Documentos, nóminas, firma y gastos

Se sube el PDF de nóminas de la gestoría y Ficheo propone a quién va cada página. También se reparte cualquier documento a varias personas y se puede pedir que lo firmen.

Para qué sirve. Repartir nóminas y papeles a cada persona en su app, y saber quién los ha abierto y firmado.

1. Nóminas: en Documentos › De empleados pulsa Repartir nóminas, sube El PDF de la gestoría y pulsa Leer el PDF. Revisa a quién va cada página y pulsa Repartir N nóminas.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Repartir nóminas y documentos, y pedir la firma»: Documentos › De empleados: «Repartir nóminas» y «Subir documento». img/manual-documentos-nominas-1.webp

2. Un documento a una persona: Subir documento, rellena Cómo se llama, Qué es, Para quién y El archivo, y pulsa Subir.
3. A varias: Documentos › Repartir a varios, elige A quién y pulsa Repartir. Marca Pedir que lo firmen si hace falta.
4. Quién falta por firmar o abrir: Documentos › Firmas.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 4 de «Repartir nóminas y documentos, y pedir la firma»: Documentos › Firmas: lo que falta por firmar o abrir. img/manual-documentos-nominas-4.webp

Ten en cuenta

• Es firma simple con registro, no firma electrónica cualificada.
• Solo se puede firmar después de abrir el documento, y un documento firmado no se puede borrar.

Errores típicos

• Subir el PDF de nóminas de la gestoría página a página: «Repartir nóminas» lo lee entero y reparte cada hoja a su persona.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Repartir nóminas y documentos, y pedir la firma». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Se pueden pasar gastos, dietas y kilometraje? · ¿Puedo saber quién ha mirado mis datos?

Sí, desde Documentos › Repartir a varios: se sube una vez y se reparte a una persona o a varias. Un PDF repartido a veinte personas guarda un archivo y veinte entregas, no veinte copias. Y la lectura de cada una queda apuntada.

Para seguir: Documentos y firma

En la app, Más › Mis documentos: arriba lo que es Para ti (nóminas, contratos, lo que tengas que firmar) y abajo lo que es Para toda la plantilla. Se abren dentro de la app, con botón para descargarlos o imprimirlos. Cuando abres uno, tu empresa ve que lo has recibido.

Sí. Se apunta la fecha de la primera vez que lo abrió, que es la que dice cuándo se enteró. Que lo mire el gestor no cuenta como que lo leyó la persona. Quién falta por abrir o por firmar está en Documentos › Firmas.

Sí. Se manda a firmar al subirlo o después, y a la persona le llega un aviso al móvil. No se puede firmar lo que no se ha abierto. De cada firma se guarda quién firmó (con el nombre que tenía ese día), cuándo por la hora del servidor, desde qué dirección y con qué aparato, y una huella del contenido del archivo: si alguien lo cambiara después, se notaría. También se puede rechazar con motivo, y un documento firmado ya no se puede borrar.

Es firma simple con registro, y no decimos que sea otra cosa. No es firma electrónica cualificada: eso necesita certificados de un prestador de confianza.

Subir y repartir documentos y ver quién los ha abierto va en todos los planes. Repartir de golpe las nóminas del PDF de la gestoría es del plan Esencial (en Gratis se suben una a una). Pedir la firma es del plan Pro.

No. No hay plantillas ni un «crear contrato» con los datos rellenados: los documentos se suben hechos. Se ordenan en carpetas de dos niveles, y las tres de fábrica ni se borran ni se renombran.

Los avisos son interruptores: qué te avisa Ficheo y cuándo (fichajes sin cerrar, solicitudes, contratos que vencen…). El tablón es para publicar un comunicado a toda la plantilla.

Para qué sirve. Elegir de qué te avisa Ficheo (olvidos, retrasos, solicitudes…) y publicar comunicados para toda la plantilla.

1. Para elegir qué se avisa: en Empresa › Avisos enciende o apaga cada interruptor (Cada día, Cuando pasa algo, Cada cierto tiempo) y pulsa Guardar avisos.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Avisos automáticos y tablón de anuncios»: Empresa › Avisos: cada aviso con su interruptor. img/manual-avisos-tablon-1.webp

2. Para publicar un comunicado: en Empresa › Tablón, escribe Título y Texto y pulsa Publicar. Se quita con Quitar.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 2 de «Avisos automáticos y tablón de anuncios»: Empresa › Tablón: título, texto y Publicar. img/manual-avisos-tablon-2.webp

Ten en cuenta

• Lo del tablón sale en el inicio de la app de cada persona; no manda correo ni suena en el móvil.
• Los avisos salen en la campana de arriba del panel y, lo que nadie ha mirado, en un solo correo.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Avisos automáticos y tablón de anuncios». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

Relacionado: ¿Cómo enciendo la geolocalización al fichar? · ¿Qué tengo pendiente hoy en el panel?

Sí, en el plan Pro. Cada persona hace una foto del ticket o apunta los kilómetros desde el móvil (a la tarifa por kilómetro de tu empresa), y quien gestiona lo aprueba en Gastos y dietas › Por aprobar, con el total de lo que hay que devolver cada mes.

1. Abre Gastos y dietas › Por aprobar: con Por aprobar ves lo pendiente. Aprobar o Denegar en cada fila; Ver ticket enseña la foto.

   2400 × 1200 Captura del panel de Ficheo, paso 1 de «Gastos, kilómetros y dietas»: Gastos y dietas › Por aprobar. img/manual-gastos-1.webp

2. Para apuntar uno tú, Apuntar un gasto.
3. Lo de cada mes y cada persona está en Gastos y dietas › Informes.

Ten en cuenta

• Los kilómetros se pagan a la tarifa de la empresa, que se cambia en Empresa › Parámetros.

Lo mismo, dentro del panel: Soporte › Manual › «Gastos, kilómetros y dietas». También se lo puedes preguntar al asistente de Soporte con tus palabras.

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Para seguir: Gastos, dietas y kilometraje