cada casilla es una hora: el número es cuánta gente hay; cuanto más oscura, más gente.

   800 × 520 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Cobertura: cuánta gente hay en cada hora»: La semana, hora a hora, y los huecos. img/manual-cobertura-1.webp

3. Debajo, Los huecos: los días en que alguien tenía turno y no está (vacaciones, baja). Ahí es donde hay que mover a alguien en el Turnos y horarios › Cuadrante.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Cobertura: cuánta gente hay en cada hora». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo monto el cuadrante de turnos de la semana? · ¿Cómo cambio un turno con un compañero? · ¿Cómo apruebo o deniego unas vacaciones?

En la app, Más › Mis turnos. Cuando tu empresa publica el cuadrante te llega un aviso al móvil.

Lo pides tú desde la app, en Más › Mis turnos; tu compañero lo acepta en la suya y, según cómo lo tenga tu empresa, lo autoriza el responsable. Si el cambio rompe un descanso, se avisa antes.

1. Los cambios pendientes salen en Turnos y horarios › Cambios: apruébalos o recházalos desde ahí.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Cambios de turno entre compañeros»: Turnos y horarios › Cambios: los que esperan respuesta. img/manual-cambios-de-turno-1.webp

2. Para decidir cuáles necesitan tu visto bueno, ve a Turnos y horarios › Administración, sección Quién autoriza un cambio de turno, elige Todos o Solo los que rompen un descanso y pulsa Poner esto.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Cambios de turno entre compañeros». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo monto el cuadrante de turnos de la semana? · ¿Puedo ver si me quedo corto de gente en alguna franja?

El cuadrante —pintar y copiar semanas, la cobertura y el aviso de descansos— es del plan Esencial, y los cambios de turno entre compañeros van con él. Las rotaciones de varias semanas (4x4, 2-2-3…) son del plan Equipo. En Gratis no hay cuadrante: cada persona trabaja con el horario de su ficha, que sí está en todos los planes.

Sí: en Turnos y horarios › Cuadrante hay un botón PDF para imprimirlo o guardarlo.

«Horario general», el que se puso a todos al dar de alta, es solo el horario por defecto. Crea otros («Jornada 9-14 y 16-20», «Jornada verano»), asígnalos a quien quieras desde el día que digas, con final si es una temporada, y cancela lo programado mientras no llegue.

1. Ve a Turnos y horarios › Horarios. «Horario general» es el que se contestó al dar de alta a la plantilla: lleva la marca La de la empresa y es el que se propone a la gente nueva.
2. Pulsa Nueva plantilla (o Duplicar en uno parecido). Ponle nombre, por ejemplo «Jornada 9-14 y 16-20», y rellena la Semana normal: el segundo tramo de cada día es la tarde. Las horas a la semana salen solas.
3. Si cambia en verano todos los años, añade la temporada Verano · intensiva (u Otra) con sus fechas. Si ya tienes «Jornada verano» hecha aparte, en la temporada elige Copiar de otro horario…. Pulsa Crear plantilla.
4. Pulsa Asignar en su tarjeta: busca a la gente por nombre, departamento o centro y márcala. En Desde cuándo rige elige El mes que viene, Hoy u Otro día.
5. Si es solo para unas fechas de este año, marca Solo hasta un día; luego cada uno vuelve a su horario y pon el último día.
6. Revisa Qué cambia y pulsa Asignar a N personas.

Ten en cuenta

• Lo que va a pasar solo sale arriba, en Cambios programados, con su fecha y su gente. Cancelar lo quita mientras no haya llegado el día.
• Para que otro horario sea el que se propone a la gente nueva, pulsa Por defecto en su tarjeta. No le cambia el horario a nadie.
• A una sola persona: en su ficha, Cambiar el horario, con Desde cuándo rige y Hasta el día (opcional). En Sus horarios, con fechas está todo su historial, y lo programado se puede Cancelar ahí mismo.
• Lo de antes de la fecha no cambia: las horas previstas, los informes, el cierre de mes y el registro de jornada cuentan cada día con el horario que regía ese día.
• Si esa semana tiene turnos en el cuadrante, mandan los turnos y no el horario.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Varios horarios en la empresa: «Horario general» es solo el de por defecto». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo pongo el mismo horario a varias personas, o uno de verano? · ¿Cómo cambio el horario de una persona? · ¿Cómo pongo un horario partido de mañana y tarde?